Modèle de lettre :Convocation des délégués du personnel à leur réunion mensuelle ordinaire

À quoi sert ce modèle de contrat ?

Important : l'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 portant réforme du Code du travail a opéré une fusion des instances représentatives du personnel (IRP) – les délégués du personnel (DP), le comité d'entreprise (CE) et le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) – en un comité social et économique (CSE). La mise en place des CSE d'au moins 11 salariés devait être effective au plus tard le 1er janvier 2020.

Le CSE est obligatoire dans les entreprises de plus de 11 salariés.

À noter : l'article L. 2315-21 du Code du travail prévoit que dans les entreprises de moins de 50 salariés, le CSE se réunit au minimum une fois par mois. L'article L. 2315-28 du Code du travail prévoit (à défaut d'accord ou de convention collective) que dans les entreprises de moins de 300 salariés, le CSE se réunit au moins une fois tous les deux mois, et que dans les entreprises de plus de 300 salariés, il se réunit au moins une fois par mois.

Convocation des membres du CSE à une réunion ordinaire

Avant la réforme :

L'article L. 2315-8 du Code du Travail imposait à l'employeur de réunir l'ensemble de ses délégués du personnel (titulaires + suppléants) au moins une fois par mois et donc de les convoquer à cet effet.

Cette réunion permettait :

• aux délégués du personnel : l'exercice de leurs attributions de présentation de demandes et questions à l'employeur ;
• à l'employeur : d'une part, de répondre et/ou satisfaire (ou non) aux questions et/ou aux demandes présentées par les délégués, d'autre part de les informer et/ou consulter dans les hypothèses prévues par le Code du Travail et/ou les conventions collectives.

La réunion mensuelle était :

• une réunion ordinaire, ce qui n'excluait pas, dans certains cas, l'organisation de réunions extraordinaires (supplémentaires) sur demande expresse des délégués du personnel ou sur initiative de l'employeur ;
• une obligation légale pour l'employeur, ce qui le contraignait à l'organiser sous peine de poursuites et/ou sanctions pénales au titre du délit d'entrave (article L. 2316-1 du Code du Travail : emprisonnement d'un an + amende de 3 750 €).

Notice : Convocation des délégués du personnel à leur réunion mensuelle ordinaire

La convocation des délégués du personnel à leur réunion mensuelle ordinaire donnait lieu à respect d'un formalisme et de délais par l'employeur, comme par les délégués eux-mêmes.

Au titre du formalisme :

• l'employeur était tenu de convoquer tous les délégués (titulaires + suppléants) par voie d'écrit (sur support papier et/ou numérique) transmis par courrier postal, remis en main propre ou par voie électronique, étant entendu que l'employeur devait pouvoir apporter la démonstration de l'envoi de la convocation à chaque délégué ;
• les délégués étaient tenus – s'ils voulaient que leurs questions et/ou demandes soient évoquées lors de la réunion – de remettre à l'employeur une note écrite (sur support papier et/ou numérique) récapitulant lesdites questions et/ou demandes.

Au titre des délais :

• l'employeur était tenu de convoquer les délégués suffisamment à l'avance pour que ces derniers disposent du temps nécessaire à la confection de leur(s) note(s) écrite(s), soit au plus tard trois jours avant la date prévue pour la tenue de la réunion, étant entendu que, dans une situation connue de l'employeur comme étant chargée et génératrice de questions et demandes, ce délai pouvait s'avérer trop court ;
• les délégués étaient tenus de remettre leur note écrite à l'employeur deux jours ouvrables avant la date de la réunion, étant entendu que l'employeur était en droit de refuser de répondre à toute demande et/ou question dont il prenait connaissance moins de deux jours avant la date de réunion.