Formulaire :Consultation du CE de la DUP concernant la période de prise des congés

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Dans le cadre de la délégation unique du personnel (DUP), le comité d'entreprise (CE) demeure autonome par rapport aux délégués du personnel (DP) - et réciproquement - ainsi que le prévoit l'article L2326-3 du Code du travail.

De cette absence de fusion résulte une conséquence majeure pour le fonctionnement du CE de la DUP car sont applicables - et opposables à l’employeur - les dispositions de l'article L3141-13 du Code du travail relatives à l'information et la consultation du CE en cas de détermination patronale de la période de prise des congés payés (CP) pour l’année en cours.

La période pendant laquelle les salariés peuvent prendre leurs congés payés annuels (CP) est normalement fixée par la convention collective applicable à l’employeur. En l’absence de convention applicable ou en l’absence de dispositions conventionnelles sur cette période de CP, il revient à l’employeur de la fixer lui-même. Cette prérogative patronale s’exerce conformément aux usages en vigueur et après consultation du CE, sachant toutefois que :

• la période de prise des CP comprend obligatoirement la période allant du 1^er mai au 31 octobre de chaque année civile ;
• seul le congé principal (minimum de 12 jours ouvrables de suite - maximum de 24 jours ouvrables de suite) doit être pris dans la période précitée.

L'employeur est tenu d'obtenir un avis motivé du CE de la DUP sur son projet de fixation/détermination de la période de prise des CP lors d'une réunion plénière du seul CE de la DUP(à l'exclusion des DP) :

• si la consultation a lieu en réunion ordinaire : réunion habituelle au sein de la réunion mensuelle de la DUP ;
• si la consultation a lieu en réunion extraordinaire : réunion spéciale du seul CE en dehors et en plus de la réunion mensuelle de la DUP ;
• en pratique :
  • convocation écrite ;
  • inscription du thème de consultation à l'ordre du jour ;
  • transmission d'informations écrites ;
  • tenue d'une réunion plénière ;
  • débat et émission d'un avis motivé adopté par voie de vote des élus titulaires à l'issue du débat.

La consultation doit intervenir avant toute décision définitive aboutissant à la fixation/détermination de la période de prise des CP (congé principal) pour l’année en cours, soit courant janvier-février dans la mesure où la période de prise doit être portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant son ouverture/point de départ (qui débute impérativement le 1^er mai).

Notice : Consultation du CE de la DUP concernant la période de prise des congés

La consultation du CE de la DUP - relative au projet de fixation de la période de CP - s’insère au sein d’une procédure qui implique le respect, par l’employeur, d’un double formalisme, formalisme auquel il est procédé en amont de la réunion de consultation :

• rédaction d’un ordre du jour en collaboration avec le Secrétaire du CE de la DUP (article L2325-15 du Code du travail) ;
• rédaction d’un descriptif écrit du projet de fixation de la période de CP (article L2323-4 : la formulation d’un avis du CE de la DUP sur le projet est conditionnée par la fourniture d’informations précises et écrites).

L'ordre du jour de la réunion de la DUP concernant la période prise des CP obéit au formalisme suivant :

• formalisation : écrit impératif ;
• auteurs et signataires conjoints : employeur (ou son représentant), en sa qualité de Président du CE, et Secrétaire du CE ;
• contenu : récapitulatif précis et exhaustif de tous les points, questions et thèmes à aborder en séance en indiquant l'ordre de leur présentation et leur traitement en réunion ;
• transmission :
  • responsabilité : initiative de l'employeur ou de son représentant ;
  • mode : avec et par le courrier de convocation à la réunion plénière de CE de la DUP ;
  • modalités de notification : courrier en recommandé avec accusé de réception ou remis en main propre contre décharge ; mail avec dispositif d'authentification de la lecture ;
  • délai : au minimum 3 jours civils (72 heures) avant le début de la réunion ;
• destinataires : tous les membres du CE de la DUP dont les élus (titulaires et suppléants).

Les informations suivantes doivent obligatoirement figurer dans l'ordre du jour :

• auteur : employeur ou son représentant ;
• destinataires : tous les membres du CE de la DUP dont les élus (titulaires et suppléants) ;
• contenu : descriptif détaillé du projet de fixation de la période de prise des CP dont :
  • état du projet de décision : période, durée, raisons ;
  • état et nature des usages applicables en la matière.

La rédaction et la transmission d’un ordre du jour sont des obligations dont le respect est impératif. À défaut, l’employeur s’expose à des sanctions dont :

• l'annulation de la réunion et de tous les avis, délibérations ou décisions ayant pu être formulés et/ou pris par le CE en cours de séance ;
• des poursuites pénales au titre du délit d’entrave (article L2328-1 du Code du travail : sanction sous forme d’emprisonnement d'un an et d’amende d’un montant de 3750 €).