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Les entreprises d'au moins 11 salariés doivent organiser périodiquement des élections des représentants du personnel (délégués du personnel, délégation unique du personnel, délégués au sein du comité social et économique, etc.).
En l'absence de candidats aux diverses élections, un procès-verbal de carence doit être dressé.
Définition d'un procès-verbal de carence
Un procès-verbal de carence est un document qui constate et prouve la carence de candidats aux élections des délégués du personnel, de la délégation unique du personnel, des représentants du personnel au comité d'entreprise ou des délégués au comité social et économique.
Il permet à l'employeur d'établir qu'il n'est pas responsable de l'absence de représentants du personnel dans l'entreprise.
Un procès-verbal doit être dressé par le chef d'entreprise pour chaque élection.
En l'absence de procès verbal de carence, l'employeur ne peut pas apporter la preuve de l'organisation des élections et encoure des sanctions.
Bon à savoir : plus généralement, et hors du contexte de l'entreprise, un procès-verbal de carence peut être dressé par un huissier de justice lorsqu'il constate qu'une personne ne réside plus ou n'a jamais résidé à l'adresse à laquelle il était censé la trouver. Il peut également être dressé lorsqu'une personne a été sommée de se présenter à un notaire pour y signer un acte authentique et qu'elle ne s'est pas présentée.
Procès-verbal de carence après la constatation
Un procès-verbal de carence ne doit être dressé qu'après la constatation de la carence totale de candidats au 1er et au 2e tour des élections.
Si aucun candidat ne s'est présenté au 1er tour des élections, l'employeur doit informer les salariés de la carence au 1er tour et de l'organisation d'un 2d tour. Il doit inviter les salariés à présenter leur candidature et prendre toutes les dispositions pour l'organisation de ce 2d tour.
Si aucun candidat ne s'est présenté au 2d tour, le procès-verbal de carence doit alors être établi.
Contenu du procès verbal de carence
Le procès-verbal de carence doit indiquer l'échec des démarches engagées pour mettre en place les représentations du personnel.
Il doit être dressé à l'aide du formulaire Cerfa n° 15248 (accompagné de sa notice explicative).
Il contient :
- l'identification de l'établissement dans lequel s'est déroulée l'élection ;
- les informations relatives à l'élection ;
- les dates des élections (1er et 2e tour, information des salariés, etc.) ;
- le lieu et la date du procès verbal ;
- la personne à contacter dans l'entreprise, etc.
Le procès-verbal doit être établi en 3 exemplaires : 2 exemplaires doivent envoyés à l'inspecteur du travail compétent dans les 15 jours suivant l'élection concernée et le 3e exemplaire doit être envoyé au Centre de traitement des élections professionnelles.