À quoi sert ce modèle de contrat ?
Lorsque l'entreprise ou l'association met en place un système de vote électronique à l'occasion de l'élection des membres de la DUP, qu'elle organise conformément aux dispositions de l'article R2314-5 du Code du travail, ce système :
- génère la création de fichiers spécifiques au nombre de 2 au minimum (le fichier des électeurs et le fichier de l'urne électronique) ;
- doit être soumis à expertise indépendante, obligation dictée par l'article R2314-9 du Code du travail, expertise donnant lieu à un rapport écrit.
Suivant les dispositions de l'article R2314-9 précité et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, ces fichiers et ce rapport étaient soumis à la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) par l'entreprise ou l'association mettant en place le système de vote électronique, ce dans les conditions suivantes :
- soit par voie de formalités déclaratives (formulaires pour déclarer les fichiers précités) ;
- soit par voie de mise à disposition (notification du rapport précité).
Ces formalités déclaratives étaient préalables. Cela signifie qu'elles doivent avoir été accomplies avant la mise en exploitation et le fonctionnement des fichiers et systèmes. Le non-respect des obligations déclaratives pouvait donner lieu à des poursuites et des sanctions pénales.
ATTENTION : depuis l'entrée en vigueur du règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) le 25 mai 2018, les dispositifs de vote électronique n'ont plus à être déclarés à la CNIL. Le responsable du traitement ou son Délégué à la protection des données (DPO) doivent :
- Vérifier, selon le projet, s'il est nécessaire d' effectuer une analyse d'impact sur la protection des données (PIA).
- Inscrire le fichier dans le Registre des activités de traitement tenu par la société.
- Informer les électeurs des conditions dans lesquelles les données sont traitées.
- Prévoir des mesures de sécurité adaptées au regard des risques.
L'article R2314-11 du Code du travail n'ayant pas encore été modifié, il revient certainement désormais à l'employeur d'informer les organisations syndicales de l'accomplissement de ces démarches, en joignant le rapport d'expertise de l'article R.2314-9.
À noter : la CNIL a publié une délibération n° 2019-053 en date du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.