Modèle de lettre :Réponse de l'employeur à une demande de rendez-vous restreint par les DP de la DUP

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Le Code du travail, en son article L2326-3, maintient une autonomie de fonctionnement et de compétences d’attribution au bénéfice des délégués du personnel (DP) au sein de la DUP (délégation unique du personnel).

Ainsi, un ou plusieurs élus de la DUP - agissant en leur qualité de DP - peuvent contacter l’employeur (ou son représentant) afin d’être reçus par lui, individuellement ou par petit groupe, dans le cadre et conformément aux prévisions de l’article L2315-8 du Code du travail.

L’article précité prévoit, en effet, que les DP sont reçus habituellement par l’employeur (ou par son représentant) :

• soit au cours de réunions plénières collectives avec présence de la totalité des élus ;
• soit au cours de réunions restreintes ne rassemblant seulement qu’une partie des élus.

La tenue d’une réunion restreinte - voire d’un rendez-vous individuel - intervient en dehors, et donc en plus, de la réunion mensuelle obligatoire de la DUP prévue par l’article L2326-3 du Code du travail.

L'employeur n'est tenu de recevoir le ou les élus de la DUP demandeurs que si leur requête coïncide parfaitement avec leurs attributions de DP. Cela n'est pas le cas si :

• les DP veulent évoquer des problèmes relevant des compétences du comité d'entreprise (CE) de la DUP ;
• les DP veulent présenter des revendications (qui relèvent de l'action syndicale).

La formalisation de la réponse à la demande des DP n'est pas définie par le Code du travail. En pratique, elle est écrite pour des raisons de traçabilité et expose clairement et précisément la motivation en cas de refus. Aucun délai de réponse ni d’organisation de réunion n'est exigé par le Code du travail.

L’employeur - ou son représentant - ne peut refuser, ni expressément de recevoir un ou plusieurs délégués ayant présenté une demande de réception en rapport avec leurs attributions, ni d’utiliser des procédés dilatoires afin de repousser indéfiniment la tenue de l’entrevue. À défaut, il peut être soumis à des sanctions dont certaines sont pénales (délit d’entrave de l’article L2316-1 du Code du travail qui prévoit une sanction sous forme d’emprisonnement d'un an et d’une amende d’un montant de 3750 €).

Notice : Réponse de l'employeur à une demande de rendez-vous restreint par les DP de la DUP

Le Code du travail ne comporte aucune disposition relative aux modalités, délais et formalisme de la réponse de l’employeur à une demande, verbale et/ou écrite, de réception en entrevue/rendez-vous présentée par un ou plusieurs élus de la DUP agissant es-qualité de DP.

La formalisation de cette réponse est néanmoins utile dans la mesure où elle permet d’accuser réception de la demande et démontrer que l’on entend respecter les dispositions légales. Elle permet également, dans le cas où la demande d’entrevue a pour objet la présentation de demande(s) manifestement sans rapport avec les attributions légales des DP, de fonder et légitimer un refus par écrit.

Il peut arriver que des délégués du personnel présentent des demandes et/ou réclamations « dépassant » le strict cadre de leurs attributions ; c’est souvent le cas en matière de salaire, les DP pouvant, par erreur, se comporter comme des délégués syndicaux et adresser à l’employeur, non pas des demandes et/ou réclamations, mais de véritables revendications (augmentations, révision de coefficients, etc.) auxquelles l’employeur (ou son représentant) n’a l’obligation, ni de répondre, ni de donner suite, dans la mesure où cela ressort de la seule négociation collective avec des délégués syndicaux ou des personnes mandatées à cet effet par des organisations syndicales.

À défaut de précision du Code du travail, et pour sécuriser la réponse, il paraît utile et pertinent de :

• la notifier par voie de courrier pouvant servir de trace et preuve (lettre en recommandé avec accusé de réception, remise en main propre contre décharge, mail avec dispositif d’authentification de la lecture du courriel, ce dernier procédé s’imposant en cas d’urgence extrême) ;
• détailler dans le courrier les raisons de l’éventuel refus.

C’est l’employeur - ou son représentant en charge de l’organisation et de la tenue des réunions de DP - qui procède à la réponse.