Base de données unique

Le comité d'entreprise doit être informé des grandes orientations stratégiques de la société. Pour ce faire, l'employeur doit créer une base de données unique.

Définition et utilités de cette base de données unique des entreprises.

Qu'est-ce que la base de données unique ?

Les articles L. 2312-18,  L. 2312-36 et L. 2312-21 du Code du travail définissent la base de données unique. C'est une base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) concernant l'entreprise. Elle est créée et mise à jour par l'employeur.

Elle doit traiter notamment les domaines suivants :

• l'emploi, l'évolution et la répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel ;
• la formation professionnelle, l'évolution professionnelle et les conditions de travail ;
• l'investissement matériel et immatériel ;
• l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise ;
• pour certaines entreprises, l'information en matière environnementale ;
• les fonds propres et l'endettement ;
• l'ensemble des éléments de la rémunération des salariés et des dirigeants, la rémunération des financeurs ;
• les activités sociales et culturelles, les aides publiques et les crédits d'impôts ;
• la sous-traitance, les transferts financiers entre les entités du groupe auquel appartient l'entreprise ;
• les conséquences environnementales de l'activité de l'entreprise.

Ces informations doivent concerner les deux années précédentes et l'année en cours. Elles doivent intégrer des perspectives sur les trois années suivantes.

Selon le ministère du travail, la base de données unique ne doit pas contenir le plan de sauvegarde de l'emploi mis en œuvre en cas de licenciements collectifs et transmis au comité d'entreprise (aujourd'hui intégré au CSE) de manière ponctuelle (circulaire DGT/1 2014 du 18 mars 2014).

Le détail de ces informations peut varier selon que l'entreprise compte plus ou moins de 300 salariés. Il est déterminé notamment par les articles R. 2312-7 et suivants du Code du travail.

Des accords collectifs entre représentants des entreprises et représentants des salariés, peuvent prévoir une information plus détaillée ou plus étendue du comité social et économique.

Base de données en communication aux représentants des salariés

La base de données unique doit être régulièrement mise à jour par l'employeur. Elle doit être mise à disposition et accessible en permanence pour :

• les membres de la délégation du personnel du comité social et économique  ;
• les membres de la délégation du personnel du comité social et économique central d'entreprise ;
• les délégués syndicaux.

Ces personnes sont tenues à une obligation de discrétion concernant les informations que l'employeur présente comme étant confidentielles.

Un accord d'entreprise ou, en l'absence de délégué syndical, un accord entre l'employeur et le comité social et économique, définit les modalités de fonctionnement de la base de données économiques et sociales, notamment les droits d'accès et le niveau de mise en place de la base dans les entreprises comportant des établissements distincts, son support, ses modalités de consultation et d'utilisation.

Consultation du comité social et économique

La mise à disposition de la base de données unique doit permettre au CSE de se prononcer sur les orientations stratégiques de l'entreprise et sur leurs conséquences sur l'activité, l'emploi, l'évolution des métiers et des compétences, l'organisation du travail, à l'intérim, à des contrats temporaires et à des stages (articles L. 2323-17 et L. 2312-24 du Code du travail). Cette consultation s'ajoute aux autres consultations déjà existantes, elle ne les remplace pas.

Le comité social et économique doit émettre un avis sur les orientations qui lui sont présentées. Il peut proposer des orientations alternatives.

L'avis du comité d'entreprise doit être transmis à l'organe chargé de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise. Cet organe doit communiquer sa réponse argumentée au comité d'entreprise. Ce dernier peut formuler à son tour une réponse.

Recours à une expertise

Pour l'examen des orientations stratégiques de l'entreprise, le comité d'entreprise peut se faire assister par l'expert-comptable de son choix :

• Sauf accord entre l'employeur et le CSE, le comité social et économique doit contribuer au coût de cette expertise à hauteur de 20 %.
• Cette somme doit être prise sur le budget de fonctionnement du comité social et économique. 

Quelles entreprises sont concernées par la base de données unique ?

La base de données unique est obligatoire depuis juin 2014 pour les entreprises de plus de 300 salariés. Elle n'a du être mise en place qu'à partir de juin 2015 pour les entreprises de moins de 300 salariés.

Aujourd'hui, la mise en place de la BDESE est obligatoire pour les entreprises qui emploient au moins 50 salariés. Dans les entreprises dotées d'un comité social et économique central, la base de données comporte les informations que l'employeur met à disposition de ce comité et des comités d'établissement.

Les groupes d'entreprises ne sont pas tenus de créer une base de données unique spécifique au groupe. Si cette base est néanmoins mise en place, elle s'ajoute alors aux bases de données propres à chacune des entreprises du groupe.

L'entreprise étant tenue de créer une base de données unique et de la rendre accessible aux représentants des salariés, elle commet le délit d'entrave si elle ne le fait pas.

Pour aller plus loin :

• Pour tout savoir sur le comité d'entreprise, rendez-vous sur notre page dédiée.
• Le CHSCT joue un rôle important concernant l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail.
• Le délégué du personnel sert d'intermédiaire entre l'employeur et le salarié qui a des revendications à exprimer.