Modèle de lettre :Délibération du CSE (ex-CE) pour désigner les membres du bureau : Secrétaire et Trésorier

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Important : l'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 portant réforme du Code du travail a opéré une fusion des instances représentatives du personnel (IRP) : les délégués du personnel (DP), le comité d'entreprise (CE) et le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) sont réunis en un comité social et économique (CSE). Les entreprises d'au moins 11 salariés avaient l'obligation de mettre en place leur CSE au plus tard le 1er janvier 2020.

L'article L2315-23 du Code du travail prévoit que dans les entreprises d'au moins 50 salariés, le comité social et économique désigne

• un Secrétaire du CSE (Ex-CE) ;
• d'un Trésorier du CSE (en raison des obligations de sincérité et transparence entourant la comptabilité du CSE).

La désignation du Secrétaire comme du Trésorier est, en fait, une élection, un vote soumis à un certain nombre de règles et principes :

• seuls les élus titulaires et l'employeur (ou son représentant) peuvent prendre part à la désignation du Secrétaire ou du Trésorier ;
• seuls les élus titulaire peuvent se porter candidats pour être désigné Secrétaire ;
• les élus titulaires et suppléants peuvent se porter candidats pour être désigné Trésorier ;
• la majorité requise est la majorité des personnes présentes à la réunion au moment du vote ;
• le vote a lieu à main levée ou à bulletin secret si cela est réclamé ;
• en cas d'égalité, le candidat le plus âgé est élu ;
• le vote a lieu en réunion plénière du CSE lors de la première réunion ;
• il est fait mention de la désignation au sein du procès-verbal (PV) de la première réunion du CSE.

Remarque : la désignation d'un Secrétaire et d'un Trésorier traduit la mise en place d'un bureau du CSE a minima. Il est tout à fait possible de prévoir la désignation – en sus – d'un Secrétaire-adjoint et d'un Trésorier-adjoint.

La désignation du Secrétaire du CSE est une obligation légale. Un comité d'entreprise ne peut valablement fonctionner – notamment pour ce qui a trait au déroulement de ses consultations obligatoires et à la formalisation de ses débats par voie de procès-verbal – sans secrétaire.

Notice : Délibération du CSE (ex-CE) pour désigner les membres du bureau : Secrétaire et Trésorier

La désignation des membres du bureau est une délibération soumise à un double formalisme :

• avant la réunion où elle intervient : elle est prévue et inscrite par et dans l'ordre du jour joint à la convocation à cette réunion ;
• après la réunion où elle intervient : elle est expressément mentionnée et détaillée dans le procès-verbal rendant compte du déroulement de cette réunion.

Cette formalisation doit contenir le détail des opérations de désignation (c'est-à-dire du vote) dans le PV dont :

• l'objet de la désignation : élire un Secrétaire ou un Trésorier ;
• le rappel des règles applicables par le Président du CSE 
• les informations concernant les candidats : nombre, âge, identité ;
• le nombre de votants ;
• les conditions de majorité requise : la majorité des votants présents (chiffrage à donner) ;
• les modalités du scrutin : à main levée ou à bulletin secret si demandé ;
• la répartition des voix par candidat ;
• le résultat final du vote avec l'identité du candidat finalement élu/désigné.

La date de rédaction du PV est à la discrétion du Secrétaire du CSE. à noter que chaque procès-verbal de CSE devant être communiqué par le Secrétaire à tous les membres du CSE en vue de son adoption lors de la réunion suivant celle qu'il relate, le Secrétaire dispose donc d'environ un mois pour rédiger ledit PV.

La responsabilité qui pèse sur le Secrétaire est celle de la production (finale) d'un projet de procès-verbal en bonne et due forme et en vue de son adoption, soient :

1. un écrit ;
2. un écrit consignant exactement les délibérations du CSE dont la désignation effective des membres du bureau.

Cela signifie que le Secrétaire, en fonction des circonstances et modalités de fonctionnement du CSE, peut :

• ou prendre seul en charge la production dudit PV :
  • prise de notes en cours de réunion ;
  • rédaction/formalisation finale ;
• ou bénéficier d'une assistance (une éventuelle intervention d'un prestataire extérieur) chargée :
  • de l'enregistrement des débats et/ou de la prise de notes en cours de réunion ;
  • de la mise en forme sous forme écrite de l'enregistrement et/ou des notes prises sous un aspect ou sous un autre.

Dans le second cas, le Secrétaire assure le contrôle « qualité » de la fidélité et de la pertinence de l'écrit qu'il reçoit, à charge pour lui de le formaliser en le transformant en procès-verbal.