Modèle de lettre :Convocation à une réunion supplémentaire des DP en urgence

À quoi sert ce modèle de contrat ?

L'article L2315-8 du Code du travail prévoit deux types de réunions plénières rassemblant la totalité des délégués du personnel :

• celles « ordinaires » à échéance mensuelle ;
• celles motivées par l'urgence et qui viennent se rajouter aux réunions ordinaires.

Dans chacun de ces cas, l'employeur (ou son représentant) doit veiller à convoquer préalablement les délégués du personnel.

Cette convocation présente 3 caractéristiques :

• elle est écrite ;
• elle informe les DP de la tenue de leur réunion mensuelle ;
• elle est à destination de tous les délégués du personnel sans exception :
  • titulaires comme suppléants ;
  • peu importe leur collège ou catégorie d'appartenance.

Attention, cette obligation de convocation puis de réception lors de la réunion tenue pour motif d'urgence de l'ensemble des DP collectivement est de respect impératif, faute de quoi l'employeur peut être soumis à des sanctions dont certaines sont pénales (délit d'entrave de l'article L2316-1 du Code du travail qui prévoit une sanction sous forme d'emprisonnement d'une durée de 1 an et d'amende d'un montant de 3750 €).

Notice : Convocation à une réunion supplémentaire des DP en urgence

La convocation des DP à une réunion motivée par l'urgence peut être organisée de la sorte :

• modalités : convocation écrite notifiée sous forme de courrier envoyé en recommandé avec accusé de réception, de courrier remis en main propre contre décharge (pour raison de preuve et de traçabilité), voire de mail avec authentification de la lecture du courriel par le destinataire ;
• contenu minimum : indication de l'objet de la convocation et des lieu et date de la réunion.

Deux précisions sont à apporter :

• quant au vecteur de convocation : dans les secteurs d'activité où les délégués du personnel ne sont pas dotés personnellement et à titre professionnel de matériel d'information et de communication rapides et réactifs (PC portables, tablettes, iPhones et autres smartphones), il semble possible, en cas d'urgence extrême, d'envisager l'envoi de convocation en double : mail d'un côté, SMS de l'autre ;
• quant au délai : le Code du travail ne comporte aucune indication relative au délai séparant l'envoi de la convocation écrite par l'employeur de la tenue effective de la réunion motivée par l'urgence. Il apparaît que :
  • l'employeur fixe unilatéralement la date de cette réunion de DP ;
  • en principe, il doit normalement la fixer suffisamment à l'avance de façon à permettre aux DP de lui remettre en temps et en heure la note écrite listant leurs questions et leurs réclamations (cf. article L2315-12 du Code du travail) ;
  • par exception, il est semble possible d'envisager une réunion à brève échéance, brièveté dispensant éventuellement les DP de toute remise de note écrite respectant le délai légal de 2 jours ouvrables, voire de toute remise de note tout court (cf. article L2315-12 précité dispensant les DP de la formalité de la note écrite en cas de « circonstances exceptionnelles »).

Remarque : à la différence d'un comité d'entreprise ou d'un CHSCT, la réunion de DP ne donne pas lieu à rédaction d'un ordre du jour (sauf exigence d'une convention ou d'un accord collectif). Par conséquent, lorsque l'employeur a des indications expresses ou des précisions à formuler, il le fait directement dans le courrier de convocation.