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Formulaire :Calendrier des opérations électorales pour la DUP

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Sommaire

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Important : l'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 portant réforme du Code du travail a opéré une fusion des instances représentatives du personnel (IRP) : les délégués du personnel (DP), le comité d'entreprise (CE), la délégation unique du personnel (DUP)et le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) sont réunis en un comité social et économique (CSE). Les entreprises d'au moins 11 salariés avaient l'obligation de mettre en place leur CSE au plus tard le 1er janvier 2020.

Avant la réforme :

Tout employeur privé employant durablement un effectif d'au moins 50 salariés était soumis à l'obligation de mise en place d'un comité d'entreprise (CE) dont les membres étaient désignés par un vote des salariés au cours d'une élection organisée par ledit employeur.

Rappel : la mise en place de délégués du personnel (DP) élus par les salariés était déjà une obligation s'imposant à tous les employeurs privés employant durablement un effectif d'au moins 11 salariés.

De fait, un employeur dont l'effectif atteint au moins 50 salariés devait envisager la mise en place (par vote des salariés) de deux niveaux d'institutions représentatives : les DP d'une part, le CE d'autre part.

Ce principe était, cependant, assorti d'une exception concernant exclusivement les employeurs de moins de 200 salariés puisque l'article L2326-1 du Code du travail leur permettait de décider que les délégués du personnel constitueraient la future délégation du personnel au comité d'entreprise (en l'occurrence, la Délégation unique du personnel ou « DUP »).

Le Code du travail offrait donc à l'employeur une possibilité de n'avoir à gérer des rapports, en dehors du CHSCT, qu'avec un seul et unique niveau d'institution représentative. Cependant, il pouvait aussi choisir de conserver deux institutions représentatives distinctes.

La mise en place d'une DUP était opérée à l'occasion, soit :

  • de l'instauration du comité d'entreprise (cas ou une entreprise ou une association n'avait encore jamais eu de CE et organisait ses premières élections pour le mettre en place) ;
  • du renouvellement du comité d'entreprise (cas d'une entreprise possédant déjà un CE et devant organiser des élections pour cause de fin des mandats des élus en place).

à noter : l'obligation de mise en place d'un CE ou d'une DUP était prévue aussi bien par le Code du travail que par les dispositions de certaines conventions ou accords collectifs de branche auxquelles l'employeur devait se référer afin d'en observer scrupuleusement les exigences et la marche à suivre pour instaurer une DUP.

Attention, la décision de mise en place d'une DUP devait impérativement être précédée d'une phase consultative : consultation des délégués du personnel et consultation du comité d'entreprise (s'il en existait un) par l'employeur, consultation pour avis portant sur le projet d'instauration d'une future DUP. Le défaut de consultation constituait un délit d'entrave, infraction pénale qui était sanctionnée sous forme d'emprisonnement d'une durée de 1 an et d'amende de 3750 €.

Notice : Calendrier des opérations électorales pour la DUP

La désignation des membres d'une DUP résultait d'une élection par les salariés dont le processus était complexe. Ce processus devait donner lieu à établissement d'un calendrier d'organisation qui comportait un certain nombre de phases et de formalités dont l'accomplissement était obligatoire pour éviter à l'employeur l'annulation desdites élections (et l'obligation de tout recommencer) ou les sanctions évoquées ci-dessus.

à noter : même si la DUP est une structure de représentation du personnel « mixte » (délégués du personnel et comité d'entreprise), seules les règles électorales propres à la mise en place des délégués du personnel trouvaient à s'appliquer lorsqu'il s'agissait d'instaurer cette DUP.

Le déclenchement du processus électoral de mise en place de la DUP découlait :

  • soit de l'initiative personnelle de l'employeur, notamment lorsqu'il constatait que son effectif atteignait un niveau entraînant l'obligation de mise en place ;
  • soit d'une initiative d'autrui (salarié, organisation syndicale, inspection du travail) demandant par écrit à l'employeur d'organiser des élections.

Attention, l'employeur devait être vigilant quant aux seuils d'effectif. La DUP ne pouvait être mise en place qu'au sein des entreprises dont l'effectif variait entre deux plafonds :

  • minimum : 50 salariés ;
  • maximum : 199 salariés.

En cas de mise en place de la DUP à l'occasion du renouvellement des mandats des élus du CE, les conditions d'effectif ci-dessus étaient appréciées, par anticipation, à la date prévue pour le premier tour de scrutin dans le calendrier prévisionnel des élections.

Par conséquent, deux situations étaient à différencier :

  • l'entreprise avait toujours compté moins de 200 salariés : lors du renouvellement du comité d'entreprise, elle pouvait décider d'opter pour une délégation unique ;
  • l'effectif de l'entreprise avait baissé et s'établissait (au premier tour) en dessous du seuil de 200 salariés : l'employeur pouvait opter pour la délégation unique sans qu'il soit nécessaire, dans ce cas, que la baisse d'effectifs se maintienne sur 12 mois.

Formulaire

Calendrier des opérations électorales

Contexte de mise en place électorale de la délégation unique du personnel (DUP)

Hypothèses :

  • atteinte et maintien de seuil d'effectif (entre 50 et 199 salariés) ;

  • fin des mandats des élus d'un comité d'entreprise et obligation de les renouveler au bout de 4 ans ;

  • élections partielles (collège électoral cessant d'être représenté ou réduction d'au moins 50 % du nombre d'élus titulaires).

Initiative de l'entreprise ou de l'association

Le chef d'entreprise ou le président de l'association respecte ses obligations légales ou conventionnelles et prend lui-même l'initiative d'enclencher le processus électoral de mise en place de la DUP.

Absence d'initiative de l'entreprise ou de l'association

Le chef d'entreprise ou le président de l'association :

  • ne respecte pas ses obligations légales ou conventionnelles et ne veut pas prendre l'initiative d'enclencher le processus électoral ;

  • tarde à respecter ses obligations légales ou conventionnelles et à prendre l'initiative d'enclencher le processus électoral ;

  • oublie d'enclencher le processus électoral.

Intervenants :

  • un ou plusieurs salariés notifient au chef d'entreprise ou au président de l'association une demande écrite d'organisation d'élections de la DUP ;

  • une ou plusieurs organisations syndicales notifient au chef d'entreprise ou au président de l'association une ou des demandes écrites d'organisation d'élections de la DUP ;

  • l'inspecteur du travail notifie au chef d'entreprise ou au président de l'association une mise en demeure d'organiser des élections de la DUP.

Délais et dates-clefs du processus électoral

Événements devant intervenir ou diligences à accomplir

Première élection avec mise en place directe d'une DUP

DUP instaurée pour remplacer un CE

Tenue du premier tour de scrutin (date du 1er tour)

90 jours au plus tard après le premier affichage d'information du personnel

15 jours maximum avant la fin des mandats dont le renouvellement est prévu

Organisation du premier affichage (information du personnel)

90 jours avant la tenue du premier tour de scrutin

45 jours avant la tenue du premier tour de scrutin

Invitation des syndicats a venir négocier un protocole d'accord

15 jours avant la première réunion de négociation, sachant que c'est le courrier leur notifiant l'invitation à participer à la négociation qui doit leur être parvenu au plus tard dans la quinzaine précédant la réunion visée ci-dessous

Réunion de négociation du protocole d'accord

Pas de délai légal (mais délai suffisant)

Deux mois avant la fin des mandats dont le renouvellement est prévu

Second tour de scrutin (date du 2ème tour)

15 jours maximum après le premier tour de scrutin

À noter : en l'absence de DUP ou de toute forme de représentation du personnel, si l'employeur répond à une demande d'organisation d'élection, le premier affichage à destination du personnel et l'invitation à venir négocier faite aux syndicats doivent alors intervenir dans le mois suivant la réception de cette demande.

En revanche, dans l'hypothèse d'une inertie totale de l'employeur à enclencher le processus électoral alors que le comité d'entreprise doit être renouvelé, l'employeur doit agir dès qu'il reçoit une demande.

Détail et ordre des formalités à accomplir avant et après le 1er tour du scrutin (soit jour « J ») de mise en place de la DUP

Quoi ?

Comment ?

Quand ?

Première élection avec mise en place directe d'une DUP

DUP mise en place pour remplacer un CE lors de son renouvellement

Information et consultation pour avis des représentants du personnel, relatives au projet de mise en place de la DUP (délégués du personnel et/ou comité d'entreprise)

J-120

J-96

Information du personnel quant à l'organisation d'élections de membres de la DUP

Affichage dans les locaux de l'entreprise ou de l'association voire communication par voie de mail ou de mise en ligne sur un Intranet d'entreprise

J-90


Invitation des organisations syndicales représentatives :

  • à venir négocier un protocole d'accord préélectoral ;

  • à envisager la présentation de candidats.

Affichage dans les locaux de l'entreprise ou de l'association et courrier (avec accusé de réception) notifié à chaque organisation syndicale représentative

J-80

J-65

Demande de liste des salariés mis à disposition si l'entreprise ou l'association compte, dans ses rangs, des salariés mis à disposition notamment par une agence d'intérim, un prestataire extérieur, etc.

Courrier (avec accusé de réception) notifié à chaque structure ayant mis du personnel à disposition de l'entreprise ou de l'association

Information spécifique à destination des salariés mis à disposition de l'entreprise ou de l'association, sur la possibilité pour eux d'être électeur voire de se porter candidat

Courrier et/ou mail


Paramétrage des élections à venir et donc détermination par l'entreprise ou l'association :

  • de l'effectif global ;

  • du nombre de salariés électeurs ;

  • du nombre de salariés éligibles ;

  • du nombre de collèges électoraux ;

  • du nombre de salariés susceptibles de voter par correspondance ;

  • du nombre de salariés susceptibles de voter par voie électronique (le cas échéant en cas d'accord collectif conclu à cet effet) ;

  • de la date et des horaires du premier tour de scrutin ;

  • du lieu où se tiendra le scrutin ;

  • des conditions matérielles d'organisation du scrutin (nombre d'urnes, nombre de bulletins de vote à faire imprimer, etc.) ;

  • etc.

J-60

J-55

Négociation du protocole d'accord préélectoral avec les organisations syndicales représentatives, si elles ont répondu à l'invitation

J-59

Entre J-50 et J-45

1. En cas de signature d'un protocole d'accord préélectoral :

  • affichage d'un exemplaire du protocole d'accord préélectoral dans les locaux de l'entreprise ou de l'association ;

  • notification d'un exemplaire du protocole d'accord préélectoral à l'inspection du travail (avec accusé de réception)

J-58

Entre J-49 et J-45

2. En l'absence de signature d'un protocole d'accord préélectoral (si aucun syndicat ne veut participer à la négociation) :

  • détermination unilatérale des conditions d'organisation et de déroulement du premier tour de scrutin par l'entreprise ou l'association (sous forme de note écrite) ;

  • affichage de ces conditions dans les locaux de l'entreprise ou de l'association.

3. En cas de refus de signature du protocole d'accord préélectoral par la totalité ou la majorité des syndicats, motivé par un désaccord entre syndicats et entreprise/association portant :

  • ou sur la répartition du personnel dans les collèges et/ou des sièges entre les différentes catégories de salariés ;

  • et/ou sur la reconnaissance d'un établissement distinct ou la disparition de celui-ci.

Saisine de la DIRECCTE par l'entreprise ou l'association afin d'obtenir une décision administrative sur ce ou ces points de désaccord.

Information du personnel quant à l'organisation d'élections de membres de la DUP

Affichage dans les locaux de l'entreprise ou de l'association, voire communication par voie de mail ou de mise en ligne sur un intranet d'entreprise


J-45

Information spécifique à destination des salariés mis à disposition de l'entreprise ou de l'association (sur la possibilité pour eux d'être électeur voire de se porter candidat)

Courrier et/ou mail


Publication des listes électorales (liste des électeurs et liste des éligibles).

Affichage dans les locaux de l'entreprise ou de l'association

J-57

J-43

Appel aux candidatures pour le premier tour (candidatures uniquement syndicales)

Affichage dans les locaux de l'entreprise ou de l'association

J-52

J-38

Constitution du ou des bureaux de vote (désignation des membres)

Information des salariés

J-40

J-30

Date limite de réception des listes de candidats pour le premier tour (candidatures uniquement syndicales)

Affichage des listes reçues dans les locaux de l'entreprise ou de l'association

Envoi de notice(s) d'information à destination des salariés votant par :

  • correspondance ;

  • voie électronique.

Notification par lettre recommandée avec accusé de réception

J-30

J-25

Préparation du premier tour de scrutin (aménagement de la salle de vote, positionnement des urnes, etc.)

J-2 ou J-1

TENUE DU PREMIER TOUR DE SCRUTIN

J

Proclamation des résultats du scrutin par le bureau de vote

Rédaction des procès-verbaux par le bureau de vote constatant selon le cas :

  • l'élection de tous les membres de la DUP ;

  • la carence partielle (élection d'une partie seulement des membres de la DUP) ;

  • la carence totale (absence de toute élection).

Affichage des résultats dans les locaux de l'entreprise ou de l'association

J

En cas d'élection de tous les membres de la DUP dès le premier tour :

  • notification (lettre avec AR) des procès-verbaux d'élection :

    • à l'inspection du travail (en double exemplaire) ;

    • au CTEP (en simple exemplaire) ;

  • éventuellement, notification (lettre avec AR) à l'employeur d'un ou plusieurs salariés mis à disposition de l'entreprise ou de l'association de l'élection d'un ou de plusieurs de ses salariés dans l'entreprise ou l'association

J+1

En cas de carence partielle ou totale : relance d'un processus électoral en vue de l'organisation et de la tenue d'un second tour

À partir de J+1

Remarques :

  • en cas de recours au vote électronique, il convient d'intégrer des opérations supplémentaires dans le processus décrit ci-dessus dont notamment : la négociation et la signature d'un accord collectif avec les organisations syndicales représentatives, le choix éventuel d'un prestataire extérieur et la négociation et conclusion d'un marché avec lui, la tenue de plusieurs réunions de formation et d'information sur le vote électronique, l'exécution de crash tests, etc. ;

  • en cas de saisine de la DIRECCTE (désaccord entre syndicats et entreprise/association), le processus décrit ci-dessus est suspendu jusqu'à la décision administrative. S'il s'agit d'une mise en place de DUP au moment du renouvellement du CE, les mandats en cours sont automatiquement prorogés jusqu'au résultat des élections.

Détail et ordre des diligences et formalités à accomplir avant et après l'éventuel second tour de scrutin à J+15

Quoi ?

Comment ?

Quand ?

Première mise en place d'une DUP

DUP mise en place au renouvellement du CE

Information du personnel quant à l'organisation et aux conditions de déroulement d'un second tour de scrutin d'élection des membres de la DUP

Affichage dans les locaux de l'entreprise ou de l'association voire communication par voie de mail ou de mise en ligne sur un intranet d'entreprise

J+2

Paramétrage du second tour des élections

Détermination par l'entreprise ou l'association :

  • de l'effectif global de l'entreprise ;

  • du nombre de salariés électeurs ;

  • du nombre de salariés éligibles ;

  • du nombre de salariés susceptibles de voter par correspondance ;

  • du nombre de salariés susceptibles de voter par voie électronique (le cas échéant en cas d'accord collectif conclu à cet effet) ;

  • de la date et des horaires du second tour de scrutin ;

  • du lieu où se tiendra le scrutin ;

  • des conditions matérielles d'organisation du scrutin (nombre d'urnes, nombre de bulletins de vote à faire imprimer, etc.) ;

  • etc.

J+2

Information spécifique à destination des salariés mis à disposition de l'entreprise ou de l'association sur la possibilité pour eux d'être électeur voire de se porter candidat

Courrier et/ou mail

J+2

Publication des listes électorales pour le second tour (liste des électeurs et liste des éligibles)

Affichage dans les locaux de l'entreprise ou de l'association

J+3

Appel aux candidatures pour le second tour (candidatures syndicales et autres)

Affichage dans les locaux de l'entreprise ou de l'association

J+3

Constitution du ou des bureaux de vote (désignation des membres)

Information des salariés concernés

J+5

Date limite de réception des listes de candidats pour le premier tour (uniquement pour des candidatures syndicales)

Affichage des listes reçues dans les locaux de l'entreprise ou de l'association

J+6

Envoi de notice(s) d'information à destination des salariés votant par :

  • correspondance ;

  • voie électronique.

Notification par lettre recommandée avec accusé de réception

J+7

Préparation du second tour de scrutin (aménagement de la salle de vote, positionnement des urnes, etc.)

J+14

TENUE DU SECOND TOUR DE SCRUTIN

J+15

Proclamation des résultats du scrutin par le bureau de vote

Rédaction des procès-verbaux par le bureau de vote constatant selon le cas :

  • l'élection de tous les membres de la DUP ;

  • la nouvelle carence partielle (élection d'une partie seulement des membres de la DUP) ;

  • la carence totale définitive (aucune élection d'un membre de la DUP).

Affichage des résultats dans les locaux de l'entreprise ou de l'association

J+15

Notification (lettre avec AR) des procès-verbaux d'élection ou de carence :

  • à l'inspection du travail (en double exemplaire) ;

  • au CTEP (en simple exemplaire).

Éventuellement : notification (lettre avec AR) à l'employeur d'un ou plusieurs salariés mis à disposition de l'entreprise ou de l'association de l'élection d'un ou de plusieurs de ses salariés dans l'entreprise ou l'association

J+16

Calendrier des opérations électorales pour la DUP en PDF

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