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Modèle de lettre :Convocation des membres du collège électoral (mise en place du CHSCT)

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Sommaire

À quoi sert ce modèle de contrat ?

À noter :

  • L'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017, portant réforme du Code du travail, a opéré une fusion des instances représentatives du personnel (IRP) (délégués du personnel (DP), comité d'entreprise (CE) et comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT)) en un comité social et économique (CSE). Les entreprises de plus de 11 salariés avaient l'obligation de mettre en place leur CSE au plus tard le 1er janvier 2020.
  • Les attributions du CSE se veulent être les mêmes que celles des anciennes IRP. Ainsi, concernant le remplacement du CHSCT, une commission santé, sécurité et conditions de travail (articles L. 2315-36 et suivants du Code du travail) est créée au sein du CSE. Cette commission est obligatoire dans les entreprises de plus de 300 salariés, et en dessous de ce seuil dans les établissements à risque ou lorsque l'inspection du travail l'exige.

À noter : le nombre de mandats successifs au sein du CSE est limité à 3 dans les entreprises d'au moins 50 salariés. Pour les entreprises de moins de 50 salariés, le nombre de mandat n'est pas limité. S'agissant des entreprises ayant un effectif compris entre 50 et 300 salariés, les partenaires sociaux sont autorisés à réduire ou augmenter le nombre de mandats successifs autorisés via le protocole d'accord préélectoral. Cette mesure s'applique aux protocoles d'accords préélectoraux conclus à partir du 1er janvier 2019. Tout protocole conclu à ce titre ne vaudra que pour l'élection pour laquelle il est conclu (décret n° 2018-920 du 26 octobre 2018).

Avant la réforme :

L'article L. 4613-1 du Code du travail prévoyait que les membres composant la délégation du personnel au sein du CHSCT étaient désignés par un collège comprenant les membres élus du comité d'entreprise (ou d'établissement) ainsi que les délégués du personnel.

La désignation des futurs membres de la délégation du personnel au sein du CHSCT était donc un processus :

  • auquel ne participaient que les représentants du personnel « élus », ce qui excluait les salariés sans mandat d'élu ou les délégués et représentants syndicaux sans mandat d'élu ;
  • qui nécessitait la réunion d'un collège électoral ;
  • qui imposait la convocation de l'ensemble des élus du personnel devant composer ce collège.

À noter : le terme « désignation » signifie qu'il y a scrutin et donc vote pour élire les membres devant composer la délégation du personnel au sein du CHSCT.

La convocation des élus à la réunion du collège de désignation du CHSCT :

  • se présentait impérativement sous la forme d'un écrit papier (un mail à lui seul ne suffit pas) ;
  • était individuelle et personnelle (un courrier de convocation par élu) ;
  • concernait tous les élus (titulaires et suppléants).

Attention, cette obligation de convocation de l'ensemble des élus à la réunion du collège électoral était de respect impératif, faute de quoi l'employeur peut être soumis à des sanctions y compris pénales (délit d'entrave de l'article L. 4742-1 du Code du travail qui prévoit une sanction sous forme d'emprisonnement d'une durée de 1 an et d'amende d'un montant de 3 750 €). Par ailleurs, son omission entrainait la nullité de la future élection des membres du CHSCT.

Notice : Convocation des membres du collège électoral (mise en place du CHSCT)

La convocation de l'ensemble des élus à la réunion du collège électoral de désignation des futurs membres de la délégation du personnel au sein du CHSCT était organisée de la sorte :

  • modalités : convocation écrite notifiée sous forme de courrier en recommandé avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge ;
  • contenu minimum : indication des motifs et objet de la convocation et des lieu et date de la réunion du collège de désignation ;
  • délai : envoi opéré dans la foulée des élections (premier ou second tour) venant de désigner les délégués du personnel et membres du comité d'entreprise ou d'établissement.

Modèle de lettre

[La société/l'entreprise/l'association]

[Adresse]

[Madame/Monsieur] [Nom et prénom]

[Nature du mandat : délégué(e) du personnel/membre du comité d'entreprise/membre du comité d'établissement]

[Adresse]

Fait à [Ville], le [date]

Objet : mise en place du CHSCT : convocation à la réunion du collège électoral

[Lettre recommandée AR et mail / remise en main propre contre décharge et mail]

[Madame/Monsieur],

En application des dispositions du Code du travail et de [la convention collective/l'accord collectif] de [indication de la convention ou de l'accord collectif concerné], notre [société/entreprise/association] est amenée à organiser une élection permettant la mise en place du Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) au sein de l'établissement que forme notre [société/entreprise/association].

La participation à cette élection ainsi que le droit de vote sont exclusivement réservés aux représentants du personnel élus (délégués du personnel et membres du comité [d'entreprise/d'établissement]) dans les conditions et suivant les modalités décrites par la note d'information jointe à la présente convocation dont, entre autres, la réunion d'un collège électoral désignant les futurs membres de la délégation du personnel au CHSCT.

La réunion de ce collège, à laquelle vous êtes convoqué(e) en votre qualité de [délégué(e) du personnel / membre du comité d'entreprise / membre du comité d'établissement], se déroulera :

  • le [date] ;

  • à [lieu/adresse] ;

  • de [x] heures à [x] heures.

Compte tenu de l'effectif de notre [société/entreprise/association], ce sont [x] membres de la délégation du personnel au CHSCT qu'il conviendra de désigner dont [x] membre(s) représentant le personnel de maîtrise et d'encadrement.

Le Code du travail ne comportant aucune interdiction de cumul des mandats représentatifs, vous avez tout loisir de présenter votre candidature lors de cette élection.

[Signature]

P.J. : note d'information relative à la mise en place du CHSCT et de la délégation du personnel.

Convocation des membres du collège électoral (mise en place du CHSCT) en PDF

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