Modèle de lettre :Réponse de l'employeur à une demande de réunion supplémentaire des DP en urgence

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Les dispositions de l'article L2315-8 du Code du travail envisagent l'hypothèse de réunir plusieurs fois, au cours du même mois, les délégués du personnel.

Cette hypothèse est celle d'une réunion collective :

• supplémentaire, se rajoutant à l'habituelle réunion mensuelle ordinaire ;
• découlant de l'urgence.

Remarque : le Code du travail ne définit aucunement les circonstances caractérisant l'urgence. On peut penser, considération faite des prérogatives des DP, qu'il peut s'agir essentiellement de situations en lien avec des affaires de harcèlement, d'atteinte aux droits fondamentaux de la personne ou aux libertés individuelles, de non-respect flagrant de la législation sur l'hygiène et les conditions de travail, etc.

Cette réunion supplémentaire n'est possible que si elle découle d'une demande :

• émanant d'au moins un, voire 2 délégués du personnel ;
• motivée, afin de mettre en relief les circonstances caractérisant l'urgence et leur impact sur un ou plusieurs salariés.

L'employeur (ou son représentant) ne pouvant se faire juge de l'opportunité ou de la nécessité de la réunion supplémentaire dès lors qu'elle découle d'une demande motivée, il est tenu de faire droit à cette requête et, par conséquent, d'organiser une réunion venant s'ajouter à la réunion mensuelle ordinaire.

Attention, le refus ou l'absence de tenue de la réunion supplémentaire, dès lors que la demande est motivée, expose l'employeur (ou son représentant) à des sanctions dont certaines sont pénales (délit d'entrave de l'article L2316-1 du Code du travail qui prévoit une sanction sous forme d'emprisonnement d'une durée de 1 an et d'amende d'un montant de 3750 €).

Notice : Réponse de l'employeur à une demande de réunion supplémentaire des DP en urgence

Le Code du travail ne comporte aucune disposition relative aux modalités, délais et formalisme de la réponse de l'employeur à une demande de réunion supplémentaire des DP.

La formalisation de cette réponse est néanmoins utile dans la mesure où elle permet d'accuser réception de la demande et de démontrer que l'on entend respecter les dispositions légales. Elle permet également, dans le cas où la demande n'est pas motivée, de fonder le refus par écrit.

Rappel : une convention ou un accord collectif peuvent comporter des dispositions relatives aux réunions supplémentaires et opposables à l'employeur comme aux DP demandeurs d'une réunion supplémentaire.

À défaut de précision, et pour sécuriser la réponse, il paraît utile et pertinent de :

• notifier la réponse par voie de courrier pouvant servir de trace et de preuve (lettre envoyée en recommandé avec accusé de réception, remise en main propre contre décharge, mail avec dispositif d'authentification de la lecture du courriel, ce dernier procédé s'imposant en cas d'urgence extrême) ;
• détailler dans le courrier les raisons de l'éventuel refus (en l'absence de motivation).

Remarque : c'est l'employeur ou son représentant en charge de l'organisation et de la tenue des réunions de DP qui procède à la réponse.

Le Code du travail ne comporte aucune indication relative au délai séparant la réception de la demande par l'employeur (ou son représentant) de la tenue effective de la réunion supplémentaire de DP.