Convocation à une réunion mensuelle ordinaire de la DUP

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Sommaire

À quoi sert ce modèle de contrat ?
Notice : Convocation à une réunion mensuelle ordinaire de la DUP
Exemple de contrat

À quoi sert ce modèle de contrat ?

L’article L2326-1 du Code du travail prévoit que la délégation unique du personnel (DUP) regroupe en son sein des délégués du personnel (DP) d’une part, un comité d’entreprise (CE) d’autre part ; chaque institution représentative demeurant autonome l’une par rapport à l’autre.

L’employeur – entreprise ou association – qui est tenu de réunir cet ensemble au moins une fois par mois selon les exigences de l’article L2326-3 du Code du travail, est donc, par conséquent, tenu d’adresser une convocation, non pas en vue de participer à une réunion unique, mais en vue de participer à une succession de séances plénières. Cette convocation répond à des conditions précises :

périodicité : une fois par mois minimum – il est possible d’organiser des réunions supplémentaires :
- pour le CE de la DUP : la réunion supplémentaire peut avoir lieu soit sur initiative de l'employeur, soit sur demande ou délibération de la majorité des élus titulaires ;
- pour les DP de la DUP : d'une part, les DP disposent du droit d'être reçus par l'employeur en dehors de la réunion mensuelle ; d'autre part, une réunion peut avoir lieu si elle motivée par l'urgence ;
déroulement de la réunion : sous forme de succession de séances plénières séparées (pour le CE et les DP) suivant les règles propres à chaque instance ;
participants :
- les élus du personnels titulaires et suppléants ;
- l'employeur (ou son représentant dûment mandaté à cette effet notamment par voir de délégation de pouvoir) ;
- les assistants de l'employeur (ou de son représentant) ;
- d'éventuels tiers extérieurs (Médecin du Travail, expert, etc.) ;
- éventuellement les représentants syndicaux uniquement lors des séances de CE.
initiative de la convocation : à la charge de l'employeur(ou de son représentant) ;
destinataires de la convocation : tous les participants sans exclusion ;
modalités de convocation : par voie de courrier (ou éventuellement par mail).

Cette obligation de tenue d’une réunion mensuelle minimum de la DUP et de convocation à cette réunion est de respect impératif, faute de quoi l’employeur peut être soumis à des sanctions dont certaines sont pénales (délit d’entrave des articles L2316-1 et L2328-1 du Code du travail qui prévoit une sanction sous forme d’emprisonnement d'un an et d’une amende d’un montant de 3750 €).

Notice : Convocation à une réunion mensuelle ordinaire de la DUP

La convocation des membres de la DUP à la première réunion peut être organisée de la sorte :

modalités : convocation écrite notifiée sous forme de courrier en recommandé avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge ;
contenu minimum : indication de l’objet de la convocation, lieu, date et heure de la réunion ;
délai : envoi opéré trois jours, au moins, avant la date de tenue de la réunion.

Le courrier de convocation comprend un certain nombre de spécificités :

une convocation double réunie dans une lettre unique de convocation pour deux séances plénières de deux institutions représentatives différentes ;
la mention des conditions d'organisation de la réunion : indication du principe des réunions successives et séparées en précisant laquelle commence en premier (en pratique, la réunion du CE est suivie de la réunion des DP) ;
les documents joints :
- pour la réunion du CE : l'ordre du jour de réunion (co-rédigé par l'employeur et le Secrétaire du CE) ;
- pour la réunion des DP : l'éventuel récapitulatif des questions, demandes et réclamations des DP.

Modèle de lettre

[Dénomination sociale de l'entreprise/ l'association]

[Adresse]

[Madame/ Monsieur] [Nom & prénom]

[Qualité/ fonction]

Le [date]

À l'attention de [Madame/ Monsieur] [Nom & prénom], [Qualité/ fonction]

Objet : convocation à la réunion mensuelle ordinaire de la DUP de [l'entreprise/ l'association] du mois de [indiquer le mois]

Lettre recommandée AR

[Madame/ Monsieur],

En application des dispositions du Code du travail et de [la convention collective/l'accord collectif] de [indiquer le nom de la convention collective/ l'accord collectif], notre [entreprise/ association] est amenée à organiser sa réunion de délégation unique du personnel (DUP) du mois de [indiquer le mois].

En votre qualité de [indiquer la fonction de représentation du destinataire], je vous prie de bien vouloir assister à cette réunion ordinaire de l'instance qui se tiendra : le [date], à [lieu/ adresse], à partir de [X] heures.

Je vous rappelle que, compte-tenu des spécificités de la DUP, la réunion en question regroupe et comporte deux séances plénières successives, la première au titre du seul comité d'entreprise de la DUP, la seconde au titre des seuls délégués du personnel de la DUP, les séances étant séparées et autonomes l'une de l'autre.

Je profiterai de cette réunion afin d'évoquer avec vous-même et tous les autres participants à cette réunion de DUP les problématiques suivantes et successivement :

d'abord au titre du seul comité d'entreprise : cf. ordre du jour joint à la présente convocation ;
ensuite au titre des seuls délégués du personnel : cf. récapitulatif joint des questions/ demandes/ réclamations déjà portées à ma connaissance.

À titre d'information, sont joints à la présente convocation des documents écrits propres à chacune des séances plénières de CE et DP :

pour le seul CE : [indiquer les documents joints] ;
pour les seuls DP : [indiquer les documents joints].

Si vous-même et vos collègues élus de la DUP avez, et ceci dans le cadre de la séance des délégués du personnel, des questions, interrogations, réclamations - autres que celles déjà portées à ma connaissance - à me communiquer et/ou poser au titre de vos prérogatives spécifiques de délégués du personnel, je vous rappelle que vous devez, pour cela, me transmettre une note écrite les listant et récapitulant, laquelle note doit m'être remise, au plus tard, deux jours ouvrables avant la tenue de cette réunion, soit au plus tard à la date du [indiquer la date].

[Signature]