Modèle de lettre :Convocation à la première réunion du CHSCT

À quoi sert ce modèle de contrat ?

IMPORTANT : l'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017, portant réforme du Code du travail, a opéré une fusion des instances représentatives du personnel (IRP) – à savoir, les délégués du personnel (DP), le comité d'entreprise (CE) et le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) – en un comité social et économique (CSE). La mise en place des CSE a débuté le 1er janvier 2018, au fur et à mesure des élections professionnelles dans l'entreprise, et est effective depuis le 1er janvier 2020.

Avant la réforme :

L'article L. 4614-7 du Code du travail posait un double principe quant au CHSCT :

• il se réunissait au minimum une fois par trimestre ;
• l'initiative de la réunion revenait à l'employeur (ou à son représentant dûment mandaté à cet effet, notamment par voie de délégation de pouvoir).

Par conséquent, et dès le lendemain de la mise en place ou du renouvellement du CHSCT, l'employeur devait impérativement, au cours du trimestre qui suivait l'un de ces deux événements, programmer et organiser une première réunion de l'instance.

Parce que l'initiative de la réunion lui revenait, l'employeur (ou son représentant) devait procéder à la convocation de chacun des membres du CHSCT à cette première réunion de l'instance, c'est-à-dire :

• d'une part : tous les membres de la délégation du personnel (les élus) ;
• d'autre part : tous les membres dits « de droit », soit :
  • le médecin du travail ;
  • l'inspecteur du travail ;
  • le responsable ou l'agent chargé de la sécurité au sein de l'entreprise ou de l'association ;
  • l'agent du service de prévention de la Caisse d'assurance retraite et de la santé au travail (CARSAT) ;
  • le (ou les) représentant(s) syndical (syndicaux), dans les établissements d'au moins 300 salariés.

Remarque : des dispositions de convention ou d'accord collectif pouvaient prévoir des modalités particulières de réunion (modalités et délais de convocation, destinataires spécifiques de la convocation, etc.) ; l'employeur était alors tenu de les respecter.

Attention, cette obligation de convocation de l'ensemble des membres du CHSCT à la première réunion de l'instance était de respect impératif, faute de quoi l'employeur pouvait être soumis à des sanctions y compris pénales (délit d'entrave de l'article L4742-1 du Code du travail qui prévoyait une sanction sous forme d'emprisonnement d'une durée de 1 an et d'amende d'un montant de 3750 €).

Notice : Convocation à la première réunion du CHSCT

La convocation des membres du CHSCT à la première réunion du comité pouvait être organisée de la sorte :

• modalités : convocation écrite notifiée sous forme de courrier envoyé en recommandé avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge (pour raison de preuve et de traçabilité) ;
• contenu minimum : indication de l'objet de la convocation et lieu et date de la réunion ;
• délai : envoi opéré 8 jours au moins avant la date de tenue de la réunion.

Remarque : le lieu de première réunion était, normalement, un lieu situé dans les locaux de travail de l'établissement au titre duquel le CHSCT avait été mis en place et fonctionnait. La réunion devait être organisée « dans un local approprié » suivant les exigences de l'article R4614-4 du Code du travail.

Attention, le courrier de convocation à la première réunion du CHSCT devait, soit par son contenu, soit par le fait de documents qui lui seraient joints, impérativement comporter un certain nombre d'informations et de précisions écrites, dont un ordre du jour (article L4614-8 du Code du travail). À défaut, l'employeur ou son représentant s'exposaient aux sanctions prévues à l'article L4742-1 précité du Code du travail.