Modèle de lettre :Réponse de l'employeur à une demande de réunion d'urgence des DP de la DUP

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Bien que la délégation unique du personnel (DUP) regroupe en son sein des délégués du personnel (DP) et un comité d’entreprise (CE), le Code du travail, en son article L2326-3, maintient une autonomie de fonctionnement et de compétences d’attribution au bénéfice des DP.

De cette autonomie découle la conséquence suivante :en plus de leur réunion plénière mensuelle, les DP de la DUP, au cours du même mois, ont la faculté, de par l’article L2315-8 du Code du travail, d’être reçus collectivement par l’employeur en cas d’urgence.

La demande peut provenir d'un ou plusieurs élus - titulaires ou suppléants - de la DUP es-qualité de DP et doit être motivée par la notion d' « urgence ». En pratique, il s'agit de toute circonstance justifiant une prise de décision ou une mesure immédiate - par l'employeur ou son représentant - ne pouvant attendre d'être discutée lors de la prochaine réunion mensuelle habituelle des DE de la DUP (harcèlement, atteinte aux droits fondamentaux de la personne et/ou libertés individuelles, non-respect flagrant de la législation sur l'hygiène et les conditions de travail etc.).

Confronté à une demande de réunion supplémentaire motivée - selon les élus de la DUP agissant comme DP - par l’urgence, l’employeur (ou son représentant) peut réagir de deux façons :

• soit faire droit à la demande ;
• soit refuser d'y donner suite.

Le refus de l'employeur ne peut intervenir qu’en l’absence de circonstances et/ou faits matérialisant l’existence d’une situation d’urgence. Cette absence peut ressortir, notamment, d’une demande de réunion mal formulée par les élus de la DUP agissant comme DP et/ou insuffisamment motivée par eux, la faiblesse des explications et raisons avancées offrant à l’employeur un motif de refus.

À l’inverse, dès lors qu’elle découle d’une situation où l’urgence est tout aussi incontestable qu’avérée, la demande de réunion doit être impérativement satisfaite, l’employeur - ou son représentant - ne pouvant se faire juge de l’opportunité/de la nécessité de tenir une réunion supplémentaire de DP venant s’ajouter à la réunion mensuelle ordinaire de la DUP sauf à prendre le risque de s’exposer à des sanctions dont certaines sont pénales (délit d’entrave de l’article L2316-1 du Code du travail qui prévoit une sanction sous forme d’emprisonnement d'un an et d’amende d’un montant de 3750 €).

Notice : Réponse de l'employeur à une demande de réunion d'urgence des DP de la DUP

Le Code du travail ne comporte aucune disposition relative aux modalités, délais et formalisme de la réponse de l’employeur à une demande de réunion supplémentaire émanant des élus de la DUP agissant comme DP. Ainsi, une convention ou un accord collectif peuvent comporter des dispositions relatives aux réunions supplémentaires et opposables à l’employeur comme aux élus de la DUP agissant en leur qualité de DP.

La formalisation de cette réponse est néanmoins utile dans la mesure où elle permet d’accuser réception de la demande et démontrer que l’on entend respecter les dispositions légales. Elle permet également, dans le cas où la demande n’est pas motivée, de fonder le refus par écrit.

À défaut de précision, et pour sécuriser la réponse, il paraît utile et pertinent de :

• notifier la réponse par voie de courrier pouvant servir de trace et preuve : lettre recommandée avec AR, remise en main propre contre décharge, mail avec dispositif d’authentification de la lecture du courriel (ce dernier procédé s’imposant en cas d’urgence extrême) ;
• détailler dans le courrier les raisons de l’éventuel refus (en l’absence de motivation).

C’est l’employeur ou son représentant en charge de l’organisation et de la tenue des réunions de DP de la DUP qui procède à la réponse.

Le Code du travail ne comporte aucune indication relative au délai séparant la réception de la demande par l’employeur - ou son représentant - de la tenue effective de la réunion supplémentaire de DP de la DUP.