Modèle de lettre :Réponse de l'employeur à une réclamation adressée par un ou plusieurs DP

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Dans son article L2313-1, le Code du travail confère aux délégués du personnel la faculté de présenter à l'employeur (ou à son représentant) « toutes les réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, à l'application du Code du travail et des autres dispositions légales concernant la protection sociale, la santé et la sécurité ainsi que des conventions et accords applicables dans l'entreprise ».

Ce type de réclamation ne peut :

• concerner que :
  • les salariés de l'établissement où les délégués du personnel ont été élus ;
  • les salariés d'entreprises extérieures (sous-traitance) intervenant au sein de l'établissement où les délégués du personnel ont été élus, dès lors que les problèmes soulevés peuvent être réglés par le chef de l'établissement en question ;
  • les intérimaires, mais uniquement pour des problèmes relatifs à certains domaines (rémunération et paiement des jours fériés, conditions de travail, accès aux équipements et aux services collectifs de l'entreprise utilisatrice) ;
• être en lien qu'avec leurs propres prérogatives de délégués du personnel.

Remarque : l'action des délégués du personnel ne pouvant ni se substituer ni recouvrir ou remplacer en tout ou partie celle du comité d'entreprise ou des délégués syndicaux (quand ils existent au sein d'une entreprise ou d'une association), les DP ne peuvent donc présenter des réclamations ressortant directement des prérogatives de ces autres niveaux de représentation du personnel.

Ce type de situation trouve particulièrement à s'illustrer en matière de salaires, de rémunérations et d'avantages. Par exemple, la réclamation de délégués du personnel portant sur la révision des coefficients hiérarchiques ne tend pas à une adaptation des dispositions de la convention collective aux conditions particulières de l'entreprise mais à un réaménagement de cette convention dont la discussion est du seul ressort des organisations syndicales. De même, la réclamation portant sur l'augmentation de la rémunération et la réduction de la durée du travail relèvent de la seule négociation collective avec les syndicats.

Attention, si l'employeur n'est pas tenu de satisfaire ou de faire droit systématiquement aux demandes et aux réclamations des délégués du personnel, il ne peut, à l'opposé, mettre en place ou instaurer des systèmes et procédures ou s'abstenir systématiquement de répondre afin d'ignorer délibérément les DP et leur action représentative. De tels systèmes ou attitudes l'exposent à des sanctions, dont certaines sont pénales (délit d'entrave de l'article L2316-1 du Code du travail qui prévoit une sanction sous forme d'emprisonnement d'une durée de 1 an et d'amende d'un montant de 3750 €).

Notice : Réponse de l'employeur à une réclamation adressée par un ou plusieurs DP

Le Code du travail ne comporte aucune disposition relative aux modalités, délais et formalisme entourant la réponse de l'employeur (ou de son représentant en charge de l'organisation et de la tenue des réunions de DP) à un ou plusieurs délégués lui ayant présenté une ou plusieurs réclamations. En revanche, une convention ou un accord collectif peuvent apporter des précisions sur ce point.

La formalisation de cette réponse est néanmoins utile dans la mesure où elle permet d'accuser réception de la réclamation et de démontrer que l'on entend respecter les dispositions légales et conventionnelles. Elle permet également, dans le cas où la réclamation a pour objet la présentation de demandes manifestement sans rapport avec les attributions légales des DP, de fonder et de légitimer un refus par écrit.

À défaut de précision du Code du travail, et pour sécuriser la réponse, il paraît utile et pertinent de :

• la notifier par voie de courrier pouvant servir de trace et de preuve (lettre envoyée en recommandé avec accusé de réception, remise en main propre contre décharge, mail avec dispositif d'authentification de la lecture du courriel, ce dernier procédé s'imposant en cas d'urgence extrême) ;
• détailler et motiver dans le courrier les raisons d'un éventuel refus de donner suite pour diverses raisons (juridiques, factuelles, etc.).

Remarque : si la réclamation paraît fondée ou si l'employeur (ou son représentant) souhaite, pour des raisons relationnelles, recevoir le ou les DP demandeurs afin d'évoquer la ou les problématiques soulevées, le contenu de son courrier en réponse reflétera cette attitude.