Modèle de lettre :Information aux salariés utilisant le vote électronique au premier tour de l'élection de la DUP

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Important : l'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 portant réforme du Code du travail a opéré une fusion des instances représentatives du personnel (IRP) : les délégués du personnel (DP), le comité d'entreprise (CE), la délégation unique du personnel (DUP) et le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) sont réunis en un comité social et économique (CSE). Les entreprises d'au moins 11 salariés avaient l'obligation de mettre en place leur CSE au plus tard le 1er janvier 2020.

En plus de subordonner la mise en œuvre du vote électronique, lors de l'élection des membres de la délégation du personnel du CSE, à la conclusion d'un accord collectif avec des organisations syndicales représentatives, le Code du travail, avec son article R2314-12, met à la charge de l'employeur, entreprise ou association, une obligation d'avoir à informer les salariés votant électroniquement sur les modalités et spécificités de ce type de vote.

Bon à savoir : la loi Travail du 8 août 2016 a facilité le recours au vote électronique en prévoyant qu'à défaut d'accord d'entreprise ou de groupe, le vote électronique peut avoir lieu « si l'employeur le décide » (article R. 2314-5 du Code du travail, issu du décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017). Une tentative loyale de négociation doit cependant avoir eu lieu (Cass. soc., 13 janvier 2021, n° 19-23.533).

Le principe posé est que chaque salarié votant de cette façon doit disposer d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales intégrant le vote électronique.

Faute de précision dans le Code du travail, il revient à l'accord collectif précité de préciser le détail de cette information spécifique (éventuellement en lien avec le protocole d'accord préélectoral), détail qu'une convention collective applicable peut également comporter.

Compte tenu du caractère impératif des dispositions conventionnelles, l'employeur est tenu de les respecter, tout manquement pouvant, au minimum, entraîner une annulation des élections et l'obligation pour lui de reprendre tout le processus électoral.

Notice : Information aux salariés utilisant le vote électronique au premier tour de l'élection de la DUP

Pour des raisons de preuve et de traçabilité, l'employeur doit envoyer la notice d'information dans une enveloppe postée en recommandé avec accusé de réception et notifiée à chaque salarié votant électroniquement, sans qu'aucune personne ayant choisi cette option ne soit oubliée.

La notice d'information détaille et précise à l'électeur destinataire les modalités spécifiques de ce type de vote et, au minimum, mentionne :

• le mode opératoire du vote électronique (le « comment faire ? ») ;
• la date du premier tour de scrutin ;
• les codes personnels et confidentiels permettant l'accès au système électronique de vote et la possibilité de voter. Attention, le vote doit rester personnel: un salarié ne peut pas voter à la place d'un autre, même si les clés de vote lui ont été confiées par son titulaire (Cour de cassation, chambre sociale, 3 octobre 2018, pourvoi n° 17-29.022).