Modèle de lettre :Délibération du CE de la DUP au sujet de la désignation de ses représentants au CA ou au Conseil de Surveillance

À quoi sert ce modèle de contrat ?

L’article L2323-62 du Code du travail prévoit que tout comité d’entreprise - dont celui de la DUP - délègue plusieurs de ses membres chargés d’assister à toutes les séances du Conseil d’Administration ou du Conseil de Surveillance de l’entreprise lorsque celle-ci en compte un.

Les membres de cette délégation du comité d’entreprise de la DUP sont désignés par voie d’élection, un vote soumis à des règles et principes :

• le nombre de membres à désigner :
  • si la DUP compte deux collèges électoraux : deux membres, un pour les ouvriers et employés et un pour les cadres, agents de maîtrise et techniciens ;
  • si la DUP compte trois collèges électoraux : quatre membres, deux pour les ouvriers et employés, un pour les techniciens et agents de maîtrise, un pour les cadres ;
• la qualité des élus pouvant prendre part au vote et se porter candidats :
  • seuls les élus DUP titulaires peuvent prendre part au vote ;
  • les élus DUP titulaires et suppléants peuvent se porter candidats ;
• le mode de désignation :
  • un vote global : tous les collèges confondus et tous les élus ensemble votent pour tous les candidats ensemble ;
  • la majorité requise est la majorité simple ;
  • le vote s'effectue à main levée ou à bulletin secret si demandé ;
  • en cas d'égalité, le candidat le plus âgé est élu ;
• le moment de la désignation : en réunion plénière du CE de la DUP, lors de la première réunion ;
• la formalisation de la désignation : une mention est faite au sein du procès-verbal (PV) de la première réunion du CE de la DUP.

La mise en place d’une délégation du CE de la DUP au Conseil d’Administration ou au Conseil de Surveillance de l’entreprise est une obligation légale dont le respect est impératif. Toute négligence, oubli ou opposition de l’employeur peut se traduire pour lui par des sanctions dont certaines sont pénales (délit d’entrave de l’article L2328-1 du Code du travail qui prévoit une sanction sous forme d’emprisonnement d'un an et d’une amende d’un montant de 3750 €).

Notice : Délibération du CE de la DUP au sujet de la désignation de ses représentants au CA ou au Conseil de Surveillance

La délibération de désignation des représentants du CE au Conseil d’Administration ou de Surveillance de l’entreprise est soumise à un double formalisme 

• avant la réunion où elle intervient : elle est prévue et inscrite par et dans l’ordre du jour joint à la convocation à cette réunion ;
• après la réunion où elle intervient : elle est expressément mentionnée et détaillée dans le procès-verbal rendant compte du déroulement de cette réunion.

Cette formalisation doit contenir le détail des opérations de désignation (c'est-à-dire du vote) dans le PV dont :

• l'objet de la désignation : composition de la délégation représentant le CE aux séances du Conseil d’Administration ou de Surveillance de l’entreprise ;
• le rappel des règles applicables par le Président du CE de la DUP ;
• les informations concernant les candidats : nombre, âge, identité ;
• le nombre de votants ;
• les conditions de majorité requise : la majorité simple ;
• les modalités du scrutin : à main levée ou à bulletin secret si demandé ;
• la répartition des voix par candidat ;
• le résultat final du vote avec l'identité du candidat finalement élu/désigné.

La date de rédaction du PV est à la discrétion du Secrétaire du CE de la DUP, chargé de l'établissement dudit PV relatant la désignation de la délégation au Conseil d’Administration ou de Surveillance. À noter que chaque PV de CE de la DUP devant être communiqué par le Secrétaire à tous les membres de la DUP en vue de son adoption lors de la réunion suivant celle qu’il relate, le Secrétaire dispose donc d’environ un mois pour rédiger PV et délibération.

La responsabilité qui pèse sur le Secrétaire est celle de la production (finale) d’un projet de procès-verbal en bonne et due forme, et en vue de son adoption, soient :

• un écrit ;
• un écrit consignant exactement les délibérations du CE de la DUP dont la désignation effective des membres de cette délégation.

Cela signifie que le Secrétaire, en fonction des circonstances et modalités de fonctionnement du CE de la DUP, peut :

• ou prendre seul en charge la production dudit PV :
  • prise de notes en cours de réunion ;
  • rédaction/formalisation finale ;
• ou bénéficier d’une assistance (une éventuelle intervention d’un prestataire extérieur) chargée :
  • de l’enregistrement des débats et/ou la prise de notes en cours de réunion ;
  • de la mise en forme sous forme écrite de l’enregistrement et/ou des notes prises sous un aspect ou sous un autre.

Dans le second cas, le Secrétaire assure le contrôle « qualité » de la fidélité et de la pertinence de l’écrit qu’il reçoit, à charge pour lui de le formaliser en le transformant en procès-verbal.