Procès-verbal de première réunion de CHSCT

À quoi sert ce modèle de contrat ?

À noter :

L'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017, portant réforme du Code du travail, a opéré une fusion des instances représentatives du personnel (IRP) (délégués du personnel (DP), comité d'entreprise (CE) et comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT)) en un comité social et économique (CSE). Les entreprises de plus de 11 salariés avaient l'obligation de mettre en place leur CSE au plus tard le 1er janvier 2020.
Les attributions du CSE se veulent être les mêmes que celles des anciennes IRP. Ainsi, concernant le remplacement du CHSCT, une commission santé, sécurité et conditions de travail (articles L. 2315-36 et suivants du Code du travail) est créée au sein du CSE.

S'agissant du CSE, le procès-verbal des réunions est régis par les articles L. 2315-35 et suivants du Code du travail.

Avant la réforme :

La première réunion du CHSCT donnait lieu à des échanges, des délibérations et des décisions faisant suite au contenu de l'ordre du jour de cette séance. Tous ces échanges, délibérations et décisions devaient être, en vertu de l'article R4614-4 du Code du travail, retranscrits et formalisés, en l'état, par le biais d'un procès-verbal.

Ce procès-verbal était :

un document écrit ;
rédigé par le secrétaire du CHSCT ;
soumis (ultérieurement : lors de la réunion suivante) à l'approbation des membres du CHSCT aux fins d'adoption définitive de son contenu.

Pour rappel, la désignation d'un secrétaire du CHSCT était rendue obligatoire par l'article R4614-1 du Code du travail.

Attention, cette obligation de rédaction d'un procès-verbal de première réunion du CHSCT était de respect impératif, faute de quoi l'employeur défaillant pouvait être soumis à des sanctions y compris pénales (délit d'entrave de l'article L4742-1 du Code du travail qui prévoit une sanction sous forme d'emprisonnement d'une durée de 1 an et d'amende d'un montant de 3 750 €).

Notice : Procès-verbal de première réunion de CHSCT

Le Code du travail ne comportait aucune précision relative aux modalités de formalisation et de présentation du procès-verbal de la première réunion du CHSCT, ni à d'éventuelles mentions devant y figurer.

Cependant, des dispositions de convention ou d'accord collectif pouvaient, elles, prévoir un contenu particulier et impératif contraignant, de la sorte, le secrétaire du CHSCT à une rédaction spécifique de ce procès-verbal de première réunion.

Si le procès-verbal de la première réunion du CHSCT pouvait synthétiser les échanges, propos et débats, il devait néanmoins mettre clairement en évidence :

les positions des différents membres du comité sur chaque point de l'ordre du jour ;
les décisions prises et les modalités de leur adoption (vote et nombre de voix de majorité).

Remarque : si des documents avaient été joints à l'ordre du jour afin de donner lieu à examen, débats et décisions du CHSCT lors de la première réunion, ils devaient être visés par le procès-verbal et joints à son contenu.

La signature du procès-verbal de la première réunion du CHSCT revenait, en propre, au secrétaire. Un règlement intérieur de CHSCT ou les dispositions d'une convention ou d'un accord collectif pouvaient prévoir une signature conjointe du secrétaire et du président.

Attention, un exemplaire original du procès-verbal de la première réunion du CHSCT devait être conservé dans les locaux de l'établissement où le comité avait été mis en place et devait être tenu à disposition (sur demande de consultation) de l'inspecteur du travail, du médecin-inspecteur du travail et des agents des services de prévention de la CARSAT.

Formulaire

Procès-verbal de la première réunion ordinaire du CHSCT [de l'entreprise/de la société/de l'association] du [date]

Membres régulièrement convoqués par courrier en date du [indiquer] :

[Le/la] secrétaire du CHSCT : [Madame/Monsieur] [Nom et prénom].

Éventuellement :

[Le/la] secrétaire adjoint(e) du CHSCT : [Madame/Monsieur] [Nom et prénom].
Autres membres de la délégation du personnel :
- [Madame/Monsieur] [Nom et prénom] ;
- [Madame/Monsieur] [Nom et prénom] ;
- [Madame/Monsieur] [Nom et prénom] ;
- Etc.

Membres de droit :
- [Madame/Monsieur] [Nom et prénom], médecin du travail ;
- [Madame/Monsieur] [Nom et prénom], [inspecteur/inspectrice] du travail ;
- [Madame/Monsieur] [Nom et prénom], [responsable/agent] chargé(e) de la sécurité au sein de [la société/l'entreprise/l'association] ;
- [Madame/Monsieur] [Nom et prénom], agent du service de prévention de la CARSAT ;
- [Madame/Monsieur] [Nom et prénom], en sa qualité de représentant(e) syndical(e) du syndicat [indiquer].

Présents :

Le président : [Madame/Monsieur] [Nom et prénom] ;
le/la secrétaire du CHSCT : [Madame/Monsieur] [Nom et prénom] ;

Éventuellement :

le/la secrétaire adjoint(e) du CHSCT : [Madame/Monsieur] [Nom et prénom] ;
[Madame/Monsieur] [Nom et prénom], en sa qualité de membre de la délégation du personnel ;
[Madame/Monsieur] [Nom et prénom], en sa qualité de membre de la délégation du personnel ;
[Madame/Monsieur] [Nom et prénom], en sa qualité de [médecin du travail / inspecteur du travail / responsable ou agent chargé de la sécurité / agent du service de prévention de la CARSAT / représentant syndical du syndicat [indiquer]] ;
etc.

Absents :

[Madame/Monsieur] [Nom et prénom], en sa qualité de [indiquer] ;
etc.

Rappel de l'ordre du jour :

Désignation du secrétaire du CHSCT.

Éventuellement :

Désignation d'un(e) secrétaire adjoint(e) du CHSCT.
Présentation des membres du CHSCT les uns aux autres.
[Adoption/Reconduction] du règlement intérieur du CHSCT.
Présentation de la politique de sécurité et des conditions de travail de [la société/l'entreprise/l'association] par le président du CHSCT.
Notification aux membres du CHSCT de documents en lien avec les domaines de l'hygiène, de la sécurité et des conditions de travail dans [la société/l'entreprise/l'association].

Liste des documents joints :

[Projet de/Actuel] règlement intérieur du CHSCT de [la société/l'entreprise/l'association].
Synthèse des grands axes de la politique de sécurité et conditions de travail de [la société/l'entreprise/l'association].
Convention collective de [indiquer].
Accord collectif de [indiquer].
Etc.

Heure d'ouverture de la réunion : [indiquer].

Aucune objection n'étant ni présentée ni précisée, l'ordre du jour de cette première réunion du CHSCT de [la société/l'entreprise/l'association], rédigé unilatéralement par le président, et dont il vient de donner lecture pour rappel, est adopté à l'unanimité des votants présents lors de cette réunion du [date], laquelle réunion peut ainsi commencer.

1. Désignation du secrétaire du CHSCT

Les candidatures suivantes sont présentées :

[Madame/Monsieur] [Nom et prénom] ;
[Madame/Monsieur] [Nom et prénom] ;
[Madame/Monsieur] [Nom et prénom] ;
etc.

Selon le cas :

Par décision prise à l'unanimité des votants présents lors de cette réunion du [date], [Madame/Monsieur] [Nom et prénom] est désigné(e) et devient donc secrétaire du CHSCT.
Par décision prise à la majorité simple des votants présents lors de cette réunion du [date], [Madame/Monsieur] [Nom et prénom] est désigné(e) par [nombre de voix « pour »] voix « pour » contre [nombre de voix « contre »] voix « contre » avec [nombre éventuel d'abstentions ou de votes blancs] votes nuls ou blancs, et devient donc secrétaire du CHSCT.

Éventuellement :

Désignation du secrétaire adjoint du CHSCT

Les candidatures suivantes sont présentées :

[Madame/Monsieur] [Nom et prénom] ;
[Madame/Monsieur] [Nom et prénom] ;
[Madame/Monsieur] [Nom et prénom] ;
etc.

Selon le cas :

Par décision prise à l'unanimité des votants présents lors de cette réunion du [date], [Madame/Monsieur] [Nom et prénom] est désigné(e) et devient donc secrétaire adjoint(e) du CHSCT.
Par décision prise à la majorité simple des votants présents lors de cette réunion du [date], [Madame/Monsieur] [Nom et prénom] est désigné(e) par [nombre de voix « pour »] voix « pour » contre [nombre de voix « contre »] voix « contre » avec [nombre éventuel d'abstentions ou de votes blancs] votes nuls ou blancs, et devient donc secrétaire adjoint(e) du CHSCT.

2. Présentation des membres du CHSCT les uns aux autres

[Indiquer et détailler le cas échéant]

3. [Adoption/Reconduction] du règlement intérieur du CHSCT

Selon le cas :

Le président du CHSCT présente et détaille un projet de mise en place d'un règlement intérieur de l'instance aux membres présents.
Le président du CHSCT propose la reconduction du règlement intérieur de CHSCT actuellement en vigueur (pour mémoire : adopté depuis la date du [indiquer]) aux membres présents.

Les questions suivantes lui sont posées : [indiquer].

Il y apporte les réponses et précisions suivantes : [indiquer].

Les échanges et débats étant clos sur ce point, il soumet à vote [le projet de mise en place d'un règlement intérieur de l'instance / la reconduction du règlement intérieur du CHSCT actuellement en vigueur].

Selon le cas :

[Le projet/la reconduction] est adopté(e) aux conditions de vote suivantes : [indiquer] et tient donc lieu de règlement intérieur dès à présent.
[Le projet/la reconduction] n'est pas adopté(e) faute de majorité en sa faveur.

Éventuellement :

[L'adoption/la reconduction] du projet est repoussée à la prochaine séance du CHSCT afin de permettre une réflexion des membres votants et la présentation d'une ou plusieurs contre-propositions.

4. Présentation de la politique de sécurité et des conditions de travail de [la société/l'entreprise/l'association] par le président du CHSCT

Le président donne lecture et commente un document de synthèse sur les grands axes de la politique de sécurité et des conditions de travail de [la société/l'entreprise/l'association].

Les questions suivantes lui sont posées : [indiquer].

Il y apporte les réponses et précisions suivantes : [indiquer].

5. Notification aux membres du CHSCT de documents en lien avec les domaines de l'hygiène, de la sécurité et des conditions de travail dans [la société/l'entreprise/ l'association]

Le président donne lecture et commente brièvement une série de documents en lien avec les domaines de l'hygiène, de la sécurité et des conditions de travail de [la société/l'entreprise/l'association].

Les questions suivantes lui sont posées : [indiquer].

Il y apporte les réponses et précisions suivantes : [indiquer].

Selon le cas :

D'autres questions ou réponses réclamant des précisions que le président ne peut apporter immédiatement se verront inscrites à l'ordre du jour de la prochaine séance du CHSCT et le président prend l'engagement d'y apporter, à ce moment là, toutes les précisions nécessaires.
D'autres questions ou réponses réclamant des précisions que le président ne peut apporter de suite feront l'objet d'une communication écrite en réponse notifiée à chaque membre du CHSCT dans un délai de [indiquer].

L'ordre du jour étant épuisé et en l'absence de question autre, la séance est levée par le président, ce [date], à [x] heures.

Pour information : date prévisionnelle de la prochaine réunion ordinaire le [date].

[Le/La] secrétaire du CHSCT, [Madame/Monsieur] [Nom et prénom] : [Signature]

Éventuellement : [Le/La] président(e), [Madame/Monsieur] [Nom et prénom] : [Signature]