Formulaire :Modèle de procès-verbal de réunion mensuelle ordinaire du CE de la DUP

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Chaque réunion du CE de la DUP doit donner lieu à rédaction d’un procès-verbal, lequel se présente sous la forme d’une retranscription écrite du déroulement de la réunion (article R2325-3 du Code du travail).

La retranscription porte notamment sur l’examen des thèmes inscrits à l’ordre du jour de la réunion, les débats (échanges entre participants à la réunion, questions/réponses, etc.), les délibérations et autres décisions, résolutions, avis et votes etc.

Ce procès-verbal (PV) est établi par le Secrétaire du CE de la DUP (article R2325-3 du Code du travail), dans un délai d'un mois environ après la réunion du CE de la DUP (temps séparant deux réunions ordinaires de CE de DUP), dans la mesure où le PV est adopté à la réunion suivante.

L'adoption du PV par les membres du CE de la DUP est nécessaire et obligatoire (articles L2325-21 et R2325-3 du Code du travail) et proposée lors d'un vote en réunion plénière du CE de la DUP. En pratique, un projet de PV est communiqué par le secrétaire du CE de la DUP à l’employeur et aux autres membres du CE de la DUP pour un examen préalable de son contenu avant adoption.

Le Secrétaire du CE de la DUP est chargé des opérations de diffusion dudit PV. L'affichage (ou la publicité) dans l'entreprise ou l'association est rendu possible en fonction :

• soit des dispositions figurant dans le règlement intérieur du CE de la DUP (article L2325-21 du Code du travail) ;
• soit d’un vote majoritaire des élus du CE de la DUP.

La transmission à des tiers est en principe non obligatoire sauf exceptions (articles L2325-21 du Code du travail) :

• un vote majoritaire du CE de la DUP peut décider d’une transmission à l’Administration du Travail (DIRECCTE) ;
• les contrôleurs et inspecteurs du travail peuvent avoir accès, à tout moment et sur leur demande, au PV du CE de la DUP ;
• dans le cadre d'un contrôle fiscal ou d'une enquête judiciaire, les contrôleurs et inspecteurs peuvent avoir accès, à tout moment et sur leur demande, au PV du CE de la DUP.

L’employeur, quand bien même sa qualité de Président du CE, ne peut intervenir directement, ou non, dans le processus de rédaction du PV de CE, cette rédaction est du ressort exclusif du seul Secrétaire du CE de la DUP. L’employeur intervient uniquement au moment de l’adoption du PV en manifestant son accord ou son désaccord sur le contenu du PV.

Notice : Modèle de procès-verbal de réunion mensuelle ordinaire du CE de la DUP

Compte-tenu de l’impératif de retranscription, le procès-verbal de réunion se présente sous la forme d’un document écrit.

Aucune disposition légale ne prévoit de contenu « type », de mode de présentation particulier ou de mentions obligatoires. Cependant, des dispositions de convention ou d’accord collectif ou encore de règlement intérieur de CE de DUP peuvent venir pallier cette absence.

Schéma indicatif de contenu de procès-verbal de réunion mensuelles ordinaire du CE de la DUP

Il convient de mentionner dans le PV les informations suivantes :

• les indications concernant le procès-verbal :
  • l'identification l’instance représentative concernée : PV du CE de la DUP de l’entreprise ou de l’association ;
  • la réunion concernée : date et type (réunion ordinaire) ;
  • les horaires : heure de commencement et de fin de la réunion ;
  • les informations concernant les participants ;
  • les votants présents ;
  • les absents ;
  • le nom du Président du CE de la DUP ;
  • le nom des élus du CE de la DUP ;
• l'objet de la réunion : le type de réunion (réunion plénière ordinaire) ainsi qu'un rappel à l'ordre du jour ;
• les débats/discussions et échanges : en résumé ou in extenso (tout entier) ;
• les informations et données confidentielles et sensibles : figurant, en principe, in extenso dans le PV (sauf en cas de diffusion dans l'entreprise ou l'association) ;
• les résolutions, décisions, délibérations, avis et votes : tous doivent être impérativement reproduits et figurer in extenso dans le PV ;
• la signature : en pratique, une double signature du Secrétaire du CE de la DUP et du Président du CE (l'employeur).

La formalisation sous forme de procès-verbal obéit donc au processus suivant :

• réunion plénière ordinaire (enregistrement/prise de notes) ;
• établissement du PV (par le Secrétaire du CE de la DUP) ;
• communication du PV (par le Secrétaire du CE de la DUP) ;
• adoption du PV lors de la réunion ordinaire suivante (par le biais de l'organisation d'un vote d'adoption auquel prennent part tous les élus du CE de la DUP et l'employeur) ;
• diffusion/publicité et archivage (par le Secrétaire du CE de la DUP).