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Modèle de lettre :Schéma de procès-verbal de la première réunion du CE de la DUP

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Sommaire

  • À quoi sert ce modèle de contrat ?
  • Notice : Schéma de procès-verbal de la première réunion du CE de la DUP
  • Exemple de contrat

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Important : l'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 portant réforme du Code du travail a opéré une fusion des instances représentatives du personnel (IRP) : les délégués du personnel (DP), le comité d'entreprise (CE) et le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) sont réunis en un comité social et économique (CSE). Les entreprises de plus de 11 salariés avaient l'obligation de mettre en place leur CSE au plus tard le 1er janvier 2020.

S'agissant du CSE, le procès-verbal des réunions est régis par les articles L. 2315-35 et suivants du Code du travail.

Avant la réforme :

La toute première réunion du comité d'entreprise (CE) de la délégation unique du personnel (DUP) ne faisait pas exception : comme toutes les autres réunions, son déroulement – qu'il s'agisse des débats, de l'examen de documents écrits, des délibérations et autres décisions, résolutions et votes – devait donner lieu à retranscription et consignation formalisées par voie de procès-verbal (article R2325-3 du Code du travail).

Ce procès-verbal (PV) était établi par le Secrétaire du CE de la DUP (article R2325-3 du Code du travail), dans un délai d'un mois environ après la première réunion du CE de la DUP (temps séparant deux réunions ordinaires de CE de DUP), dans la mesure où le PV était adopté à la réunion suivante.

L'adoption du PV par les membres du CE de la DUP était nécessaire et obligatoire (articles L2325-21 et R2325-3 du Code du travail) et proposée lors d'un vote en réunion plénière du CE de la DUP. En pratique, un projet de PV était communiqué par le secrétaire du CE de la DUP à l'employeur et aux autres membres du CE de la DUP pour un examen préalable de son contenu avant adoption.

Le Secrétaire du CE de la DUP était chargé des opérations de diffusion dudit PV. L'affichage (ou la publicité) dans l'entreprise ou l'association était rendu possible en fonction :

  • soit des dispositions figurant dans le règlement intérieur du CE de la DUP (articles L2325-21 du Code du travail) ;
  • soit d'un vote majoritaire des élus du CE de la DUP.

La transmission à des tiers était en principe non obligatoire sauf exceptions (articles L2325-21 du Code du travail) :

  • un vote majoritaire du CE de la DUP pouvait décider d'une transmission à l'Administration du Travail (DIRECCTE) ;
  • les contrôleurs et inspecteurs du travail pouvaient avoir accès, à tout moment et sur leur demande, au PV du CE de la DUP ;
  • dans le cadre d'un contrôle fiscal ou d'une enquête judiciaire, les contrôleurs et inspecteurs pouvaient avoir accès, à tout moment et sur leur demande, au PV du CE de la DUP.

Notice : Schéma de procès-verbal de la première réunion du CE de la DUP

Compte-tenu de l'impératif de formalisation des délibérations du CE de la DUP, le procès-verbal de la première réunion se présentait sous la forme d'un document écrit.

Aucune disposition légale ne prévoyait de contenu « type » ou de mentions obligatoires. Cependant, des dispositions de convention ou d'accord collectif ou encore de règlement intérieur de CE de DUP pouvaient venir pallier cette absence.

Schéma indicatif de contenu de procès-verbal de la première réunion du CE de la DUP

Il convenait de mentionner dans le PV les informations suivantes :

  • les indications concernant du procès-verbal :
    • l'identification l'instance représentative concernée : PV du CE de la DUP de l'entreprise ou de l'association ;
    • la réunion concernée : date et type (réunion ordinaire) ;
    • les horaires : heure de commencement et de fin de la réunion ;
    • les informations concernant les participants ;
    • les votants présents ;
    • les absents ;
    • le nom du Président du CE de la DUP ;
    • le nom des élus du CE de la DUP ;
  • l'objet de la réunion : le type de réunion (réunion plénière ordinaire) ainsi qu'un rappel à l'ordre du jour ;
  • les débats/discussions et échanges : en résumé ou in extenso (tout entier) ;
  • les informations et données confidentielles et sensibles : figurant, en principe, in extenso dans le PV (sauf en cas de diffusion dans l'entreprise ou l'association) ;
  • les résolutions, décisions, délibérations, avis et votes : tous devaient être impérativement reproduits et figurer in extenso dans le PV ;
  • la signature : en pratique, une double signature du Secrétaire du CE de la DUP et du Président (l'employeur).

La formalisation sous forme de procès-verbal obéissait donc au processus suivant :

  • première réunion plénière ordinaire (enregistrement/prise de notes) ;
  • établissement du PV (par le Secrétaire du CE de la DUP) ;
  • communication du PV (par le Secrétaire du CE de la DUP) ;
  • adoption du PV lors de la réunion ordinaire suivante (par le biais de l'organisation d'un vote d'adoption auquel prenaient part tous les élus du CE de la DUP et l'employeur) ;
  • diffusion/publicité et archivage (par le Secrétaire du CE de la DUP).

Modèle de lettre

Comité d'entreprise de la DUP de [l'entreprise/l'association]

Procès-verbal de la réunion ordinaire du [date]

Présidence du comité d'entreprise lors de cette réunion : [Madame/Monsieur] [Nom & prénom] en sa qualité de [indiquer la fonction occupée au sein du CE].

  • Liste des personnes régulièrement convoquées à cette réunion :

    • [Madame/Monsieur] [Nom & prénom] en sa qualité de [indiquer la fonction occupée au sein du CE] ;

    • [Madame/Monsieur] [Nom & prénom] en sa qualité de [indiquer la fonction occupée au sein du CE] ;

    • Etc.

  • Liste des personnes convoquées présentes lors de cette réunion :

    • [Madame/Monsieur] [Nom & prénom] en sa qualité de [indiquer la fonction occupée au sein du CE] ;

    • [Madame/Monsieur] [Nom & prénom] en sa qualité de [indiquer la fonction occupée au sein du CE] ;

    • Etc.

  • Liste des personnes convoquées absentes lors de cette réunion :

    • [Madame/Monsieur] [Nom & prénom] en sa qualité de [indiquer la fonction occupée au sein du CE] ;

    • [Madame/Monsieur] [Nom & prénom] en sa qualité de [indiquer la fonction occupée au sein du CE] ;

    • Etc.

Date d'envoi du courrier de convocation avec ordre du jour et documents d'information : [indiquer la date d'envoi].

Rappel de l'ordre du jour de cette réunion :

  1. désignation du Secrétaire du CE ;

  2. désignation du Trésorier du CE ;

  3. désignation des membres de la délégation du CE au Conseil [d'Administration/de Surveillance] de l'entreprise ;

  4. situation et gestion financières du CE :

  • compte-rendu de gestion de l'équipe sortante ;

  • délibération d'approbation et de quitus ou non ;

  • point sur les montants des budgets (fonctionnement, activités sociales et culturelles) en cours ;

  • délibération sur l'ouverture de comptes bancaires ;

  1. mise en place et désignation des membres d'une commission chargée de [indiquer le dossier dont sera chargée la commission] ;

  2. point sur les modalités de fonctionnement du CE (local, crédits d'heures de délégation, affichage-communication, etc.) ;

  3. élaboration et adoption d'un règlement intérieur de CE ;

  4. élaboration et adoption d'un calendrier de travail du CE pour l'année [indiquer l'année] ;

  5. statut collectif applicable aux salariés de [l'entreprise/l'association] : commentaires et explications du Président du CE en sa qualité d'employeur ;

  6. présentation de [l'entreprise/l'association] : commentaires et explications du Président du CE en sa qualité d'employeur ;

  7. etc. ;

  8. questions diverses.

Liste et nature des documents joints à cet ordre du jour : [indiquer les documents joints à l'ordre du jour].

Séance :

  • heure d'ouverture : [indiquer l'heure du début de la réunion] ;

  • heure de clôture : [indiquer l'heure de fin de la réunion] ;

  • durée : [X] heures.

Le Président déclare la séance de cette réunion ordinaire de CE du [date] ouverte et commence par procéder au rappel de l'ordre du jour tout en précisant que celui-ci sera examiné conformément à l'ordonnancement des questions qu'il comporte et indique.

1. Désignation du Secrétaire du CE

Conformément aux dispositions légales, il est procédé à la désignation d'un Secrétaire du comité d'entreprise.

Avant le passage au scrutin de désignation, le Président du CE effectue un rappel des règles applicables en la matière.

Scrutin de désignation :

  • Candidats : [Madame/Monsieur] [Nom & prénom], [âge] ; [Madame/Monsieur] [Nom & prénom], [âge] ; etc.

  • Votants présents :

    • nombre : [indiquer le nombre de votants] ;

    • identités : [Madame/Monsieur] [Nom & prénom], [Qualité] ; [Madame/Monsieur] [Nom & prénom], [Qualité] ; etc.

  • Majorité requise : [indiquer le nombre requis pour obtenir la majorité].

  • Modalité du scrutin :

au choix :

[vote à main levée].

ou :

[vote à bulletin secret].

  • Répartition des voix par candidats : [indiquer le nombre de voix reçu par chaque candidat].

  • Résultat final du vote :est déclaré(e) élu(e) en qualité de Secrétaire du CE [Madame/Monsieur] [Nom & prénom].

2. Désignation du Trésorier du CE

Conformément aux dispositions légales, il est procédé à la désignation d'un Trésorier du comité d'entreprise.

Avant le passage au scrutin de désignation, le Président du CE effectue un rappel des règles applicables en la matière.

Scrutin de désignation :

  • Candidats : [Madame/Monsieur] [Nom & prénom], [âge] ; [Madame/Monsieur] [Nom & prénom], [âge] ; etc.

  • Votants présents :

    • nombre : [indiquer le nombre de votants] ;

    • identités : [Madame/Monsieur] [Nom & prénom], [Qualité] ; [Madame/Monsieur] [Nom & prénom], [Qualité] ; etc.

  • Majorité requise : [indiquer le nombre requis pour obtenir la majorité].

  • Modalité du scrutin :

au choix :

[vote à main levée].

ou :

[vote à bulletin secret].

  • Répartition des voix par candidats : [indiquer le nombre de voix reçu par chaque candidat].

  • Résultat final du vote :est déclaré(e) élu(e) en qualité de Trésorier du CE [Madame/Monsieur] [Nom & prénom].

3. Etc.

Évoquer ensuite en 3., 4., 5. etc. les autres résolutions, décisions, délibérations, avis et votes qui ont eu lieu lors de la réunion.

L'ordre du jour étant épuisé, le Président déclare la séance levée à [X] heures.

Fait à [indiquer le lieu], le [date] en [X] exemplaires originaux dont [X] à destination de [indiquer les personnes et services auxquels sera remis un exemplaire] dont un exemplaire pour archivage du CE

Le Secrétaire du CE

[Signature]

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