Formulaire :Consultation du CSE (ex-CE de la DUP) en vue de la mise en place d'une base de données économiques, sociales et environn

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Important : l'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 portant réforme du Code du travail a opéré une fusion des instances représentatives du personnel (IRP) : les délégués du personnel (DP), le comité d'entreprise (CE), la délégation unique du personnel (DUP) et le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) sont réunis en un comité social et économique (CSE). Les entreprises d'au moins 11 salariés avaient l'obligation de mettre en place leur CSE au plus tard le 1er janvier 2020.

Lorsque l'employeur (entreprise ou association) met en place – en application des dispositions des articles L. 2323-7-2 et R. 2323-1-7 et de l'article L. 2312-18 du Code du travail – une base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE), l'organisation et le fonctionnement de cette base de données sont fixés par un accord d'entreprise ou, en l'absence de délégué syndical, un accord entre l'employeur et le comité social et économique, adopté à la majorité des membres titulaires de la délégation du personnel du comité (article L2312-21 du Code du travail).

Une base de données économiques,sociales et environnementales est un système de stockage dans lequel sont notamment numérisés et mis en ligne :

• les rapports, bilans, récapitulatifs, informations écrites, etc., habituellement rédigés et adressés au CSE à échéance régulière et répétée ;
• les informations écrites spécifiquement liées à des consultations du CE répétées régulièrement et/ou effectuées selon un rythme régulier.

Depuis le 1er mai 2019, la BDESE comporte également les indicateurs relatifs aux écarts de rémunération entre les femmes et les hommes et aux actions mises en œuvre pour les supprimer (article R. 2312-7 du Code du travail tel qu'issu du décret n° 2019-382 du 29 avril 2019).

Bon à savoir : les modalités de consultation et d'utilisation de la BDESE sont fixées, soit par accord majoritaire, soit par accord entre l'employeur et le comité social et économique. En l'absence d'accord, la BDESE doit être accessible en permanence aux élus. La condition d'accessibilité permanente est remplie lorsque la base de données est accessible pendant les heures de travail, ou sur support papier par courrier ou fax sur demande (Cass. soc., 25 septembre 2019, n° 18-15.504).

La consultation du CSE a lieu lors d'une réunion plénière  :

• si la consultation a lieu en réunion ordinaire : réunion habituelle du CSE ;
• si la consultation a lieu en réunion extraordinaire : réunion spéciale du seul CE en dehors et en plus de la réunion ordinaire ;
• en pratique :
  • convocation écrite ;
  • inscription du thème de consultation à l'ordre du jour ;
  • transmission d'informations écrites ;
  • tenue d'une réunion plénière ;
  • débat et émission d'un avis motivé adopté par voie de vote des élus titulaires à l'issue du débat.

Notice : Consultation du CSE (ex-CE de la DUP) en vue de la mise en place d'une base de données économiques, sociales et environn

La consultation du CSE - relative à la mise en place à venir d'une BDESE au sein de l'entreprise ou de l'association - s'insère au sein d'une procédure qui implique le respect, par l'employeur, d'un double formalisme, formalisme auquel il est procédé en amont de la réunion de consultation :

• rédaction d'un ordre du jour en collaboration avec le Secrétaire du CSE  ;
• rédaction d'un descriptif écrit du système informatique et numérique que représente une BDESE.

L'ordre du jour de la réunion du CSE concernant la mise en place, le contenu, les modalités de fonctionnement et d'accès d'une BDESE obéit au formalisme suivant :

• formalisation : écrit impératif ;
• auteurs et signataires conjoints : employeur (ou son représentant), en sa qualité de Président du CSE, et Secrétaire du CSE ;
• contenu : récapitulatif précis et exhaustif de tous les points, questions et thèmes à aborder en séance en indiquant l'ordre de leur présentation et leur traitement en réunion ;
• transmission :
  • responsabilité : initiative de l'employeur ou de son représentant ;
  • mode : avec et par le courrier de convocation à la réunion plénière du CSE ;
  • modalités de notification : courrier en recommandé avec accusé de réception ou remis en main propre contre décharge ; mail avec dispositif d'authentification de la lecture ;
  • délai : au minimum 3 jours civils (72 heures) avant le début de la réunion ;
• destinataires : tous les membres du CSE dont les élus (titulaires et suppléants).

Les informations suivantes doivent obligatoirement figurer dans l'ordre du jour :

• auteur : employeur ou son représentant ;
• destinataires : tous les membres du CSE dont les élus (titulaires et suppléants) ;
• contenu : descriptif détaillé de la BDESE en tant que système informatique et numérique dont notamment :
  • caractéristiques techniques ;
  • modalités de fonctionnement ;
  • conditions d'accès et de connexion ;
  • contenus stockés et mis en ligne ;
  • mises à jour.

La rédaction et la transmission d'un ordre du jour sont des obligations dont le respect est impératif. à défaut, l'employeur s'expose à des sanctions dont :

• l'annulation de la réunion et de toutes/tous les délibérations et/ou avis et/ou décisions ayant pu être formulés et/ou pris par le CSE en cours de séance ;
• des poursuites pénales au titre du délit d'entrave (article L. 2317-1 du Code du travail).