Modèle de lettre :Demande de réunion supplémentaire des DP de la DUP

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Au sein de la délégation unique du personnel (DUP), l’article L2326-3 du Code du travail prévoit que les délégués du personnel (DP) conservent leur autonomie par rapport au comité d'entreprise (CE), de sorte que les réunions des DP de la DUP sont tenues séparément de celles du CE de la DUP.

De cette autonomie découle une conséquence : les DP de la DUP peuvent être réunis en dehors - et donc en plus - de la réunion mensuelle de la DUP qui voit, conformément à l’article L2326-3 du Code du travail, se succéder une séance plénière de CE puis une séance plénière de DP.

Cette possibilité de réunion(s) plénière(s) supplémentaire(s) est envisagée par l’article L2315-8 du Code du travail, article qui prévoit que les délégués du personnel sont reçus collectivement par l’employeur en cas d’urgence, selon des conditions définies :

• origine de la demande : un ou plusieurs élus - titulaires ou suppléants - de la DUP es-qualité de DP ;
• destinataire de la demande : l'employeur ou son représentant ;
• notion d' « urgence » à l'appui de la demande (non définie par le Code du travail) :
  • en pratique : toute circonstance justifiant une prise de décision ou une mesure immédiate - par l'employeur ou son représentant - ne pouvant attendre d'être discutée lors de la prochaine réunion mensuelle habituelle des DP de la DUP ;
  • exemples d'urgence : harcèlement, atteinte aux droits fondamentaux de la personne et/ou libertés individuelles, non-respect flagrant de la législation sur l'hygiène et les conditions de travail etc. ;
• motivation de la demande : la demande doit être détaillée et motivée afin de bien matérialiser et caractériser tant les faits que l'urgence rendant nécessaire et pertinente la tenue d'une réunion supplémentaire ;
• formalisation de la demande (non définie par le Code du travail) : en pratique, écrite pour des raisons de traçabilité et exposé clair de la motivation.

Lorsque l'urgence est avérée, l'employeur est tenu de recevoir les DP de la DUP dans les meilleurs délais voire immédiatement.

L’employeur - ou son représentant - ne peut se faire juge de l’opportunité ou de la nécessité de la réunion supplémentaire dès lors qu’elle découle d’une demande motivée caractérisant l’urgence. Sauf impossibilité manifeste et absolue, il est tenu de faire droit à la demande et, donc, d’organiser la réunion. À défaut, il peut être soumis à des sanctions dont certaines sont pénales (délit d’entrave de l’article L2316-1 du Code du travail qui prévoit une sanction sous forme d’emprisonnement d'un an et d’une amende d’un montant de 3750 €).

Notice : Demande de réunion supplémentaire des DP de la DUP

Si le Code du travail évoque la nécessité d'une demande motivée, il n’envisage ni le formalisme de cette demande, ni les caractéristiques de cette motivation. Ainsi, une convention ou un accord collectif peuvent comporter des dispositions sur ce point.

À défaut de précision, et pour sécuriser la demande, il paraît utile et pertinent de :

• la notifier par voie de courrier pouvant servir de trace et preuve : lettre recommandée avec accusé de réception, remise en main propre contre décharge ou mail avec dispositif d’authentification de la lecture du courriel (ce dernier procédé s’imposant en cas d’urgence extrême) ;
• préciser et détailler dans le contenu dudit courrier les motivations - factuelles notamment - à l’origine de la requête ;
• souligner le fait que la prochaine réunion collective « ordinaire » mensuelle est d’échéance trop lointaine.

C’est l’employeur - ou son représentant - qui est destinataire du courrier de demande, lequel courrier peut, pour des raisons d’opportunité, être adressé en copie à l'inspecteur du travail voire au médecin du travail.