Modèle de lettre :Courrier aux salariés utilisant le vote électronique aux élections du CSE (ex-DP)

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Important : l'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 portant réforme du Code du travail a opéré une fusion des instances représentatives du personnel (IRP) : les délégués du personnel (DP), le comité d'entreprise (CE), la délégation unique du personnel (DUP) et le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) sont réunis en un comité social et économique (CSE). Les entreprises d'au moins 11 salariés avaient l'obligation de mettre en place leur CSE au plus tard le 1er janvier 2020.

Sous réserve de la conclusion d'un accord collectif avec des organisations syndicales représentatives, l'article R2314-5 du Code du travail permet à l'employeur (entreprise ou association) de mettre en place et faire fonctionner un système de vote électronique lors des élections des membres de la délégation du personnel du CSE.

Bon à savoir : la loi Travail du 8 août 2016 est venue faciliter le recours au vote électronique en prévoyant qu'à défaut d'accord d'entreprise ou de groupe, le vote électronique peut avoir lieu « si l'employeur le décide » (article R. 2314-5 du Code du travail, issu du décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017).

Cette mise en place et en fonctionnement :

• concerne aussi bien le premier que le second tour de scrutin quand l'employeur est tenu d'en organiser un ;
• entraîne l'application des mêmes règles et principes au premier comme au second tour de scrutin.

L'employeur étant tenu aux mêmes obligations à chaque tour de scrutin, il doit, par conséquent, respecter de la même manière qu'au premier tour une obligation d'avoir à informer les salariés votant électroniquement sur les modalités et spécificités de ce type de vote.

Faute de précision sur ce point dans le Code du travail, il revient à l'accord collectif permettant la mise en place du vote électronique de préciser le détail de cette information spécifique, détail éventuellement en lien avec le contenu du protocole d'accord préélectoral encadrant les élections ou avec celui d'une convention collective applicable à l'entreprise ou à l'association.

Compte tenu du caractère impératif des dispositions conventionnelles, l'employeur est tenu de les respecter, tout manquement pouvant, au minimum, entraîner une annulation des élections et l'obligation pour lui de reprendre tout le processus électoral.

Notice : Courrier aux salariés utilisant le vote électronique aux élections du CSE (ex-DP)

Pour des raisons de preuve et de traçabilité, l'employeur doit envoyer la notice d'information dans une enveloppe postée en recommandé avec accusé de réception à chaque salarié votant électroniquement, sans qu'aucune personne ayant choisi cette option ne soit oubliée.

La notice d'information détaille et précise à l'électeur destinataire les modalités spécifiques de ce type de vote et, au minimum, mentionne :

• le mode opératoire du vote électronique (le « comment faire ? ») ;
• la date du second tour de scrutin ;
• les codes (personnels et confidentiels) permettant l'accès au système électronique de vote et la possibilité de voter. Attention, le vote doit rester personnel: un salarié ne peut pas voter à la place d'un autre, même si les clés de vote lui ont été confiées par son titulaire (Cour de cassation, chambre sociale, 3 octobre 2018, pourvoi n° 17-29.022).