Modèle de lettre :Convocation à la première réunion du CSE (ex-CHSCT, CE et DP)

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Important : l'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 portant réforme du Code du travail a opéré une fusion des instances représentatives du personnel (IRP) – les délégués du personnel (DP), le comité d'entreprise (CE) et le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) – en un comité social et économique (CSE). LLa mise en place des CSE devait être effective au plus tard le 1er janvier 2020. Le CSE est obligatoire dans les entreprises d'au moins 11 salariés.

L'article L. 2315-21 du Code du travail prévoit que dans les entreprises de moins de 50 salariés, le CSE se réunit au minimum une fois par mois. L'article L. 2315-28 du Code du travail prévoit (à défaut d'accord ou de convention collective) que dans les entreprises de moins de 300 salariés, le CSE se réunit au moins une fois tous les deux mois, et que dans les entreprises de plus de 300 salariés, il se réunit au moins une fois par mois.

Dès le lendemain de la mise en place du CSE (ou du renouvellement du mandat de ses membres) dans l'entreprise ou dans l'association, l'employeur doit impérativement, au cours du mois qui suit l'un de ces deux événements, programmer et organiser une première réunion de l'instance.

Parce que l'initiative de la réunion lui revient, l'employeur (ou son représentant) doit procéder à la convocation de chacun des membres de l'institution (autrement dit de chaque membre) à cette première réunion de l'instance, c'est-à-dire :

• les élus titulaires, d'une part ;
• les élus suppléants, d'autre part.

À noter : la réunion du CSE étant collective, elle implique de convoquer pour les rassembler, lors d'une même et seule réunion, tous les membres, toutes catégories, tous collèges et tous services confondus (membres représentant les cadres, membres représentant les ouvriers, etc.). L'employeur ne peut donc pas convoquer puis recevoir les membres « cadres » d'un côté, puis les autres membres de l'autre, ou inversement.

Attention, cette obligation de convocation puis de réception de l'ensemble des membres du CSE collectivement est de respect impératif, faute de quoi l'employeur peut être soumis à des sanctions dont certaines sont pénales (délit d'entrave de l'article L. 2317-1 du Code du travail qui prévoit une amende d'un montant de 7 500 €).

À défaut d'accord entre l'employeur et les élus au CSE, le recours à la visioconférence pour tenir les réunions des comités sociaux et économiques est limité à trois réunions par an.

Notice : Convocation à la première réunion du CSE (ex-CHSCT, CE et DP)

La convocation des membres du CSE à leur première réunion peut être organisée de la sorte :

• modalités : convocation écrite notifiée sous forme de courrier envoyé en recommandé avec accusé de réception ou remis en main propre contre décharge (pour raison de preuve et de traçabilité), voire de mail avec authentification de la lecture du courriel par le destinataire ;
• contenu minimum : indication de l'objet de la convocation et des lieu et date de la réunion.

Concernant les délais, le Code du travail ne comporte aucune indication relative au délai séparant l'envoi de la convocation écrite par l'employeur de la tenue effective de la première réunion du CSE. Il apparaît que :

• l'employeur fixe unilatéralement la date de cette première réunion ;
• il la fixe suffisamment à l'avance afin de permettre aux membres de lui remettre en temps et en heure la note écrite listant leurs questions et leurs réclamations (cf. article L2315-22 du Code du travail pour les entreprises de moins de 50 salariés).

La réunion du CSE donne obligatoirement lieu à rédaction d'un ordre du jour, joint à la convocation.

Attention, le courrier de convocation à la première réunion du CSE doit, utilement, soit par son contenu, soit par le fait de documents qui lui seraient joints, comporter un certain nombre d'informations et de documents écrits à destination de chaque membre du CSE, dont un exemplaire des conventions et accords collectifs applicables à l'entreprise ou à l'association, les attestations, consignes, résultats et rapports visés par l'article L4711-1 du Code du travail, et les observations et mises en demeure visées par l'article L4711-2.