Convocation à une réunion ordinaire du CSE (ex-délégués du personnel, CE, CHSCT)

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Sommaire

À quoi sert ce modèle de contrat ?
Notice : Convocation à une réunion ordinaire du CSE (ex-délégués du personnel, CE, CHSCT)
Exemple de contrat

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Important : l'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 portant réforme du Code du travail a opéré une modification des instances représentatives du personnel (IRP) : le comité d'entreprise (CE), les délégués du personnel (DP), et le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) fusionnent en un comité social et économique (CSE). La mise en place des CSE devait être effective au plus tard le 1er janvier 2020. Le CSE est obligatoire dans les entreprises d'au moins 11 salariés.

dans les entreprises de moins de 50 salariés le CSE est réuni tous les mois ( article L. 2315-21) ;
dans les entreprises d'au moins 300 salariés, le CSE se réunit au moins une fois par mois ;
dans les entreprises d'au moins 50 salariés et moins de 300 salariés, le CSE se réunit au moins une fois tous les deux mois (article L. 2315-28 du Code du travail).

Cette réception collective périodique :

prend la forme d'une réunion ;
constitue un « minimum » obligatoire.

Par conséquent, l'employeur (ou son représentant dûment mandaté à cet effet, notamment par voie de délégation de pouvoir) doit, chaque mois de l'année(ou tous les deux mois), veiller à programmer, organiser et tenir effectivement une réunion du CSE.

Pour pouvoir le faire, l'employeur doit, en prévision de chacune de ces réunions, convoquer préalablement les membres de la délégation du personnel du CSE.

Cette convocation présente 3 caractéristiques :

elle est écrite ;
elle informe les membres de la délégation du personnel du CSE de la tenue de leur réunion ordinaire ;
elle est à destination de tous les membres de la délégation du personnel du CSE sans exception :
- titulaires comme suppléants ;
- peu importe leur collège ou leur catégorie d'appartenance.

Attention, cette obligation de convocation puis de réception de l'ensemble des membres de la délégation du personnel du CSE collectivement est de respect impératif, faute de quoi l'employeur peut être soumis à des sanctions dont certaines sont pénales (délit d'entrave de l'article L. 2317-1 du Code du travail qui prévoit une sanction sous forme d'emprisonnement d'une durée de 1 an et d'amende d'un montant de 7 500 €).

À défaut d'accord entre l'employeur et les élus au CSE, le recours à la visioconférence pour tenir les réunions des comités sociaux et économiques est limité à trois réunions par an.

Notice : Convocation à une réunion ordinaire du CSE (ex-délégués du personnel, CE, CHSCT)

La convocation des membres de la délégation du personnel du CSE à leur réunion ordinaire peut être organisée de la sorte :

modalités : convocation écrite notifiée sous forme de courrier envoyé en recommandé avec accusé de réception ou remis en main propre contre décharge (pour raison de preuve et de traçabilité), voire mail avec authentification de la lecture du courriel par le destinataire ;
contenu minimum : indication de l'objet de la convocation et des lieu et date de la réunion.

Trois précisions sont à apporter :

quant au délai : le Code du travail ne comporte aucune indication relative au délai séparant l'envoi de la convocation écrite par l'employeur de la tenue effective de la réunion ordinaire du CSE. Il apparaît que :
- l'employeur fixe unilatéralement la date de cette réunion ordinaire du CSE ;
- il la fixe suffisamment à l'avance de façon à permettre aux membres de la délégation du personnel du CSE de lui remettre en temps et en heure la note écrite listant leurs questions et réclamations (cf. article L2315-22 du Code du travail pour les entreprises de moins de 50 salariés) ;
présentation sous forme d'ordre du jour : la réunion ordinaire du CSE donne lieu obligatoirement à la rédaction d'un ordre du jour (dans les entreprises d'au moins 50 salariés). Dans les entreprises de moins de 50 salariés, lorsque l'employeur a des indications expresses à formuler (ex. : mention d'une consultation des membres de la délégation du personnel du CSE sur un point précis), il le fait directement dans le courrier de convocation ;
éventualité de documents joints : dans la mesure où l'employeur est tenu, dans certaines hypothèses, de consulter pour avis son CSE, cette obligation de consultation s'accompagne souvent de la communication d'informations écrites aux membres de la délégation du personnel du CSE, situation qui entraîne l'obligation, pour l'employeur, de joindre des documents au courrier de convocation.

Modèle de lettre

[La société/l'entreprise/l'association]

[Adresse]

[Madame/Monsieur] [Nom et prénom]

[Qualité]

À [Madame/Monsieur] [Nom et prénom]

[Membre de la délégation du personnel du CSE titulaire du collège de [indiquer] / DP suppléant(e) du collège de [indiquer]]

[Adresse]

Fait à [Ville], le [date]

Objet : convocation à la réunion ordinaire du mois de [mois] du comité social et économique de [la société/l'entreprise/l'association]

[Lettre recommandée AR / Remise en main propre contre décharge / Mail]

[Madame/Monsieur],

En application des dispositions du Code du travail et de [la convention collective/l'accord collectif] de [indication de la convention ou de l'accord collectif concerné], notre [société/entreprise/association] est amenée à organiser sa réunion mensuelle ordinaire du comité social et économique.

En votre qualité de [membre de la délégation du personnel du CSE titulaire du collège de [indiquer] / membre de la délégation du personnel du CSE suppléant(e) du collège de [indiquer]], je vous prie de bien vouloir assister à cette réunion de l'instance pour le mois de [mois] qui se tiendra :

le [date] ;
à [lieu/adresse] ;
de [x] heures à [x] heures.

Je profiterai de cette réunion du CSE pour le mois de [mois] afin d'évoquer, avec vous-même et tous les autres membres de la délégation du personnel du CSE, les problèmes suivants : [indiquer].

À titre d'exemples :

modalités d'organisation des communications des membres de la délégation du personnel du CSE suivant les exigences de l'article L2315-7 du Code du travail ;
consultation du CSE relative aux modalités de l'ordre des départs en congés payés des salariés de notre [société/entreprise/association] pour la période du [indiquer] relative aux congés de [indiquer] (article L3141-14 du Code du travail) ;
consultation du CSE relative au recours à l'emploi précaire ou au portage salarial par la [société/entreprise/association] : bilan pour l'année [indiquer] et prospective pour l'année [indiquer] (C.trav. art. L2312-26).

Bien entendu, si vous-même et vos collègues membres de la délégation du personnel du CSE avez, dans le cadre et lors de cette réunion mensuelle ordinaire du mois de [indiquer], des questions, interrogations, réclamations ou autres à me communiquer ou me poser, je vous rappelle que vous devez, pour cela, me transmettre une note écrite les listant et récapitulant. Cette note doit m'être remise, au plus tard, deux jours ouvrables avant la tenue de cette réunion, soit au plus tard à la date du [indiquer].

À titre d'information, sont joints à cette convocation à la réunion du CSE du mois de [mois] les documents suivants : [indiquer].

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l'assurance de mes sentiments respectueux.

[Signature]