Modèle de lettre :Modèle indicatif de registre spécial du CSE (ex-DP de la DUP)

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Important : l'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 qui porte réforme du Code du travail a opéré une fusion des instances représentatives du personnel (IRP) : les délégués du personnel (DP), le comité d'entreprise (CE), la délégation unique du personnel (DUP) et le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) fusionnent en un comité social et économique (CSE). Une période de transition était prévue du 1^er janvier 2018 au 1^er janvier 2020, durant laquelle les CSE doivent être progressivement mis en place au fur et à mesure des élections professionnelles dans l'entreprise. Le CSE est obligatoire dans les entreprises de plus de 11 salariés depuis le 1^er janvier 2020.

Concernant les délégués du personnel, au sein d'une DUP ou non), l'employeur - entreprise ou association – était contraint de tenir un registre spécial (article L2315-12 ancien du Code du travail). Cette exigence est reprise à l'article L2315-22 du Code du travail s'agissant du comité social et économique dans les entreprises de moins de 50 salariés.

Ce registre est soumis à certaines conditions de formalisation et de retranscriptions :

• l'employeur (ou son représentant) doit programmer et tenir chaque mois une réunion permettant aux élus de lui poser et/ou présenter leurs questions, demandes et/ou réclamations individuelles ou collectives ;
• l'employeur (ou son représentant) peut avoir à tenir des réunions supplémentaires :
  • réunions plénières : en cas d'urgence ;
  • réunions particulières sur demande : entretien avec un seul ou plusieurs élus de la délégation du personnel du CSE ;
• l'employeur (ou son représentant) doit traiter et/ou donner suite (ou non) à ces questions, demandes et/ou réclamations sous la forme de réponses écrites (obligatoirement) motivées ;
• l'employeur (ou son représentant) doit consigner et centraliser dans un même registre la totalité des questions, demandes et/ou réclamations émanant des membres de la délégation du personnel du CSE d'une part, de ses réponses écrites motivées apportées à ces questions, demandes et/ou réclamations d'autre part ;
• les réponses écrites de l'employeur (ou de son représentant) doivent être apportées et consignées dans le registre dans un délai (maximum) de six jours ouvrables suivant la date de tenue de la réunion au titre de laquelle elles ont été données.

Notice : Modèle indicatif de registre spécial du CSE (ex-DP de la DUP)

Le Code du travail ne comporte aucune précision relative aux modalités de présentation, tenue et matérialisation du registre des membres de la délégation du personnel du CSE et se contente de signaler que ledit registre contient soit directement les questions, demandes et/ou réclamations des membres de la délégation du personnel du CSE et les réponses de l'employeur, soit les comporte en annexe.

De fait, il semble possible d'avoir :

• d'une part, une double possibilité de présentation du registre :
• ou sous forme de consignation et/ou intégration directe de son contenu ;
• ou sous forme de collection de documents attachés ;
• d'autre part, une double possibilité de contenant/support quant au registre :
  • ou sous forme papier ;
  • ou sous forme numérique.

Ce registre, dont la responsabilité de la mise en place, de la tenue et de la gestion du contenu appartient à l'employeur (ou à son représentant), est accessible aux personnes suivantes :

• salariés de l'employeur (sous conditions : pendant un jour ouvrable une fois par quinzaine et en dehors de leur temps de travail) ;
• Inspecteur du Travail ;
• délégués du personnel eux-mêmes.

Compte-tenu du droit d'accès au contenu du registre dont dispose les personnes précitées, il apparaît que, pour le cas où ce dernier se présente sous forme numérique, des conditions technologiques de (libre) accès doivent être intégrées au système.

Les réponses que l'employeur (ou son représentant) apporte dans le registre des membres de la délégation du personnel du CSE engage sa responsabilité à au moins deux niveaux :

• les engagements et/ou promesses consigné(e)s sont opposables et doivent donc être suivi(e)s d'effet que ce soit vis-à-vis des membres de la délégation du personnel du CSE ou vis-à-vis des salariés, à défaut des dommages-intérêts peuvent être réclamés notamment devant un Conseil de Prud'hommes ;
• des réponses tardives et/ou évasives peuvent caractériser le délit d'entrave de l'article L2317-1 du Code du travail.

Les obligations de réponse écrite motivée (aux questions, demandes et/ou réclamations des membres de la délégation du personnel du CSE), la tenue d'un registre ainsi que la consignation des questions, demandes et/ou réclamations des membres de la délégation du personnel du CSE et réponses de l'employeur dans ledit registre doivent être impérativement respectées. à défaut, l'employeur peut être soumis à des sanctions dont certaines sont pénales (délit d'entrave de l'article L2317-1 du Code du Travail qui prévoit une sanction sous forme d'emprisonnement d'un an et d'une amende d'un montant de 7 500 €).