Modèle de lettre :Demande de liste des salariés mis à disposition pour l'élection de la DUP

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Il arrive que certaines entreprises (ou associations) fassent appel, en qualité de clientes, aux services de prestataires extérieurs chargés de réaliser des missions ou des travaux en leur sein (ex. : sous-traitance informatique, nettoyage, etc.).

Dans de nombreux cas, l'accomplissement de ces missions ou de ces travaux s'accompagne d'une mise à disposition de personnel : des salariés du prestataire interviennent et exécutent leur travail au sein des locaux de l'entreprise (ou association) cliente, laquelle, en l'occasion, acquiert la qualité d'« entreprise (ou association) utilisatrice », car utilisatrice d'un personnel qui n'est pas contractuellement et juridiquement le sien.

Cette situation d'utilisation d'un personnel appartenant à un (voire plusieurs) prestataire extérieur n'est pas sans effets pour l'entreprise (ou association) utilisatrice qui met en œuvre un processus d'élection d'une DUP, car l'article L1111-2 du Code du travail lui impose en effet d'avoir à prendre en compte et à décompter ce personnel au sein de son propre effectif, bien qu'il ne lui appartienne pas.

À noter : cette prise en compte peut entraîner plusieurs effets, comme un impact sur le niveau de l'effectif (subissant une hausse influant sur le nombre de mandats à pourvoir) ou le droit pour ces salariés « extérieurs » de participer aux élections (comme électeurs, voire comme candidats).

Mais pour que ceci advienne, ces salariés doivent satisfaire à une double condition relative aux modalités de leur travail, dans la mesure où ils doivent intervenir :

• au sein des locaux de l'entreprise (ou association) utilisatrice ;
• sans interruption depuis au moins 12 mois.

Lorsque cette double condition est remplie, l'entreprise (ou l'association) utilisatrice doit alors prendre contact avec tout employeur de ces salariés extérieurs afin d'obtenir de lui, et dans un délai compatible avec la négociation du protocole préélectoral, une liste de tout son personnel mis à disposition et pouvant participer aux élections de mise en place de la DUP.

Attention, la non-prise en compte de salariés mis à disposition pouvant entraîner l'annulation de tout le processus d'élection de la DUP (et l'obligation de le recommencer ensuite), il convient d'obtenir impérativement, en temps et en heure, la liste dont il est question.

Notice : Demande de liste des salariés mis à disposition pour l'élection de la DUP

Pour des motifs de preuve et de traçabilité, l'entreprise (ou association) utilisatrice qui effectue une demande de liste de salariés mis à sa disposition doit procéder par voie :

• écrite (courrier) ;
• de notification en recommandé avec accusé de réception.

À noter : la demande est adressée à l'employeur des salariés mis à disposition (siège social ou établissement « prêteur » du personnel si celui-ci jouit d'une autonomie administrative réelle).

Alors même qu'aucun texte du Code du travail n'envisage ni ne prévoit directement le détail de cette démarche ou celui du contenu du courrier qui la matérialise, il apparaît que cette démarche doit être replacée dans la perspective de la négociation du protocole électoral avec les organisations syndicales représentatives.

En effet, lesdites organisations peuvent, lors de la négociation précitée, exiger de la part de l'entreprise (ou de l'association) qui organise l'élection de mise en place de la DUP la communication d'un certain nombre d'informations.

Par conséquent, la liste demandée ne doit pas se contenter de procéder à un simple récapitulatif ou à une simple addition de noms de salariés mis à disposition ; elle doit comporter un certain nombre de détails permettant un strict contrôle de l'effectif.

Informations pouvant être exigées et figurer dans la demande de liste de salariés mis à disposition

• Identification des salariés mis à disposition :
  • noms et prénoms ;
  • qualifications et positions dans la classification ;
  • nature du contrat de travail.
• Conditions de présence des salariés mis à disposition :
  • référence et date de signature du contrat ou marché entraînant la mise à disposition ;
  • nature et objet du marché ci-dessus ;
  • durée du marché ci-dessus ;
  • nombre total de salariés mis à disposition au titre du marché ci-dessus ;
  • durée de la mise à disposition (par salarié) au titre du marché ci-dessus ;
  • lieu d'affectation de chaque salarié au titre du marché ci-dessus ;
  • durée de présence chez le client (par salarié) au titre du marché ci-dessus.
• Position des salariés mis à disposition vis-à-vis des élections au sein de l'entreprise utilisatrice : indication de la volonté des salariés mis à disposition de participer (ou non) au scrutin de mise en place de la DUP.

À noter : compte tenu de l'importance des informations précitées, il semble pertinent que l'entreprise (ou l'association) utilisatrice exige du prestataire extérieur, dès la négociation du marché ou contrat de prestation, la rédaction et l'envoi de cette liste à son client sur sa demande en cas d'élection d'une DUP par celui-ci. Cette obligation peut alors figurer dans le contrat sous forme de clause indiquant notamment le délai de réponse imposé au prestataire.