Modèle de lettre :Convocation des membres du collège électoral (renouvellement des mandats du CHSCT)

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Important :

• L'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017, qui porte réforme du Code du travail, opère une fusion des instances représentatives du personnel (IRP) (DP,CE et comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT)) en un comité social et économique (CSE). Les entreprises de plus de 11 salariés avaient l'obligation de mettre en place leur CSE au plus tard le 1er janvier 2020.
• Les attributions du CSE se veulent être les mêmes que celles des anciennes IRP. Pour le remplacer le CHSCT, une commission santé, sécurité et conditions de travail (articles L. 2315-36 et suivants du Code du travail) doit être créée au sein du CSE. C'est obligatoire dans les entreprises de plus de 300 salariés, et en dessous de ce seuil dans les établissements à risque ou lorsque l'inspection du travail l'exige.

À noter : le nombre de mandats successifs au sein du CSE est limité à 3 dans les entreprises d'au moins 50 salariés. Pour les entreprises de moins de 50 salariés, le nombre de mandat n'est pas limité. S'agissant des entreprises ayant un effectif compris entre 50 et 300 salariés, les partenaires sociaux sont autorisés à réduire ou augmenter le nombre de mandats successifs autorisés via le protocole d'accord préélectoral. Cette mesure s'applique aux protocoles d'accords préélectoraux conclus à partir du 1^er janvier 2019. Tout protocole conclu à ce titre ne vaudra que pour l'élection pour laquelle il est conclu (décret n° 2018-920 du 26 octobre 2018).

Avant la réforme :

Suite au décret n° 2016-868 du 29 juin 2016 relatif aux modalités de consultation des institutions représentatives du personnel, le mandat des membres du CHSCT était renouvelable et pouvait être aligné sur celui des membres élus du CE les ayant désignés.

Leur mandat pouvait être prolongé par accord unanime des membres élus du CE nouvellement élu, après la fin du mandat des membres du CE les ayant désignés, et jusqu'à la désignation d'une nouvelle délégation du personnel au CHSCT. Cette prolongation était toutefois limitée à 6 mois après la fin des mandats.

Cette prolongation, qui s'opérait comme une nouvelle désignation, était opérée conformément aux exigences de l'article L. 4613-1 du Code du travail et à l'identique de la procédure de première mise en place de la délégation du personnel au CHSCT, à savoir :

• réunion d'un collège électoral de désignation comprenant tous les membres élus du comité d'entreprise (ou d'établissement) ainsi que les délégués du personnel ;
• organisation d'un scrutin au sein de ce collège ;
• choix des membres de la délégation du personnel découlant des résultats du scrutin.

Pour que le collège électoral puisse se réunir, il devait être convié préalablement. Cette obligation pesait sur l'employeur, lequel devait donc convoquer :

• chaque élu individuellement et personnellement (tous les membres du comité d'entreprise ou d'établissement ainsi que tous les délégués du personnel) ;
• par voie de notification écrite et papier (courrier éventuellement confirmé par mail).

Attention, cette obligation de convocation de l'ensemble des élus (titulaires comme suppléants) à la réunion du collège électoral était de respect impératif, faute de quoi l'employeur pouvait être soumis à des sanctions y compris pénales (délit d'entrave de l'article L. 4742-1 du Code du travail qui prévoit une sanction sous forme d'emprisonnement d'une durée de 1 an et d'amende d'un montant de 3 750 €). Par ailleurs, son omission entrainait la nullité de la future élection des membres du CHSCT.

Notice : Convocation des membres du collège électoral (renouvellement des mandats du CHSCT)

La convocation de l'ensemble des élus à la réunion du collège électoral en charge du renouvellement des mandats de la délégation du personnel au sein du CHSCT était organisée de la sorte :

• modalités : convocation écrite notifiée sous forme de courrier en recommandé avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge ;
• contenu minimum : indication des motifs et objet de la convocation et des lieu et date de la réunion du collège de désignation ;
• délai : envoi opéré dans les jours suivant l'expiration des mandats de la précédente délégation du personnel au CHSCT, étant entendu que l'employeur disposait d'un délai de 15 jours courant à dater de cette expiration pour convoquer le collège et lui faire tenir sa réunion de désignation.

Attention, l'employeur ne pouvait pas organiser le renouvellement des mandats des membres de la délégation du personnel au CHSCT avant leur expiration. La réunion et le vote du collège électoral ne pouvaient donc avoir lieu que postérieurement à la fin effective des mandats qu'il s'agissait de renouveler.