Réponse de l'employeur à une demande de congé formation « hygiène sécurité »

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À quoi sert ce modèle de contrat ?
Notice : Réponse de l'employeur à une demande de congé formation « hygiène sécurité »
Exemple de contrat

À quoi sert ce modèle de contrat ?

L'article L4614-14 du Code du travail pose le principe d'un droit à la formation réservé aux élus de la délégation du personnel au CHSCT, formation théorique et pratique étant en lien direct avec leur mandat car portant sur les thématiques des risques professionnels et des conditions de travail (enjeux, détection, prévention, amélioration).

Ce droit se décline sous la forme d'un congé formation dont les principales caractéristiques sont déterminées par les articles R4614-21 et suivants du Code du travail, notamment le formalisme et les délais de présentation de la demande d'autorisation d'absence notifiée à l'employeur par l'élu du CHSCT souhaitant activer ce droit à la formation.

À cette demande, l'employeur peut répondre de 3 façons différentes :

en acceptant le principe du départ en congé de formation suivant les conditions et paramètres précisés par l'élu du CHSCT dans son courrier de demande d'autorisation d'absence pour raison de congé formation ;
en reportant la date du départ en formation (dans la limite de 6 mois au plus) si l'absence immédiate de l'élu du CHSCT, qui est salarié, peut entraîner des conséquences préjudiciables à la production et/ou à la bonne marche de l'entreprise ou de l'association (article R4614-32 du Code du travail) ;
en refusant, purement et simplement, tout départ en congé (article L4614-15 du Code du travail).

Attention, la possibilité de refus est strictement encadrée par le Code du travail. D'une part, elle doit correspondre à des hypothèses limitées (cumul d'absences d'autres salariés et/ou de représentants du personnel pour congé formation dans une même période, dépassement par l'élu demandeur du contingent annuel d'absences pour raison de formation liées à son mandat, impact de l'absence de l'élu sur le fonctionnement de l'entreprise ou l'association). D'autre part, elle doit obéir à des conditions de motivation et de délai, voire de consultation du comité d'entreprise.

Notice : Réponse de l'employeur à une demande de congé formation « hygiène sécurité »

Pour des raisons de preuve et de traçabilité, l'employeur doit notifier sa réponse à l'élu du CHSCT soit par courrier envoyé en recommandé avec accusé de réception ou remis en main propre contre décharge, soit par mail lorsque le routage du courriel est assorti d'un dispositif permettant d'identifier sa lecture par le destinataire.

Ce courrier, dans l'hypothèse d'un refus pur et simple ou d'un report, doit être motivé et donc indiquer les raisons qui poussent l'employeur à ne pas accepter le départ de l'élu du CHSCT en congé de formation.

Attention, la notification d'un refus doit être opérée dans les 8 jours suivant la réception, par l'employeur, du courrier de notification de la demande de congé formation par l'élu. Au-delà, il est trop tard et l'employeur ne peut plus opposer de refus.

Modèle de lettre

[La société/l'entreprise/l'association]

[Adresse]

[Madame/Monsieur] [Nom et prénom]

[Qualité]

[Madame/Monsieur] [Nom et prénom]

[Adresse]

Fait à [Ville], le [date]

Objet : demande de congé formation du [date]

[Lettre recommandée AR / Remise en main propre contre décharge / Mail]

[Madame/Monsieur],

J'accuse réception de votre courrier en date du [date], dont le contenu a retenu toute mon attention.

Hypothèse de l'accord de l'employeur :

Je vous informe de ma décision de faire droit à votre demande, et ce conformément :

à la date de départ et à la durée de congé indiquées dans votre courrier ;
aux conditions de déroulement de ce congé fixées par les dispositions du Code du travail et de [la convention collective de [indiquer] / l'accord collectif de [indiquer]].

À cet égard, je crois utile de vous rappeler que :

d'une part, votre rémunération sera maintenue durant ce stage ;
d'autre part, vous devrez me remettre impérativement, à votre retour de formation, deux documents établis par l'organisme dispensateur de la formation :
- une attestation de présence au stage ;
- une facture détaillant le coût de la formation et d'éventuels frais de séjour et de déplacement conformes aux dispositions légales et réglementaires.

Hypothèse du refus de l'employeur pour raison de demande hors délai :

Il apparaît, à la lumière de ce contenu, que vous avez formulé votre demande bien en deçà du délai légal visé à l'article R4614-30 du Code du travail et délai minimum.

Par conséquent, ce non-respect ne me permet pas de faire droit à votre demande, notamment parce que je ne dispose pas du temps nécessaire pour [organiser votre remplacement / pallier votre absence et toutes ses conséquences sur le fonctionnement de [la société/l'entreprise/l'association]].

Autres hypothèses de refus de l'employeur. Selon le cas :

Malheureusement, je suis au regret de ne pouvoir donner une suite favorable à votre demande de congé formation d'élu du CHSCT car, conformément aux dispositions légales, vous n'avez droit, en qualité d'élu, qu'à 12 jours d'absence-formation dans l'année en lien avec votre mandat. Or, vous avez dépassé ce contingent suite aux formations que vous avez déjà suivies, soit pour mémoire [indiquer et détailler ces formations]. Je vous invite donc à réitérer votre demande l'année prochaine.
Malheureusement, je suis au regret de ne pouvoir donner une suite favorable à votre demande de congé formation d'élu du CHSCT car, conformément aux dispositions légales, le nombre total de jours de congé pouvant être cumulativement pris chaque année civile dans notre [société/entreprise/association] au titre des congés de formation de [indiquer] est dépassé. Je vous invite donc à réitérer votre demande l'année prochaine.
Malheureusement, je suis au regret de ne pouvoir donner immédiatement une suite favorable à votre demande de congé formation d'élu du CHSCT car la situation actuelle de notre [société/entreprise/association] ne permet pas [d'organiser votre remplacement / de pallier votre absence et toutes ses conséquences sur le fonctionnement de [la société/l'entreprise/l'association]]. Cette situation découle de [indiquer]. Je vous propose donc un report de votre départ en formation à l'horizon du mois de [indiquer] et vous propose de nous rencontrer le [date] afin d'envisager, ensemble, une nouvelle date de départ en congé.

Je vous prie de croire, [Madame/Monsieur], en mes respectueuses salutations.

[Signature]