Notice : Calendrier des opérations électorales pour la DUP
Exemple de contrat
À quoi sert ce modèle de contrat ?
Important : l'ordonnance
n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 portant
réforme du Code du travail a opéré une fusion
des instances représentatives du personnel (IRP) : les
délégués du personnel (DP), le comité
d'entreprise (CE), la délégation unique du personnel
(DUP)et le comité d'hygiène, de sécurité
et des conditions de travail (CHSCT) sont réunis en un comité
social et économique (CSE). Les
entreprises d'au moins 11 salariés avaient l'obligation
de mettre en place leur CSE au plus tard le 1er janvier 2020.
Avant la réforme :
Tout employeur privé employant durablement
un effectif d'au moins 50 salariés était
soumis à l'obligation de mise en place d'un comité
d'entreprise (CE) dont les membres étaient désignés
par un vote des salariés au cours d'une élection
organisée par ledit employeur.
Rappel : la mise en place de délégués
du personnel (DP) élus par les salariés était
déjà une obligation s'imposant à tous les
employeurs privés employant durablement un effectif d'au
moins 11 salariés.
De fait, un employeur dont l'effectif
atteint au moins 50 salariés devait envisager la mise en
place (par vote des salariés) de deux niveaux d'institutions
représentatives : les DP d'une part, le CE d'autre
part.
Ce principe était, cependant, assorti d'une
exception concernant exclusivement les employeurs de moins de
200 salariés puisque l'article L2326-1 du Code du
travail leur permettait de décider que les délégués
du personnel constitueraient la future délégation du
personnel au comité d'entreprise (en l'occurrence,
la Délégation unique du personnel ou « DUP »).
Le Code du travail offrait donc à
l'employeur une possibilité de n'avoir à
gérer des rapports, en dehors du CHSCT, qu'avec un seul
et unique niveau d'institution représentative.
Cependant, il pouvait aussi choisir de conserver deux institutions
représentatives distinctes.
La mise en place d'une DUP était
opérée à l'occasion, soit :
de l'instauration
du comité d'entreprise (cas ou une entreprise ou une
association n'avait encore jamais eu de CE et organisait ses
premières élections pour le mettre en place) ;
du renouvellement du comité
d'entreprise (cas d'une entreprise possédant déjà
un CE et devant organiser des élections pour cause de fin des
mandats des élus en place).
à noter : l'obligation de mise
en place d'un CE ou d'une DUP était prévue
aussi bien par le Code du travail que par les dispositions de
certaines conventions ou accords collectifs de branche auxquelles
l'employeur devait se référer afin d'en
observer scrupuleusement les exigences et la marche à suivre
pour instaurer une DUP.
Attention, la décision de mise en place
d'une DUP devait impérativement être précédée
d'une phase consultative : consultation des délégués
du personnel et consultation du comité d'entreprise
(s'il en existait un) par l'employeur, consultation pour
avis portant sur le projet d'instauration d'une future
DUP. Le défaut de consultation constituait un délit
d'entrave, infraction pénale qui était
sanctionnée sous forme d'emprisonnement d'une
durée de 1 an et d'amende de 3750 €.
Notice : Calendrier des opérations électorales pour la DUP
La désignation des membres d'une DUP
résultait d'une élection par les salariés
dont le processus était complexe. Ce processus devait donner
lieu à établissement d'un calendrier
d'organisation qui comportait un certain nombre de phases et de
formalités dont l'accomplissement était
obligatoire pour éviter à l'employeur
l'annulation desdites élections (et l'obligation
de tout recommencer) ou les sanctions évoquées
ci-dessus.
à noter : même si la DUP est une
structure de représentation du personnel « mixte »
(délégués du personnel et comité
d'entreprise), seules les règles électorales
propres à la mise en place des délégués
du personnel trouvaient à s'appliquer lorsqu'il
s'agissait d'instaurer cette DUP.
Le déclenchement du processus électoral
de mise en place de la DUP découlait :
soit de l'initiative personnelle de
l'employeur, notamment lorsqu'il constatait que son
effectif atteignait un niveau entraînant l'obligation de
mise en place ;
soit d'une initiative d'autrui
(salarié, organisation syndicale, inspection du travail)
demandant par écrit à l'employeur d'organiser
des élections.
Attention, l'employeur devait être
vigilant quant aux seuils d'effectif. La DUP ne pouvait être
mise en place qu'au sein des entreprises dont l'effectif
variait entre deux plafonds :
minimum : 50 salariés ;
maximum : 199 salariés.
En cas de mise en place de la DUP à
l'occasion du renouvellement des mandats des élus du CE,
les conditions d'effectif ci-dessus étaient appréciées,
par anticipation, à la date prévue pour le premier tour
de scrutin dans le calendrier prévisionnel des élections.
Par conséquent, deux situations étaient
à différencier :
l'entreprise avait toujours compté
moins de 200 salariés : lors du renouvellement du
comité d'entreprise, elle pouvait décider d'opter pour
une délégation unique ;
l'effectif de l'entreprise avait baissé
et s'établissait (au premier tour) en dessous du seuil de
200 salariés : l'employeur pouvait opter pour la
délégation unique sans qu'il soit nécessaire,
dans ce cas, que la baisse d'effectifs se maintienne sur 12 mois.
Formulaire
Calendrier des opérations électorales
Contexte de mise en place électorale de la
délégation unique du personnel (DUP)
Hypothèses :
atteinte et maintien de seuil
d'effectif (entre 50 et 199 salariés) ;
fin des mandats des élus d'un
comité d'entreprise et obligation de les renouveler au bout de
4 ans ;
élections partielles (collège
électoral cessant d'être représenté ou réduction d'au moins
50 % du nombre d'élus titulaires).
Initiative de l'entreprise ou de l'association
Le chef d'entreprise ou le
président de l'association respecte ses obligations légales ou
conventionnelles et prend lui-même l'initiative d'enclencher le
processus électoral de mise en place de la DUP.
Absence d'initiative de l'entreprise ou de
l'association
Le chef d'entreprise ou le
président de l'association :
ne respecte pas ses obligations
légales ou conventionnelles et ne veut pas prendre l'initiative
d'enclencher le processus électoral ;
tarde à respecter ses
obligations légales ou conventionnelles et à prendre l'initiative
d'enclencher le processus électoral ;
oublie d'enclencher le
processus électoral.
Intervenants :
un ou plusieurs salariés
notifient au chef d'entreprise ou au président de l'association
une demande écrite d'organisation d'élections de la DUP ;
une ou plusieurs organisations
syndicales notifient au chef d'entreprise ou au président de
l'association une ou des demandes écrites d'organisation
d'élections de la DUP ;
l'inspecteur du travail
notifie au chef d'entreprise ou au président de l'association
une mise en demeure d'organiser des élections de la DUP.
Délais et dates-clefs du processus électoral
Événements devant
intervenir ou diligences à accomplir
Première élection
avec mise en place directe d'une DUP
DUP instaurée pour
remplacer un CE
Tenue du premier tour
de scrutin (date du 1er tour)
90 jours au plus
tard après le premier affichage d'information du personnel
15 jours maximum
avant la fin des mandats dont le renouvellement est prévu
Organisation du
premier affichage (information du personnel)
90 jours avant la
tenue du premier tour de scrutin
45 jours avant la
tenue du premier tour de scrutin
Invitation des
syndicats a venir négocier un protocole d'accord
15 jours avant la
première réunion de négociation, sachant que c'est le
courrier leur notifiant l'invitation à participer à la
négociation qui doit leur être parvenu au plus tard dans la
quinzaine précédant la réunion visée ci-dessous
Réunion de
négociation du protocole d'accord
Pas de délai légal
(mais délai suffisant)
Deux mois avant la fin
des mandats dont le renouvellement est prévu
Second tour de scrutin
(date du 2ème tour)
15 jours maximum
après le premier tour de scrutin
À noter : en l'absence de DUP
ou de toute forme de représentation du personnel, si l'employeur
répond à une demande d'organisation d'élection, le premier
affichage à destination du personnel et l'invitation à venir
négocier faite aux syndicats doivent alors intervenir dans le mois
suivant la réception de cette demande.
En revanche, dans l'hypothèse
d'une inertie totale de l'employeur à enclencher le processus
électoral alors que le comité d'entreprise doit être renouvelé,
l'employeur doit agir dès qu'il reçoit une demande.
Détail et ordre des formalités à accomplir
avant et après le 1er tour du scrutin (soit jour « J »)
de mise en place de la DUP
Quoi ?
Comment ?
Quand ?
Première élection
avec mise en place directe d'une DUP
DUP mise en place
pour remplacer un CE lors de son renouvellement
Information et
consultation pour avis des représentants du personnel, relatives
au projet de mise en place de la DUP (délégués du personnel
et/ou comité d'entreprise)
J-120
J-96
Information
du personnel quant à l'organisation d'élections de membres
de la DUP
Affichage dans les
locaux de l'entreprise ou de l'association voire communication
par voie de mail ou de mise en ligne sur un Intranet d'entreprise
J-90
Invitation
des organisations syndicales représentatives :
à venir négocier un protocole d'accord préélectoral ;
à envisager la présentation de candidats.
Affichage dans les
locaux de l'entreprise ou de l'association et courrier (avec
accusé de réception) notifié à chaque organisation syndicale
représentative
J-80
J-65
Demande
de liste des salariés mis à disposition si l'entreprise ou
l'association compte, dans ses rangs, des salariés mis à
disposition notamment par une agence d'intérim, un prestataire
extérieur, etc.
Courrier (avec accusé
de réception) notifié à chaque structure ayant mis du personnel
à disposition de l'entreprise ou de l'association
Information
spécifique à destination des salariés mis à disposition de
l'entreprise ou de l'association, sur la possibilité pour eux
d'être électeur voire de se porter candidat
Courrier et/ou mail
Paramétrage
des élections à venir et donc détermination par l'entreprise
ou l'association :
de l'effectif global ;
du nombre de salariés électeurs ;
du nombre de salariés éligibles ;
du nombre de collèges électoraux ;
du nombre de salariés susceptibles de voter par correspondance ;
du nombre de salariés susceptibles de voter par voie
électronique (le cas échéant en cas d'accord collectif
conclu à cet effet) ;
de la date et des horaires du premier tour de scrutin ;
du lieu où se tiendra le scrutin ;
des conditions matérielles d'organisation du scrutin (nombre
d'urnes, nombre de bulletins de vote à faire imprimer, etc.) ;
etc.
J-60
J-55
Négociation du
protocole d'accord préélectoral avec les organisations
syndicales représentatives, si elles ont répondu à l'invitation
J-59
Entre J-50 et J-45
1.
En cas de signature d'un protocole d'accord préélectoral :
affichage d'un exemplaire du protocole d'accord préélectoral
dans les locaux de l'entreprise ou de l'association ;
notification d'un
exemplaire du protocole d'accord préélectoral à l'inspection
du travail (avec accusé de réception)
J-58
Entre J-49 et J-45
2.
En l'absence de signature d'un protocole d'accord
préélectoral (si aucun syndicat ne veut participer à la
négociation) :
détermination unilatérale des conditions d'organisation et de
déroulement du premier tour de scrutin par l'entreprise ou
l'association (sous forme de note écrite) ;
affichage de ces
conditions dans les locaux de l'entreprise ou de l'association.
3.
En cas de refus de signature du protocole d'accord préélectoral
par la totalité ou la majorité des syndicats, motivé par un
désaccord entre syndicats et entreprise/association portant :
ou sur la répartition du personnel dans les collèges et/ou des
sièges entre les différentes catégories de salariés ;
et/ou sur la reconnaissance d'un établissement distinct ou la
disparition de celui-ci.
Saisine de la DIRECCTE
par l'entreprise ou l'association afin d'obtenir une
décision administrative sur ce ou ces points de désaccord.
Information
du personnel quant à l'organisation d'élections de membres
de la DUP
Affichage dans les
locaux de l'entreprise ou de l'association, voire
communication par voie de mail ou de mise en ligne sur un intranet
d'entreprise
J-45
Information
spécifique à destination des salariés mis à disposition de
l'entreprise ou de l'association (sur la possibilité pour eux
d'être électeur voire de se porter candidat)
Courrier et/ou mail
Publication
des listes électorales (liste des électeurs et liste des
éligibles).
Affichage dans les
locaux de l'entreprise ou de l'association
J-57
J-43
Appel
aux candidatures pour le premier tour (candidatures uniquement
syndicales)
Affichage dans les
locaux de l'entreprise ou de l'association
J-52
J-38
Constitution
du ou des bureaux de vote (désignation des membres)
Information des salariés
J-40
J-30
Date
limite de réception des listes de candidats pour le premier tour
(candidatures uniquement syndicales)
Affichage des listes
reçues dans les locaux de l'entreprise ou de l'association
Envoi
de notice(s) d'information à destination des salariés votant
par :
correspondance ;
voie électronique.
Notification par lettre
recommandée avec accusé de réception
J-30
J-25
Préparation du premier
tour de scrutin (aménagement de la salle de vote, positionnement
des urnes, etc.)
J-2 ou J-1
TENUE DU PREMIER TOUR DE
SCRUTIN
J
Proclamation
des résultats du scrutin par le bureau de vote
Rédaction
des procès-verbaux par le bureau de vote constatant selon le
cas :
l'élection de tous les membres de la DUP ;
la carence partielle (élection d'une partie seulement des
membres de la DUP) ;
la carence totale (absence de toute élection).
Affichage des résultats
dans les locaux de l'entreprise ou de l'association
J
En
cas d'élection de tous les membres de la DUP dès le premier
tour :
notification (lettre avec AR) des procès-verbaux d'élection :
à l'inspection du travail (en double exemplaire) ;
au CTEP (en simple exemplaire) ;
éventuellement,
notification (lettre avec AR) à l'employeur d'un ou
plusieurs salariés mis à disposition de l'entreprise ou de
l'association de l'élection d'un ou de plusieurs de ses
salariés dans l'entreprise ou l'association
J+1
En cas de carence
partielle ou totale : relance d'un processus électoral en
vue de l'organisation et de la tenue d'un second tour
À partir de J+1
Remarques :
en cas de recours au vote
électronique, il convient d'intégrer des opérations
supplémentaires dans le processus décrit ci-dessus dont
notamment : la négociation et la signature d'un accord
collectif avec les organisations syndicales représentatives, le
choix éventuel d'un prestataire extérieur et la négociation et
conclusion d'un marché avec lui, la tenue de plusieurs réunions
de formation et d'information sur le vote électronique,
l'exécution de crash tests, etc. ;
en cas de saisine de la DIRECCTE
(désaccord entre syndicats et entreprise/association), le processus
décrit ci-dessus est suspendu jusqu'à la décision
administrative. S'il s'agit d'une mise en place de DUP au
moment du renouvellement du CE, les mandats en cours sont
automatiquement prorogés jusqu'au résultat des élections.
Détail et ordre des diligences et formalités à
accomplir avant et après l'éventuel second tour de scrutin à
J+15
Quoi ?
Comment ?
Quand ?
Première mise en
place d'une DUP
DUP mise en place
au renouvellement du CE
Information
du personnel quant à l'organisation et aux conditions de
déroulement d'un second tour de scrutin d'élection des
membres de la DUP
Affichage dans les
locaux de l'entreprise ou de l'association voire communication
par voie de mail ou de mise en ligne sur un intranet d'entreprise
J+2
Paramétrage
du second tour des élections
Détermination
par l'entreprise ou l'association :
de l'effectif global de l'entreprise ;
du nombre de salariés électeurs ;
du nombre de salariés éligibles ;
du nombre de salariés susceptibles de voter par correspondance ;
du nombre de salariés susceptibles de voter par voie
électronique (le cas échéant en cas d'accord collectif
conclu à cet effet) ;
de la date et des horaires du second tour de scrutin ;
du lieu où se tiendra le scrutin ;
des conditions matérielles d'organisation du scrutin (nombre
d'urnes, nombre de bulletins de vote à faire imprimer, etc.) ;
etc.
J+2
Information
spécifique à destination des salariés mis à disposition de
l'entreprise ou de l'association sur la possibilité pour eux
d'être électeur voire de se porter candidat
Courrier et/ou mail
J+2
Publication
des listes électorales pour le second tour (liste des électeurs
et liste des éligibles)
Affichage dans les
locaux de l'entreprise ou de l'association
J+3
Appel
aux candidatures pour le second tour (candidatures syndicales et
autres)
Affichage dans les
locaux de l'entreprise ou de l'association
J+3
Constitution
du ou des bureaux de vote (désignation des membres)
Information des salariés
concernés
J+5
Date
limite de réception des listes de candidats pour le premier tour
(uniquement pour des candidatures syndicales)
Affichage des listes
reçues dans les locaux de l'entreprise ou de l'association
J+6
Envoi
de notice(s) d'information à destination des salariés votant
par :
correspondance ;
voie électronique.
Notification par lettre
recommandée avec accusé de réception
J+7
Préparation du second
tour de scrutin (aménagement de la salle de vote, positionnement
des urnes, etc.)
J+14
TENUE DU SECOND TOUR DE
SCRUTIN
J+15
Proclamation
des résultats du scrutin par le bureau de vote
Rédaction
des procès-verbaux par le bureau de vote constatant selon le
cas :
l'élection de tous les membres de la DUP ;
la nouvelle carence partielle (élection d'une partie seulement
des membres de la DUP) ;
la carence totale définitive (aucune élection d'un membre de
la DUP).
Affichage des résultats
dans les locaux de l'entreprise ou de l'association
J+15
Notification
(lettre avec AR) des procès-verbaux d'élection ou de carence :
à l'inspection du travail (en double exemplaire) ;
au CTEP (en simple exemplaire).
Éventuellement :
notification (lettre avec AR) à l'employeur d'un ou plusieurs
salariés mis à disposition de l'entreprise ou de l'association
de l'élection d'un ou de plusieurs de ses salariés dans
l'entreprise ou l'association
J+16
Calendrier des opérations électorales pour la DUP en PDF
Pour transformer votre modèle de contrat « Formulaire » en PDF,
utilisez
le logiciel de
traitement de texte gratuit LibreOffice ou OpenOffice, qui permet de faire directement la conversion
de word à PDF. Si vous utilisez une version récente
de Word, vous pouvez aussi créer un PDF avec la fonction « enregistrer sous ».