Information du personnel sur l'organisation d'une élection des membres de la DUP

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À quoi sert ce modèle de contrat ?
Notice : Information du personnel sur l'organisation d'une élection des membres de la DUP
Exemple de contrat

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Important : l'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 portant réforme du Code du travail a opéré une modification des instances représentatives du personnel (IRP) : le comité d'entreprise (CE), les délégués du personnel (DP), et le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) fusionnent en un comité social et économique (CSE). La mise en place des CSE devait être effective au plus tard le 1er janvier 2020. Le CSE est obligatoire dans les entreprises d'au moins 11 salariés.

Concernant l'information du personnel sur l'organisation d'une élection des membres de la délégation du personnel du CSE, consultez notre page dédiée.

Avant la réforme :

L'article L2314-2 du Code du travail impose à l'employeur une obligation d'information de ses salariés, information portant sur l'organisation d'élections devant permettre la mise en place ou le renouvellement de la délégation unique du personnel.

Rappel : même si la DUP est une structure de représentation du personnel « mixte » (délégués du personnel et comité d'entreprise), seules les règles électorales propres à la mise en place des délégués du personnel trouvent à s'appliquer lorsqu'il s'agit d'instaurer cette DUP.

Cette information des salariés :

se présente sous la forme d'un affichage ;
doit avoir lieu à échéance régulière, soit tous les 4 ans au minimum.

L'employeur doit être vigilant car le moment de l'affichage se situe au confluent de plusieurs délais légaux du calendrier électoral, énoncés par l'article L2314-2 précité :

Si première mise en place d'une DUP :
- premier tour : affichage 90 jours avant la tenue du premier tour de scrutin ;
- second tour : affichage 105 jours avant la tenue d'un éventuel second tour (sachant qu'une répétition de cet affichage doit précéder le second tour).
Si mise en place d'une DUP lors du renouvellement de mandats du CE :
- premier tour : affichage 45 jours avant la tenue du premier tour de scrutin, lequel doit intervenir 15 jours avant la fin des mandats ;
- second tour : affichage 60 jours avant la tenue d'un éventuel second tour (sachant qu'une répétition de cet affichage doit précéder le second tour).

Deux remarques selon les hypothèses :

si première mise en place d'une DUP : l'affichage est assimilable à un « top départ » puisque c'est la date de l'affichage qui déclenche le délai de 90 jours pour procéder au premier tour de scrutin ;
si renouvellement des mandats : l'affichage entre dans le cadre d'un « rétroplanning » puisque c'est la date de fin des mandats qui déclenche le décompte à rebours et le positionnement dans le temps du premier affichage.

Rappel : en l'absence de DUP ou de toute forme de représentation du personnel, si l'employeur répond à une demande d'organisation d'élection, le premier affichage à destination du personnel doit alors intervenir dans le mois suivant la réception de cette demande. En revanche, dans l'hypothèse d'une inertie totale de l'employeur à enclencher le processus électoral alors que le comité d'entreprise doit être renouvelé, l'employeur doit agir dès qu'il reçoit une demande.

Attention, cette obligation d'information des salariés est de respect impératif, faute de quoi l'employeur peut :

être soumis à des sanctions dont certaines sont pénales (délit d'entrave de l'article L2316-1 du Code du travail qui prévoit une sanction sous forme d'emprisonnement d'une durée de 1 an et d'amende d'un montant de 3750 €) ;
voir le reste de son processus électoral annulé par le juge, annulation entraînant l'obligation de tout recommencer.

Notice : Information du personnel sur l'organisation d'une élection des membres de la DUP

L'affichage en vue d'informer le personnel de la tenue et de sa participation (par voie de vote et candidature) à une élection des membres de la DUP est organisé de la sorte :

modalités : affichette papier placardée dans les locaux de l'entreprise ou de l'association afin d'être vue et lue par les salariés ;
contenu légal minimum : date du premier tour (à titre indicatif).

Remarque sur le fond : l'employeur ne se contente habituellement pas d'indiquer une date prévisible de premier tour de scrutin ; il ajoute d'autres informations qui, en quelques traits, décrivent le contenu et les différentes phases du processus électoral.

Remarque sur la forme : pour des raisons de preuve du bon accomplissement de l'obligation d'information, l'employeur a tout intérêt à compléter son affichage par l'utilisation d'un autre vecteur (mail personnel à chaque salarié, mise en ligne sur un intranet, etc.), notamment quand tout ou partie de ses salariés n'est pas régulièrement présent dans les locaux de l'entreprise ou de l'association.

Modèle de lettre

[La société/l'entreprise/l'association]

[Adresse]

[Madame/Monsieur] [Nom et prénom]

[Qualité/fonctions]

À l'ensemble du personnel de [la société/l'entreprise/l'association]

Fait à [Ville], le [date]

Diffusé par voie d'affichage

Objet : organisation d'une élection des membres d'une délégation unique du personnel (DUP)

Madame, Monsieur,

Selon le cas :

En application des dispositions du Code du travail et de la convention collective de [indication de la convention collective concernée], notre [société/entreprise/association] est amenée à organiser des élections permettant la désignation des membres d'une délégation unique du personnel (ou DUP).
En application des dispositions du Code du travail et de la convention collective de [indication de la convention collective concernée], notre [société/entreprise/association] est amenée à organiser des élections permettant la désignation des membres d'une délégation unique du personnel (ou DUP) au sein de son établissement de [indiquer].

Pour information : la DUP est une instance de représentation du personnel qui présente la caractéristique suivante, à savoir que les délégués du personnel (DP) y exercent les attributions et missions habituellement dévolues et remplies par le comité d'entreprise (CE), de sorte que les délégués du personnel ont, avec la DUP, une « double casquette » : celle de DP d'une part, celle de membre du CE d'autre part.

Par conséquent, ces élections :

vous permettront d'élire des délégués chargés :
- de vous représenter auprès [du chef d'entreprise/de la direction/de la présidence] ;
- de siéger au sein du comité d'entreprise de la DUP ;
donneront lieu à participation et vote de l'ensemble des salariés de [[la société/entreprise/association] / l'établissement de ... de la société/entreprise/association] satisfaisant aux conditions d'électorat prévues par les dispositions du Code du travail et de la convention collective de [indication de la convention collective concernée] ;
donneront lieu à présentation de candidatures soumises à vote et retenues parmi les salariés de [[la société/entreprise/association] / l'établissement de ... de la société/entreprise/association] satisfaisant aux conditions d'éligibilité prévues par les dispositions du Code du travail et de la convention collective de [indication de la convention collective concernée] ;
comporteront un premier tour de scrutin se déroulant au plus tard le [date].

Éventuellement :

Les salariés mis à disposition de la [société/entreprise/association] par la [société/entreprise] pourront choisir de participer au vote dans les conditions prévues par le Code du travail et la convention collective de [indication de la convention collective concernée].

Si absence de représentation syndicale dans la société/l'entreprise/l'association :

Afin d'organiser lesdites élections dans le respect des dispositions du Code du travail et de la convention collective de [indication de la convention collective concernée], notre [société/entreprise/association] invite d'ores et déjà les organisations syndicales satisfaisant aux conditions de représentativité fixées par le Code du travail et par la convention collective de [indication de la convention collective concernée] à :

venir négocier le [date] un protocole d‘accord préélectoral avec [le chef d'entreprise/la direction/la présidence] de [[la société/l'entreprise/l'association] / l'établissement de ... de la société/entreprise/association] ;
présenter leurs listes de candidats dans les conditions fixées par le Code du travail et la convention collective de [indication de la convention collective concernée].

Si présence syndicale dans la société/l'entreprise/l'association :

Afin d'organiser lesdites élections dans le respect des dispositions du Code du travail et de la convention collective de [indication de la convention collective concernée], notre [société/entreprise/association] sera très prochainement amenée à contacter les organisations syndicales représentatives au sein de la [société/entreprise/association] afin de :

négocier avec elles un protocole d‘accord préélectoral ;
les inviter à présenter leurs listes de candidats dans les conditions fixées par le Code du travail et la convention collective de [indication de la convention collective concernée].

Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, l'assurance de ma considération distinguée.

[Signature]