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Si vous êtes salarié, vous pouvez être amené à engager des frais lorsque vous êtes en déplacement pour les besoins votre activité professionnelle.
Votre employeur est tenu de vous rembourser ces frais professionnels dès lors qu'ils sont engagés dans l’intérêt de l’entreprise.
Si le fait d’engager ces sommes rend difficile la gestion de votre budget personnel, vous pouvez demander à votre employeur une avance sur frais de déplacement.
Voici comment demander une avance sur frais de déplacement.
1. Vérifiez si votre employeur est tenu de vous accorder une avance sur frais de déplacement
En principe, rien n’oblige votre employeur à vous accorder une avance de frais. Il faut alors vous en remettre à sa bonne volonté.
Par exception, l’employeur peut être tenu de verser une avance de frais. C’est le cas dans les situations suivantes :
- si la convention collective qui couvre l’entreprise le prévoit ;
- si l’employeur a conclu un accord d’entreprise le prévoyant ;
- si c’est l’usage dans l’entreprise : c’est-à-dire que l’avance de frais est faite de façon constante pour tous les salariés et ce depuis plusieurs années.
Prenez connaissance des conventions, accords et usages de votre entreprise pour savoir s’ils prévoient l’avance des frais de déplacement.
Ceci est simple pour les conventions et accords collectifs applicables à l’entreprise : l’employeur est tenu de les mettre à votre disposition. Pour les trouver, consultez les panneaux d’affichage dans votre entreprise. En effet, un avis doit y figurer pour préciser où et comment consulter ces accords.
En revanche, l’usage est une simple pratique de l’entreprise. Vous devez discuter avec vos représentants du personnel ou avec les autres salariés pour savoir si l’employeur accorde habituellement des avances de frais de déplacement.
2. Évaluez vos dépenses pour demander une avance sur frais de déplacement
Pour avoir plus de chances d’obtenir l’accord de votre employeur, déterminez un système d’avance de frais et des montants en cohérence avec les frais que vous engagez.
Si vous engagez régulièrement des frais, calculez une avance mensuelle raisonnable
Si vous engagez des frais régulièrement, vous pouvez envisager un système d'avance par lequel votre employeur vous verse une avance de frais au début de chaque mois.
À l'issue de chaque mois écoulé, votre employeur régularisera votre paie en tenant compte des dépenses que vous avez réellement engagées durant ce mois.
Vous devez estimer un montant raisonnable pour cette avance. Pour cela, calculez la somme que vous avez dû engager pendant les 12 derniers mois au titre des frais de déplacement.
À noter : si vous avez moins d’un an d’ancienneté, prenez en compte les sommes engagées depuis votre arrivée dans l’entreprise.
Tenez seulement compte des frais que vous engagez de façon régulière : frais de transport, frais de nourriture, frais d’hôtel, etc.
Calculez ensuite une moyenne mensuelle des frais engagés.
Exemple : si vous avez engagé 3 600 € sur 12 mois, votre moyenne mensuelle est de 300 €.
À partir de cette moyenne mensuelle, retenez un pourcentage de ce montant pour déterminer une avance de frais mensuelle.
Si les montants que vous engagez varient beaucoup d’un mois sur l’autre, choisissez un pourcentage bas (par exemple 30 % de votre moyenne mensuelle). Si en revanche les montants engagés sont stables d’un mois sur l’autre, vous pouvez choisir un pourcentage plus élevé (par exemple 75 % de votre moyenne mensuelle).
Conseil : si le montant des frais que vous engagez est très élevé ou s'il représente une grande partie de votre salaire, mieux vaut demander une avance permanente de frais de déplacement. Avec ce système, l’employeur vous verse une seule fois une avance de frais correspondant à un mois de frais de déplacement, que vous conservez pendant toute la durée de votre contrat de travail. Ensuite, l'employeur vous remboursera les dépenses des mois suivants sans récupérer cette avance : l'objectif est que vous la conserviez. Cette avance vous permet de ne pas engager votre salaire du mois dans l’attente du prochain remboursement de frais. Ce n’est qu’à la fin de votre contrat de travail que l’employeur récupère cette somme.
Si vous engagez occasionnellement des frais, retenez un système d’avance ponctuelle
Si vous n’engagez des frais que de façon occasionnelle, un système d’avance ponctuelle permet à votre employeur de vous accorder une avance de temps en temps en fonction de l'estimation des frais à engager.
3. Faites votre demande d’avance sur frais de déplacement
Si vous avez de bonnes relations avec votre employeur, demandez-lui un entretien. Autrement, envoyez-lui une lettre recommandée avec accusé de réception.
Conseil : gardez une copie de cette lettre.
Quelle que soit la forme choisie, incluez les étapes suivantes :
- rappelez-lui son obligation, si elle existe (convention collective, accord d’entreprise ou usage) ;
- expliquez-lui les difficultés financières que vous cause le fait d’avancer les frais pour l’entreprise ;
- faites-lui une proposition d’avance.
Cas 1 : votre employeur refuse l’avance de frais de déplacement alors qu’il y est tenu
Si une convention collective, un accord d’entreprise ou un usage oblige votre employeur à vous verser une avance de frais, voici la marche à suivre pour l’obtenir.
Demandez l’aide de l’inspecteur du travail
L’inspecteur du travail est chargé de veiller à l’application des conventions et accords collectifs (Code du travail, article L. 8112-1). Il peut dialoguer avec votre employeur.
Bon à savoir : consultez les panneaux d’affichage de votre entreprise : vous y trouverez ses coordonnées.
En dernier recours, saisissez le conseil de prud’hommes
Vous êtes en droit de demander l’application de l’avance sur frais devant le conseil de prud’hommes (Code du travail, article L. 2262-12).
Adressez-vous au conseil de prud’hommes de votre lieu de travail ou du siège social de votre entreprise (si vous travaillez à domicile ou en dehors d’un établissement, contactez le conseil de votre domicile).
Conseil : rendez-vous sur le site du ministère de la Justice pour trouver le conseil de prud’hommes compétent.
Préparez votre requête. Sur papier libre, indiquez les mentions suivantes :
- vos coordonnées et celles de votre employeur ;
- votre volonté d’engager une procédure devant le bureau de conciliation et d’orientation ;
- l’objet de votre demande (obtenir l’application du texte ou de l’usage vous octroyant une avance de frais) ;
- un exposé sommaire des motifs de votre demande, en précisant les montants que vous souhaitez obtenir ;
- la date à laquelle vous écrivez la lettre et votre signature.
Joignez à votre requête les pièces qui appuient votre demande : le texte de la convention (ou de l’accord) prévoyant l’avance de frais ou tout document permettant de prouver l’existence d’un usage. Vous devez également établir une liste de ces pièces sur papier libre : c’est le bordereau récapitulatif.
Bon à savoir : ajoutez à votre requête un autre exemplaire de votre lettre et du bordereau récapitulatif : ils seront transmis à votre employeur avec sa convocation devant le conseil de prud’hommes.
Enfin, adressez l’ensemble de ces documents au greffe par courrier recommandé avec accusé de réception ou bien déposez-les au greffe en mains propres.
Cas 2 : votre employeur refuse l’avance de frais de déplacement alors qu’il n'y est pas tenu
Si votre employeur n’a pas l’obligation d’accepter votre demande, vous pouvez négocier avec lui une autre façon de limiter vos problèmes de budget.
Proposez une prise en charge directe des frais de déplacement par l’employeur
Demandez à votre employeur qu’il prenne directement en charge tout ou partie de vos frais.
Exemple : si vous devez aller à l’hôtel, l’employeur paie la chambre en amont, si vous devez prendre le train, c’est l’employeur qui achète vos billets, etc.
Bon à savoir : pour les déplacements en voiture, l’employeur peut vous remettre une « carte carburant » : les frais d’essence ne transitent alors plus par votre compte.
Proposez la mise en place de cartes bancaires à débit différé
Suggérez à votre employeur de se rapprocher d’une banque pour qu’il vous fournisse une carte bancaire à débit différé pour le paiement des frais de déplacement. Avec ce système, l’employeur vous fournit une carte bancaire liée à votre compte bancaire personnel, mais les sommes que vous dépensez sont prélevées sur votre compte à une date ultérieure, par exemple à la fin du mois.
Bon à savoir : ce système a l’avantage d’être peu coûteux pour l’employeur et n’a aucune conséquence sur le bulletin de paie. Mettez en avant ces arguments.
Demandez un acompte sur votre salaire
Si l’employeur se refuse entièrement à modifier la gestion des frais de déplacement dans l’entreprise, vous pouvez demander à percevoir un acompte sur salaire.
Cela vous permet de toucher avant la fin du mois le salaire des jours pendant lesquels vous avez déjà travaillé.
Exemple : vous pouvez demander que le 16 de chaque mois votre employeur vous verse votre salaire pour les jours déjà travaillés pendant le mois. Votre employeur déduira cet acompte au moment de vous verser votre paie à la fin du mois.
Bon à savoir : l’employeur est obligé vous verser votre acompte sur salaire.