Modèle de lettre :Convocation à une réunion de DP comportant une consultation sur un projet de fermeture d'établissement

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Le Code du travail, lorsqu'il encadre les modalités de prise des congés payés par les salariés, énonce, dans ses articles L3141-17 et suivants, deux règles de base :

• continuité : chaque salarié doit pouvoir bénéficier d'un congé continu de 12 jours ouvrables minimum à l'intérieur du semestre d'« été » (1er mai au 31 octobre) ;
• fractionnement : plusieurs prises de congés en cours d'année sont possibles à condition que l'une au moins ait lieu au cours du semestre d'été et comporte le minimum précité.

Tenant compte de ce qui précède, un employeur peut, au sein de son entreprise ou de son association et sous réserve d'avoir préalablement informé et consulté ses délégués du personnel et sollicité leur avis conforme, organiser les congés payés de ses salariés en mélangeant fractionnement de ceux-ci et fermeture totale de son établissement :

• exemple 1, option « été » : fermeture totale du 1er au 17 août avec prise de 14 jours ouvrables et un reliquat de 16 jours de congés payés ;
• exemple 2, option « hiver/5ème semaine » : fermeture totale du 2 au 10 février avec prise de 6 jours ouvrables achevant la consommation de tous les droits à congés payés acquis antérieurement.

Remarque : la notion d'avis conforme renvoie à un avis :

• formalisé par écrit ;
• autorisant l'employeur à décider et agir sur un point précis, en l'occurrence imposer à tous les salariés un fractionnement et une prise de leurs congés à un moment donné afin de permettre la fermeture de l'établissement.

Le recueil de l'avis des délégués du personnel, au terme de leur consultation, intervient au cours d'une réunion plénière des DP (ordinaire ou non), laquelle s'insère dans une procédure comprenant :

• une convocation écrite de chaque DP à la réunion ;
• une information écrite de chaque DP relative aux modalités spécifiques d'organisation du fractionnement des congés et de la fermeture de l'établissement.

Attention, cette obligation de convocation et d'information écrite des DP est de respect impératif, faute de quoi l'employeur peut être soumis à des sanctions pénales : contravention de 5e classe et donc amende d'un montant de 1500 € (employeur personne physique) ou de 7500 € (employeur personne morale).

Notice : Convocation à une réunion de DP comportant une consultation sur un projet de fermeture d'établissement

La convocation des DP à une réunion où doit être évoquée l'organisation annuelle des congés payés doit être organisée avec soin dans la mesure où elle est porteuse d'enjeux juridiques importants pour l'employeur, entreprise ou association (cf. sanctions ci-dessus).

Par conséquent, cette convocation sera :

• notifiée par l'employeur (ou son représentant) sous forme :
  • soit de courrier envoyé en recommandé avec accusé de réception ;
  • soit de courrier remis en main propre contre décharge ;
  • soit de mail avec authentification de la lecture du courriel par le destinataire ;
• assortie d'un contenu particulier :
  • indication de l'objet de la convocation ;
  • indication des conditions de la réunion (date, heure, lieu) ;
  • descriptif détaillé des modalités d'organisation du fractionnement et de la fermeture.

Remarque : tous les documents nécessaires à la compréhension de la situation par les délégués du personnel seront transmis par l'employeur ou son représentant à ces derniers avec la convocation, convocation dont le contenu en fera mention.

Attention, la convocation des DP en vue de leur consultation pour avis doit être préalable à toute décision définitive de l'employeur (ou de son représentant) en matière d'organisation des congés payés.

Rappel : cette convocation devra impérativement figurer ou être reproduite dans le registre des délégués du personnel afin de démontrer le respect, par l'employeur, de ses obligations légales tant en matière de représentation du personnel que d'organisation des congés payés.