Formulaire :Mise en place d'un dispositif de surveillance des salariés à l'ordre du jour de réunion du CSE (ex-CE de la DUP)

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Important : l'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 portant réforme du Code du travail a opéré une fusion des instances représentatives du personnel (IRP) : les délégués du personnel (DP), le comité d'entreprise (CE), la délégation unique du personnel (DUP) et le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) sont réunis en un comité social et économique (CSE). Les entreprises d'au moins 11 salariés avaient l'obligation de mettre en place leur CSE au plus tard le 1er janvier 2020.

L'ancien article L2323-32 du Code du travail imposait à tout employeur, entreprise ou à association, l'organisation d'une consultation (pour avis) du comité d'entreprise de la délégation unique du personnel (CE de la DUP) préalablement à toute mise en place – ou modification – d'un système de contrôle de l'activité des salariés.

Cette obligation a été reprise à compter du 1^er janvier 2018 concernant le Comité social et économique à l'article L. 2312-38 du Code du travail.

Ne sont concernés que les seuls matériels et/ ou dispositifs technologiques spécialement affectés à la surveillance des salariés au travail (caméras, système de traitement et enregistrement d'images, de paroles ou conversations téléphoniques, badges, biométrie, géolocalisation etc.).

L'employeur est tenu de :

• informer le CSE quant aux tenants et aboutissants de la mise en place ou modification du dispositif ;
• consulter le CSE en vue de l'obtention d'un avis motivé ;
• prendre acte d'éventuelles propositions du CSE en la matière.

La consultation a lieu lors d'une réunion plénière du CSE avant toute mise en place opérationnelle ou modification effective du système de surveillance :

• si la consultation a lieu en réunion ordinaire : réunion habituelle au sein de la réunion ordinaire du CSE ;
• si la consultation a lieu en réunion extraordinaire : réunion spéciale du CSE en dehors et en plus de la réunion ordinaire ;
• en pratique :
  • convocation écrite ;
  • inscription du thème de consultation à l'ordre du jour ;
  • transmission d'informations écrites ;
  • tenue d'une réunion plénière ;
  • débat et émission d'un avis motivé adopté par voie de vote des élus titulaires à l'issue du débat.

La consultation du CSE n'est pas la seule formalité à accomplir : l'employeur doit également inscrire le fichier sur le registre des traitements si le dispositif de contrôle donne lieu à mise en œuvre d'un traitement automatisé de données personnelles (à noter que depuis l'entrée en vigueur du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) le 25 mai 2018, les formalités de déclaration à la CNIL sont supprimées: désormais le fichier doit être inscrit au registre des traitements de l'entreprise).

La consultation du CSE par l'employeur avant toute introduction ou modification du dispositif technique et/ ou technologique de contrôle de l'activité des salariés est obligatoire. Le défaut d'observation de cette obligation légale expose l'employeur à des sanctions pénales, civiles et financières.

Notice : Mise en place d'un dispositif de surveillance des salariés à l'ordre du jour de réunion du CSE (ex-CE de la DUP)

L'ordre du jour de la réunion du CSE concernant la mise en place d'un dispositif de contrôle des salariés de l'entreprise obéit au formalisme suivant :

• formalisation : écrit impératif ;
• auteurs et signataires conjoints : employeur (ou son représentant), en sa qualité de Président du CSE, et Secrétaire du CSE ;
• contenu : récapitulatif précis et exhaustif de tous les points, questions et thèmes à aborder en séance en indiquant l'ordre de leur présentation et leur traitement en réunion ;
• transmission :
  • responsabilité : initiative de l'employeur ou de son représentant ;
  • mode : avec et par le courrier de convocation à la réunion plénière de CSE ;
  • modalités de notification : courrier en recommandé avec accusé de réception ou remis en main propre contre décharge ; mail avec dispositif d'authentification de la lecture ;
  • délai : au minimum 3 jours civils (72 heures) avant le début de la réunion ;
• destinataires : tous les membres du CSE dont les élus (titulaires et suppléants).

En outre, l'employeur est tenu de fournir des informations précises et écrites, à savoir tous les éléments nécessaires à la compréhension du projet d'introduction ou de modification d'un dispositif technique et/ou technologique de contrôle de l'activité des salariés dont au minimum des précisions sur :

• l'outil technologique lui-même (nature, caractéristiques, performances) ;
• les modalités et processus d'utilisation de l'outil technologique ;
• la finalité et la portée de l'utilisation de l'outil technologique ;
• les modalités d'information des salariés concernés par le contrôle ;
• l'impact et les effets du contrôle sur et pour les salariés.

La rédaction et la transmission d'un ordre du jour sont des obligations dont le respect est impératif. à défaut, l'employeur s'expose à des sanctions dont :

• l'annulation de la réunion et de tous les avis, délibérations et décisions ayant pu être formulés et/ou pris par le CSE en cours de séance ;
• des poursuites pénales au titre du délit d'entrave.