Modèle de lettre :Convocation à une réunion de DP comportant une consultation sur les congés payés

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Parmi les règles figurant dans le Code du travail en matière de congés payés des salariés, on retrouve deux principes applicables lorsqu'une convention ou un accord collectif ne comporte aucune disposition sur ces points :

• quant à la période de prise : ce calendrier est déterminé par l'employeur en intégrant obligatoirement le semestre qui va du 1er mai au 31 octobre (article L3141-13) ;
• quant à l'ordre des départs : l'organisation et la fixation des dates des congés payés de chaque salarié ressortent du pouvoir de direction de l'employeur qui planifie et décide des modalités de départ en congés (article L3141-14).

Les dispositions légales qui précèdent sont amenées à préciser, en outre, que les délégués du personnel sont informés et consultés sur chacun de ces points avec, il faut le noter, l'éventuelle sollicitation de leur avis pour ce qui a trait précisément à l'ordre des départs, dans la mesure où l'employeur le détermine en tenant compte de critères énoncés au second alinéa de l'article L3141-14 précité.

Cette consultation et l'éventuel avis en résultant doivent intervenir au cours d'une réunion plénière des DP, laquelle réunion sera l'habituelle réception collective ayant lieu chaque mois, ou bien une réunion spécifiquement consacrée à ce problème.

Pour mener cela à bien, l'employeur (ou son représentant) est tenu de respecter, au préalable, une procédure et un formalisme comprenant :

• une convocation écrite de chaque DP à la réunion ;
• une information de chaque DP quant :
  • à la tenue de la réunion où seront évoqués les congés payés ;
  • aux modalités d'organisation de ces congés telles que fixées par l'employeur.

Rappel : l'information précitée est obligatoirement écrite et détaillée et doit permettre aux DP d'avoir un aperçu complet de la situation.

Attention, cette obligation de convocation et d'information écrite des DP est de respect impératif, faute de quoi l'employeur peut être soumis à des sanctions pénales : contravention de 5e classe et donc amende d'un montant de 1500 € (employeur personne physique) ou de 7500 € (employeur personne morale).

Notice : Convocation à une réunion de DP comportant une consultation sur les congés payés

La convocation des DP à une réunion où doit être évoquée l'organisation annuelle des congés payés doit être organisée avec soin dans la mesure où elle est porteuse d'enjeux juridiques importants pour l'employeur, entreprise ou association (cf. sanctions ci-dessus).

Par conséquent, cette convocation sera :

• notifiée (par l'employeur ou son représentant) sous forme :
  • soit de courrier envoyé en recommandé avec accusé de réception ;
  • soit de courrier remis en main propre contre décharge ;
  • soit de mail avec authentification de la lecture du courriel par le destinataire ;
• assortie d'un contenu particulier :
  • indication de l'objet de la convocation ;
  • indication des conditions de la réunion (date, heure, lieu) ;
  • descriptif détaillé des modalités d'organisation des congés payés pour l'année en cours dont, au minimum, la période retenue d'une part et les dates de départ des salariés à l'intérieur de ladite période d'autre part.

Remarque : tous les documents nécessaires à la compréhension de la situation par les délégués du personnel seront transmis par l'employeur (ou son représentant) à ces derniers avec la convocation, convocation dont le contenu en fera mention.

Attention, la convocation des DP en vue de leur consultation pour avis doit être préalable à toute décision définitive de l'employeur (ou de son représentant) en matière d'organisation des congés payés.

Rappel : cette convocation devra impérativement figurer ou être reproduite dans le registre des délégués du personnel afin de démontrer le respect, par l'employeur, de ses obligations légales tant en matière de représentation du personnel que d'organisation des congés payés.