Modèle de lettre :Notification de la déclaration CNIL aux organisations syndicales signataires de l'accord sur le vote électronique

À quoi sert ce modèle de contrat ?

A noter : depuis l'entrée en vigueur du règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) le 25 mai 2018, les dispositifs de vote électronique n'ont plus à être déclarés à la CNIL. Le responsable du traitement ou son délégué à la protection des données (DPO) doivent inscrire le fichier dans le registre des activités de traitement tenu par la société. La CNIL a publié une délibération n° 2019-053 en date du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

Avant la réforme :

Lorsque l'entreprise ou l'association mettait en place un système de vote électronique à l'occasion d'une élection de membres de la DUP qu'elle organisait, elle devait, conformément aux dispositions de l'article R2314-12 du Code du travail et de la loi 78-17 du 6 janvier 1978, se livrer à l'accomplissement de formalités auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) :

• déclaration préalable de fichiers et transfert de données ;
• mise à disposition d'un rapport d'expertise relatif au système de vote (et réalisé par un expert indépendant : article R2314-12 précité).

La mise en place d'un système de vote électronique faisant suite à la conclusion d'un accord collectif avec les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise ou l'association (exigence de l'article R2314-8 du Code du travail), lesdites organisations syndicales signataires de l'accord étaient, de par les dispositions de l'article R2314-14 du Code du travail, informées par l'entreprise ou l'association du bon accomplissement des formalités déclaratives « CNIL » auxquelles elle était soumise.

Notice : Notification de la déclaration CNIL aux organisations syndicales signataires de l'accord sur le vote électronique

Pour des raisons de preuve et de traçabilité, l'information des organisations syndicales signataires était réalisée par voie de courrier envoyé en recommandé avec accusé de réception.

Ce courrier, en plus de viser l'accord collectif permettant la mise en place du vote électronique, notifiait et joignait les divers documents déclaratifs ainsi que le rapport de l'expert transmis à la CNIL.

Attention, cette notification n'était faite qu'à destination des seuls syndicats signataires de l'accord collectif sur le vote électronique (qui n'étaient pas forcément les signataires du protocole d'accord préélectoral, s'il en existait un).