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Modèle de lettre :Note d'information aux membres du collège électoral à la mise en place du CHSCT

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Sommaire

À quoi sert ce modèle de contrat ?

La désignation de la délégation du personnel au CHSCT, lorsque cette institution représentative est mise en place, obéit à un mécanisme original voulu par l'article L4613-1 du Code du travail, à savoir qu'elle :

  • résulte d'un scrutin réservé aux seuls élus tant du comité d'entreprise (ou d'établissement) que des délégués du personnel, à l'exclusion, donc, des salariés ou représentants du personnel sans mandat d'élu ;
  • nécessite la réunion d'un collège électoral unique puisque les élus sont convoqués par l'employeur pour voter ensemble, le même jour et lors d'une même séance.

En l'absence de règles prévues par une convention ou un accord collectif ou encore par un protocole d'accord préélectoral (chacun de ces textes impérativement signé par une majorité d'organisations syndicales représentatives dans l'entreprise ou l'association), il revient au collège électoral précité de déterminer, à lui seul, les modalités, règles et conditions d'organisation et de déroulement du scrutin de désignation de la délégation du personnel au CHSCT.

Cela signifie donc que tous les membres du collège électoral doivent :

  • tomber d'accord de façon unanime et non ambiguë sur des modalités, règles et conditions communes et précises d'organisation et de déroulement du scrutin ;
  • désigner un secrétaire de séance chargé d'acter, par écrit, les délibérations du collège et de rédiger un procès-verbal d'élection des membres de la délégation du personnel au CHSCT.

À cet égard, il convient de noter que le mode de scrutin retenu :

  • soit découle d'une décision prise à l'unanimité (notamment pour utiliser un scrutin majoritaire) ;
  • soit, en l'absence d'accord unanime, prend impérativement la forme d'un vote sur un seul tour, par liste et avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Notice : Note d'information aux membres du collège électoral à la mise en place du CHSCT

La note d'information n'étant pas un document « obligatoire », l'employeur la rédige librement de façon à procurer un guide aux membres du collège électoral.

Malgré cette liberté de contenu, l'employeur doit respecter les règles et principes :

  • du droit électoral ;
  • du droit positif relatif aux modalités de désignation des membres de la délégation du personnel au CHSCT ;
  • formulés, éventuellement, par une convention ou un accord collectif ou encore par un protocole d'accord préélectoral et comportant des dispositions indicatives relatives à la désignation des membres de la délégation du personnel au CHSCT.

Dans la pratique, la note d'information est jointe à la convocation individuelle et personnelle remise à chaque membre du collège électoral par l'employeur afin de le convier à participer à la séance de désignation des membres de la délégation du personnel au CHSCT.

Modèle de lettre

Modalités de désignation des membres de la délégation du personnel au CHSCT à l'occasion de sa mise en place au sein de [la société/l'entreprise/l'association]

Données chiffrées de l'élection :

  • effectif total de [l'entreprise/l'association] à la date de l'élection : [x] ;

  • population des seuls agents de maîtrise et cadres au sein de l'effectif total de [l'entreprise/l'association] à la date de l'élection : [x] ;

  • nombre de sièges de membres de la délégation du personnel au CHSCT à pourvoir : [x] ;

  • nombre de sièges réservés à la population des seuls agents de maîtrise et cadres : [x] ;

  • nombre total de délégués du personnel : [x] dont [x] titulaires et [x] suppléants ;

  • nombre total de membres du comité [d'entreprise/d'établissement] : [x] dont [x] titulaires et [x] suppléants ;

  • nombre total de membres du collège électoral de désignation de la délégation du personnel au CHSCT : [x].

Règles applicables au vote de désignation des membres de la délégation du personnel au CHSCT

Le mandat de membre de la délégation du personnel au CHSCT :

  • durée : 2 ans ;

  • renouvelable ultérieurement : oui ;

  • pour qui : chaque salarié titulaire d'un contrat de travail de [l'entreprise/l'association] sans condition d'ancienneté ;

  • cumulable avec un autre mandat représentatif : oui.

Le vote :

La désignation des membres de la délégation du personnel au CHSCT est effectuée par un collège unique réunissant tous les délégués du personnel et membres élus du comité [d'entreprise/d'établissement]. Ce collège se réunit en un même lieu et à une même date pour procéder au scrutin de désignation. Seuls les élus titulaires ou les suppléants appelés à les remplacer ont voix délibérative (droit de vote) au cours du scrutin pour procéder effectivement à la désignation.

Remarque : en cas de cumul des mandats de membre du comité [d'entreprise/d'établissement] et de délégué du personnel :

  • le représentant titulaire doit alors indiquer quelle fonction il entend assumer : membre du comité [d'entreprise/d'établissement] ou délégué du personnel ; le suppléant de la fonction qu'il n'aura pas choisie prendra également part à la désignation ;

  • en cas d'absence du titulaire, les deux suppléants peuvent prendre part à la désignation ;

  • s'il n'existe qu'un seul suppléant pour les deux fonctions distinctes, il ne dispose que d'une voix.

Le mode de scrutin :

Selon le cas :

  • Il résulte d'un accord unanime de la totalité des élus du collège électoral, de sorte qu'il peut s'agir d'un scrutin majoritaire uninominal à un seul tour ; faute d'accord unanime, il est fait usage et application du scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

  • Il résulte d'un accord unanime de la totalité des élus du collège électoral de sorte qu'il peut s'agir d'un scrutin majoritaire uninominal à un seul tour. À cet égard, les dispositions de [la convention collective de [indiquer] / l'accord collectif de [indiquer] / le protocole d'accord préélectoral du [indiquer]] recommandent de faire application du mode de scrutin suivant : [indiquer]. Faute d'accord unanime, il est fait usage et application du scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Les conditions du vote :

  • à bulletin secret ;

  • fourniture du matériel de vote par [l'entreprise/l'association] ;

  • éventuellement : [la convention collective de [indiquer] / l'accord collectif de [indiquer] / le protocole d'accord préélectoral du [indiquer]] recommande l'usage du vote par correspondance dans les conditions suivantes : [indiquer] ; de même, [la convention collective de [indiquer] / l'accord collectif de [indiquer] / le protocole d'accord préélectoral du [indiquer]] recommande l'usage du vote électronique dans les conditions suivantes : [indiquer].

Les candidatures :

Selon le cas :

  • Il revient au seul collège de désignation de fixer les règles de présentation et de dépôt des candidatures.

  • Il revient au seul collège de désignation de fixer les règles de présentation et de dépôt des candidatures. Néanmoins, les dispositions de [la convention collective de [indiquer] / l'accord collectif de [indiquer] / le protocole d'accord préélectoral du [indiquer]] recommandent de traiter les candidatures des personnes souhaitant être désignées en tant que membre de la délégation du personnel au CHSCT dans les conditions suivantes : [indiquer].

Participation des élus au vote de désignation :

Selon le cas :

  • Le temps passé à la désignation ne s'impute pas sur le crédit d'heures dont bénéficient les élus titulaires constituant le collège électoral. Ce temps est payé et décompté comme temps de travail effectif pour tous les élus.

  • [La convention collective de [indiquer] / L'accord collectif de [indiquer] / Le protocole d'accord préélectoral du [indiquer]] prévoit les règles suivantes relatives aux conditions de participation des élus au vote de désignation : [indiquer].

Formalisation de l'élection des membres de la délégation du personnel au CHSCT :

L'élection donne lieu à formalisation sous forme de procès-verbal.

Selon le cas :

  • Ce procès-verbal est rédigé en deux exemplaires originaux et est signé par un secrétaire de séance désigné par accord unanime des élus composant le collège électoral. Il est ensuite remis à l'employeur pour transmission à l'inspecteur du travail.

  • Suivant les dispositions de [la convention collective de [indiquer] / l'accord collectif de [indiquer] / le protocole d'accord préélectoral du [indiquer]], le procès-verbal est rédigé en [x] exemplaires originaux et est signé par un secrétaire de séance désigné dans les conditions suivantes : [indiquer].

Éventuellement :

Des règles spécifiques concernant les points suivants : [indiquer] sont déterminées par [la convention collective de [indiquer] / l'accord collectif de [indiquer] / le protocole d'accord préélectoral du [indiquer]] dont les extraits sont reproduits ci-après.

Note d'information aux membres du collège électoral à la mise en place du CHSCT en PDF

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