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Un référentiel de compétences est un document qui répertorie toutes les compétences présentes au sein d’une entreprise, afin de les lier aux métiers correspondants. Un outil stratégique pour les dirigeants d’organisations.
Référentiel de compétences : le contenu
Une revue de l’ensemble des compétences de l’entreprise
Le référentiel de compétences est une cartographie détaillée des métiers, activités ou missions présents dans l’entreprise, ainsi que des compétences et des niveaux de responsabilités de chacun, en termes de :
- savoir-faire (compétences) ;
- savoir (connaissances) ;
- savoir-être (comportement) ;
- aptitudes pédagogiques (tutorat, formation interne…) ;
- compétences en management ;
- compétence « rare » ou menacée ;
- capacité d’adaptation aux évolutions ;
- aptitude à la polyvalence ;
- etc.
Une mise en place toujours conseillée
Le référentiel de compétences est de mise dans toutes les entreprises, de tous secteurs et de toutes tailles. Toutefois, il s’impose d’autant plus dans les grandes organisations, aux arborescences les plus complexes.
Son objectif : accéder à une visibilité optimale de l’état des ressources humaines à un instant T.
Objectifs divers du référentiel de compétences
Le référentiel de compétences est un document utile pour l’entreprise, à des échéances très diverses.
À court terme
Le référentiel de compétences permet d’articuler analyse des emplois et étude du potentiel humain de l’organisation. Il permet d’évaluer le besoin de compétences nécessaires à la bonne marche au quotidien de l’entreprise et à sa performance.
Les enjeux à la clé sont les suivants :
- mettre en évidence les emplois « clés » et les emplois « sensibles » ;
- mieux répartir : les effectifs dans les équipes, les niveaux hiérarchiques, les classifications et rémunérations, les niveaux d’expertise, les classes d’âge...
À moyen terme
Il précise l’ensemble des compétences requises pour que l’organisation puisse faire face aux évolutions du contexte socioéconomique.
Les enjeux à la clé :
- visualiser les passerelles possibles entre les différents métiers ;
- anticiper les besoins en formation (afin de favoriser la mobilité interne des collaborateurs) ;
- mieux adapter les recrutements.
En ce sens, le référentiel de compétences est l’outil phare de la « gestion prévisionnelle des emplois et des compétences » (GPEC), qui constitue une obligation de négociation triennale visant à éviter les restructurations brutales.
À long terme
L’élaboration d’un référentiel des compétences est un outil stratégique dans l’organisation d’une entreprise. Il permet d’aligner la politique RH sur la stratégie commerciale de la société.
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Référentiel de compétences : les utilisateurs
Les différents utilisateurs du référentiel de compétence sont :
- le directeur des ressources humaines ;
- le responsable des emplois et/ou de la gestion des carrières ;
- le responsable de formation ;
- les managers ;
- les partenaires sociaux.
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Élaboration du référentiel de compétences
Phase 1 : identifier les compétences
Les fiches emploi doivent comprendre la finalité de l’emploi et les missions (principale et annexe) exercées, ainsi que les connaissances, savoir-faire et savoir-être comportementaux requis.
Phase 2 : hiérarchiser les compétences
Il s’agit de classer les activités par ordre d’importance ou de process.
Bon à savoir : on peut aussi préciser pour chaque métier le degré de maîtrise de compétences attendu. Une échelle qui permettra de mieux mesurer l’écart entre le niveau requis et celui détenu par le titulaire du poste. Avec pour objectif de mettre en place des solutions correctives.
Phase 3 : rédiger clairement
Le référentiel doit être synthétique, descriptif et modulable, afin de pouvoir être compris du plus grand nombre et adapté en fonction des évolutions stratégiques de l’entreprise :
- utiliser un verbe en début de phrase afin de décrire chaque activité et finalité ;
- pour les activités dominantes, opter pour des verbes d’action tels que : établir, réaliser, analyser, élaborer…
- pour les finalités, préférer des verbes de responsabilité : parvenir à, concevoir, coordonner, assurer, contribuer à…
Bon à savoir : pour que les utilisateurs puissent pleinement s’approprier ce référentiel, ils doivent être associés à son élaboration. Constituer des groupes métiers pour mener à bien les différentes étapes listées ci-dessus est donc fortement conseillé, en sus d’être un soutien pratique évident.