Modèle de lettre :Convocation et ordre du jour pour réunion de CE avec consultation sur projet de mise en place de DUP

À quoi sert ce modèle de contrat ?

De par les dispositions de l'article L2326-1 du Code du travail, la décision de mise en place de la DUP doit être, comme l'instauration elle-même de ce type d'institution représentative, précédée d'une consultation préalable du comité d'entreprise (ou de celui d'établissement si la mise en place est envisagée uniquement à son niveau).

Cette consultation devant se dérouler lors d'une réunion plénière (ordinaire ou non) du comité, tous les membres doivent y être convoqués et invités à y participer.

Rappel : la convocation est une obligation qui revient à l'employeur ou à son représentant dûment mandaté (article L2325-14 du Code du travail).

Cette convocation est :

• écrite ;
• destinée à informer ses destinataires de la tenue d'une réunion plénière où sera évoqué le projet de mise en place de la DUP ;
• adressée à tous les membres du comité sans exception (titulaires comme suppléants, représentants syndicaux et personnes étrangères au comité éventuellement concernées par le projet de mise en place de la DUP) ;
• assortie d'un ordre du jour et, le cas échéant, de documents écrits destinés à informer et éclairer l'opinion des membres du comité sur l'objet même de leur consultation.

Rappel : l'ordre du jour est un écrit qui, pour chaque réunion ordinaire ou non, liste et classe par ordre d'examen l'ensemble des points ou thématiques de débat soumis au comité en vue de son information ou de sa consultation pour avis. Cet écrit est signé conjointement par le président et le secrétaire du comité.

Attention, cette obligation de convocation et de notification de l'ordre du jour à chacun des membres du comité est de respect impératif, faute de quoi l'employeur peut être soumis à des sanctions : certaines sont pénales (délit d'entrave de l'article L2316-1 du Code du travail qui prévoit une sanction sous forme d'emprisonnement d'une durée de 1 an et d'amende d'un montant de 3750 €), d'autres sont civiles (nullité de la réunion et de l'avis rendu et obligation de tout recommencer, ce qui peut gravement impacter le calendrier d'organisation de la mise en place de la DUP).

Notice : Convocation et ordre du jour pour réunion de CE avec consultation sur projet de mise en place de DUP

Sous réserve du contenu d'une convention ou d'un accord collectif d'entreprise ou encore d'un règlement de comité d'entreprise (ou d'établissement), la convocation à la réunion précitée peut être organisée de la sorte :

• modalités : convocation écrite notifiée sous forme de courrier envoyé en recommandé avec accusé de réception ou remis en main propre contre décharge (pour raison de preuve et de traçabilité), voire de mail avec authentification de la lecture du courriel par le destinataire ;
• contenu minimum : indication de l'objet de la convocation et du lieu, de la date et de l'heure de la réunion.

Deux précisions sont à apporter :

• quant au délai : le Code du travail ne comporte aucune indication relative au délai séparant l'envoi de la convocation écrite par l'employeur de la tenue effective de la réunion mais, compte tenu de ce que l'ordre du jour doit être communiqué aux membres du comité 3 jours au moins avant la tenue de la réunion (article L2325-14 du Code du travail), il apparaît que la transmission de la convocation doit, pour des raisons pratiques, s'aligner sur ce délai ;
• éventualité de documents joints : dans la mesure où l'employeur est tenu de consulter et de recueillir l'avis du comité sur un projet de mise en place de la DUP, cette consultation doit s'accompagner de la communication d'informations écrites descriptives de tous les tenants et aboutissants de ce projet et de son impact sur le fonctionnement des institutions représentatives du personnel notamment s'il existe, en la matière, des accords particuliers entre employeur et représentants du personnel au niveau de l'entreprise (ou association) ou de l'établissement concerné.