Déclaration de fichier CNIL si vote électronique aux élections des délégués du personnel

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À quoi sert ce modèle de contrat ?
Notice : Déclaration de fichier CNIL si vote électronique aux élections des délégués du personnel
Exemple de contrat

À quoi sert ce modèle de contrat ?

À noter : depuis à l'entrée en application du RGPD (règlement européen sur la protection des données personnelles), le 25 mai 2018, la déclaration CNIL en cas de vote électronique aux élections des délégués du personnel n'est plus exigée.

Important : l'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 portant réforme du Code du travail a opéré une modification des instances représentatives du personnel (IRP) : le comité d'entreprise (CE), les délégués du personnel (DP), et le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) fusionnent en un comité social et économique (CSE). La mise en place des CSE devait être effective au plus tard le 1er janvier 2020. Le CSE est obligatoire dans les entreprises d'au moins 11 salariés.

Lorsqu'une entreprise ou une association mettait en place un système de vote électronique à l'occasion des élections de délégués du personnel qu'elle organisait, ce système :

générait la création de fichiers spécifiques au nombre de 2 au minimum (le fichier des électeurs et le fichier de l'urne électronique) ;
devait être soumis à expertise indépendante, laquelle expertise donnait lieu à un rapport écrit.

Suivant les dispositions du Code du travail et de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978, ces fichiers et le rapport étaient soumis à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) par l'entreprise ou l'association mettant en place le système de vote électronique, ce dans les conditions suivantes :

soit par voie de formalités déclaratives (formulaires pour déclarer les fichiers précités) ;
soit par voie de mise à disposition (notification du rapport précité).

Les formalités déclaratives étaient préalables. Cela signifie qu'elles devaient avoir été accomplies avant la mise en exploitation et le fonctionnement des fichiers et systèmes. Le non-respect des obligations déclaratives pouvait donner lieu à des poursuites et des sanctions pénales.

Notice : Déclaration de fichier CNIL si vote électronique aux élections des délégués du personnel

Pour des raisons pratiques, il était opportun de réaliser les obligations de déclaration et de mise à disposition en même temps et par le même courrier, qui devait être notifié à la CNIL en recommandé avec accusé de réception pour des raisons de preuve et de traçabilité.

Outre le fait qu'il précisait et indiquait à la CNIL le cadre de la déclaration (élections de délégués du personnel, vote électronique, accord collectif conclu sur ce point, éventuel protocole d'accord préélectoral), ce courrier lui notifiait des documents joints, soit :

les formulaires déclaratifs relatifs aux fichiers et à leurs données remplis et complétés ;
le rapport de l'expert indépendant.

Les formulaires permettant de déclarer à la CNIL l'existence de fichiers et transferts de données peuvent être téléchargés sur le site internet de la CNIL en suivant ce lien.

Modèle de lettre

[La société/l'entreprise/l'association]

[Adresse]

[Madame/Monsieur]

[Qualité/fonctions]

CNIL

3 Place de Fontenoy

TSA 80715

75334 PARIS CEDEX 07

Fait à [Ville], le [date]

Objet : déclarations de fichiers et de système de vote électronique en vue de l'organisation d'élections de délégués du personnel dans notre [société/entreprise/association]

Lettre recommandée AR

Madame, Monsieur,

Notre [société/entreprise/association] va, très prochainement, soit le [date], organiser des élections de délégués du personnel donnant lieu à la mise en place et à l'utilisation d'un système de vote électronique.

À cet effet, notre [société/entreprise/association] a conclu, avec les organisations syndicales représentatives, un accord collectif en date du [indiquer la date] ainsi qu'un protocole d'accord préélectoral en date du [indiquer la date] dont des copies sont jointes à la présente.

Conformément aux dispositions légales et à vos recommandations, je vous informe de ce que ce système :

est mis en place par le prestataire suivant : [indiquer nom et adresse] ;
a donné lieu à expertise indépendante réalisée par l'expert suivant : [indiquer nom et adresse]. Une copie de son rapport est jointe à la présente.

Par conséquent, je vous prie de trouver ci-joint :

un formulaire rempli relatif à la déclaration d'existence, d'utilisation et de transfert sur le territoire français d'un fichier électoral (liste informatisée d'électeurs et éligibles) ;
un formulaire rempli relatif à la déclaration de mise en place et d'utilisation d'un système de vote électronique.

Je vous souhaite bonne réception du tout et me tiens à votre disposition pour tout complément d'information.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'assurance de ma considération.

[Signature]

P.S. : copie de l'ensemble aux organisations syndicales suivantes : [indiquer les noms et sigles].

P.J. :

deux formulaires déclaratifs n°[indiquer] et n°[indiquer] ;
accord collectif du [indiquer la date] ;
protocole d'accord préélectoral du [indiquer la date] ;
rapport d'expertise du [indiquer la date] réalisé par [indiquer le nom].