Formulaire :Avis du CSE (ex-délégués du personnel) au sujet de la numérisation du registre unique du personnel

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Important : l'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 qui porte réforme du Code du travail a opéré une fusion des instances représentatives du personnel (IRP) : les délégués du personnel (DP), le comité d'entreprise (CE) et le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) fusionnent en un comité social et économique (CSE). La mise en place des CSE devait être effective au plus tard le 1er janvier 2020. Le CSE est obligatoire dans les entreprises d'au moins 11 salariés.

L'article L. 2315-5 du Code du travail dispose que « Lorsqu'il tient de la loi un droit d'accès aux registres mentionnés à l'article L. 8113-4, le comité social et économique est consulté préalablement à la mise en place d'un support de substitution dans les conditions prévues à ce même article ».

Tout employeur - entreprise ou association - doit, dès lors qu’il occupe du personnel salarié et peu importe le nombre, tenir à jour un registre du personnel (obligation prévue par l’article L. 1221-13 du Code du travail). Sur ce registre - dont le support habituel est le papier - doit être notamment reporté et transcrit un certain nombre de mentions et indications relatives aux entrées et sorties de personnel.

Par conséquent, l’employeur qui décide de procéder à informatisation/numérisation de son registre unique du personnel - présenté habituellement sous forme de support papier - est tenu, avant toute mise en place d’un support de substitution, d’informer et consulter ses élus du comité social et économique et donc de les convoquer à cet effet.

La consultation du CSE s'effectue lors d'une réunion plénière :

• convocation du CSE ;
• transmission d'informations écrites aux membres du CSE ;
• tenue d'une réunion plénière du CSE consacrée à ce seul thème ou l'intégrant parmi d'autres ;
• émission d'un avis du CSE.

La consultation doit avoir lieu au moment où le projet est encore à l'étude et avant toute mise en place d'un fonctionnement opérationnel.

Cette obligation de sollicitation et recueil d'un avis des membres de la délégation du personnel du CSE est de respect impératif, faute de quoi l'employeur peut être soumis à des sanctions pénales (délit d'entrave de l'article L2317-1 du Code du travail).

Notice : Avis du CSE (ex-délégués du personnel) au sujet de la numérisation du registre unique du personnel

Le Code du travail ne détaille pas les conditions de la formalisation de l’avis donné par le CSE quant aux tenants et aboutissants du projet d’informatisation/numérisation du registre unique du personnel.

Compte-tenu toutefois des enjeux rapportant à cet avis, il apparaît que l’employeur (ou son représentant) doit se soucier de le recueillir avec soin.

Cet avis doit être :

• formalisé par écrit (par l’employeur ou son représentant) ;
• consigné dans le registre du CSE (entreprises de moins de 50 salariés) ou consigné dans le procès-verbal de la réunion (entreprises d'au moins 50 salariés).

La formalisation de l'avis du CSE s'effectue comme suit :

• traçabilité :
  • formalisation écrite ;
  • reproduction au sein du registre du CSE (entreprises de moins de 50 salariés) ou consigné dans le procès-verbal de la réunion (entreprises d'au moins 50 salariés) ;
• présentation : sous forme de compte-rendu ;
• contenu :
  • renvoi aux informations transmises aux membres du CSE avec la convocation à la réunion ;
  • présentation du projet d'informatisation/numérisation ;
  • retranscription de l'avis de chaque membre du CSE interrogé par l'employeur ou son représentant.

Cette consignation - directe ou sous forme de copie/reproduction d’un compte-rendu - dans le registre des délégués du personnel doit être opérée dans un délai (maximum) de six jours ouvrables suivant la date de tenue de la réunion au cours de laquelle la consultation en question a été effectuée. Le procès-verbal doit transmis dans les 15 jours suivant la séance (ce délai pouvant faire l'objet d'une négociation).

L’article D1221-27 du Code du travail impose à l’employeur (ou à son représentant) une formalité finale particulière : l’avis du CSE quant à l’informatisation/numérisation du registre unique du personnel doit être - une fois celui-ci rendu et formalisé - adressé à l’Inspection du travail.