Modèle de lettre :Convocation à une réunion mensuelle de DP avec consultation sur la mise en place d'une DUP

À quoi sert ce modèle de contrat ?

De par les dispositions de l'article L2326-1 du Code du travail, la décision de mise en place de la Délégation unique du personnel (comme l'instauration elle-même de ce type d'institution représentative) doit être précédée d'une consultation des délégués du personnel.

Par conséquent, l'employeur, entreprise ou association, ne peut engager de processus électoral de mise en place de la DUP sans avoir, au préalable, informé et consulté ses délégués du personnel sur ce point.

Cette consultation devant se dérouler lors d'une réunion plénière (ordinaire ou non) des délégués du personnel, ces derniers doivent recevoir une convocation à participer à cette réunion, convocation présentant les caractéristiques suivantes :

• écrite ;
• informant les DP de la tenue d'une réunion plénière où sera évoqué le projet de mise en place de la DUP ;
• destinée à tous les délégués du personnel sans exception :
  • titulaires comme suppléants ;
  • peu importe leur collège ou leur catégorie d'appartenance.

Rappel : l'obligation de convocation pèse sur l'employeur ou son représentant mandaté pour gérer les rapports avec les délégués du personnel.

Attention, cette obligation de convocation puis de réception de l'ensemble des DP collectivement est de respect impératif, faute de quoi l'employeur peut être soumis à des sanctions dont certaines sont pénales, comme le délit d'entrave de l'article L2316-1 du Code du travail qui prévoit une sanction sous forme d'emprisonnement d'une durée de 1 an et d'amende d'un montant de 3750 €.

Notice : Convocation à une réunion mensuelle de DP avec consultation sur la mise en place d'une DUP

La convocation des délégués du personnel à la réunion précitée peut être organisée de la sorte :

• modalités : convocation écrite notifiée sous forme de courrier envoyé en recommandé avec accusé de réception ou remis en main propre contre décharge (pour raison de preuve et de traçabilité), voire de mail avec authentification de la lecture du courriel par le destinataire ;
• contenu minimum : indication de l'objet de la convocation et du lieu, de l'heure et de la date de la réunion.

Trois précisions sont à apporter :

• quant au délai : le Code du travail ne comporte aucune indication relative au délai séparant l'envoi de la convocation écrite par l'employeur et la tenue effective de la réunion de DP. Il apparaît que :
  • l'employeur fixe unilatéralement la date de cette réunion de DP ;
  • il la fixe suffisamment à l'avance de façon à permettre aux DP de lui remettre en temps et en heure la note écrite listant leurs questions et réclamations (cf. article L2315-12 du Code du travail) ;
• présentation sous forme d'ordre du jour : à la différence d'un comité d'entreprise ou d'un CHSCT, la réunion mensuelle ordinaire des DP n'a pas à donner lieu obligatoirement à la rédaction d'un ordre du jour (sauf exigence d'une convention ou d'un accord collectif). Par conséquent, lorsque l'employeur a des indications expresses à formuler (ex. : mention de la consultation des DP sur la mise en place de la DUP), il le fait directement dans le courrier de convocation ;
• éventualité de documents joints : dans la mesure où l'employeur est tenu de consulter et de recueillir l'avis de ses délégués du personnel sur la mise en place de la DUP, cette consultation doit s'accompagner de la communication d'informations écrites descriptives.

Remarque : les informations précitées présenteront aux délégués du personnel la nature et les caractéristiques de la DUP ainsi que ses modalités de fonctionnement.