Modèle de lettre :Information aux salariés utilisant le vote électronique au second tour d'élection du CSE (ex-DUP)

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Important : l'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 portant réforme du Code du travail a opéré une fusion des instances représentatives du personnel (IRP) : les délégués du personnel (DP), le comité d'entreprise (CE), la délégation unique du personnel (DUP) et le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) sont réunis en un comité social et économique (CSE). Les entreprises d'au moins 11 salariés avaient l'obligation de mettre en place leur CSE au plus tard le 1er janvier 2020.

L'article R2314-5 du Code du travail permet à l'employeur, sous réserve de la conclusion d'un accord collectif avec des organisations syndicales représentatives, de mettre en place et de faire fonctionner un système de vote électronique lors de l'élection des membres de la délégation du personnel du CSE.

Bon à savoir : la loi Travail du 8 août 2016 a facilité le recours au vote électronique en prévoyant qu'à défaut d'accord d'entreprise ou de groupe, le vote électronique peut avoir lieu « si l'employeur le décide » (article R. 2314-5 du Code du travail, issu du décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017). Une tentative loyale de négociation doit cependant avoir eu lieu (Cass. soc., 13 janvier 2021, n° 19-23.533).

Cette mise en place et ce fonctionnement :

• concernent le premier comme le second tour de scrutin ;
• entraînent l'application des mêmes règles et des mêmes principes lors de chacun de ces tours.

De la sorte, l'employeur étant tenu aux mêmes obligations lors de chaque tour de scrutin, il est soumis à une obligation d'information, au bénéfice des salariés, portant sur les modalités et les spécificités de ce type de vote.

Faute de précision sur ce point dans le Code du travail, il revient à l'accord collectif précité de préciser le détail de cette information spécifique, détail éventuellement en lien avec le contenu du protocole d'accord préélectoral encadrant les élections ou avec celui d'une convention collective applicable à l'entreprise ou à l'association.

Compte tenu du caractère impératif des dispositions conventionnelles, l'employeur est tenu de les respecter, tout manquement pouvant, au minimum, entraîner une annulation des élections et l'obligation pour lui de reprendre tout le processus électoral.

Notice : Information aux salariés utilisant le vote électronique au second tour d'élection du CSE (ex-DUP)

Pour des raisons de preuve et de traçabilité, l'employeur doit envoyer la notice d'information dans une enveloppe postée en recommandé avec accusé de réception et notifiée à chaque salarié votant électroniquement, sans qu'aucune personne ayant choisi cette option ne soit oubliée.

La notice d'information détaille et précise à l'électeur destinataire les modalités spécifiques de ce type de vote et, au minimum, mentionne :

• le mode opératoire du vote électronique (le « comment faire ? ») ;
• la date du second tour de scrutin ;
• les codes personnels et confidentiels permettant l'accès au système électronique de vote et la possibilité de voter. Attention, le vote doit rester personnel: un salarié ne peut pas voter à la place d'un autre, même si les clés de vote lui ont été confiées par son titulaire (Cass. soc., 3 octobre 2018, n° 17-29.022).